Mục lục:
- Quy tắc nghi thức email số 1: Đảm bảo định dạng thư của bạn là chuyên nghiệp
- Quy tắc nghi thức email số 2: Giữ cho tin nhắn của bạn ngắn gọn
- Rất tiếc ... Không có ý nghĩa để gửi điều đó
- Quy tắc nghi thức email số 3: Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp
- Quy tắc nghi thức email số 4: Không có tin nhắn rác
- Quy tắc nghi thức email số 5: Email không riêng tư
- Quy tắc nghi thức email số 6: Trả lời thư đến ngay lập tức
Ảnh chụp màn hình hộp thư đến, với các mẹo hữu ích.
(c) C. Calhoun 2012. Mọi quyền được bảo lưu.
Khi tiến sâu hơn vào Kỷ nguyên kỹ thuật số, chúng tôi phát hiện ra rằng vẫn có những quy tắc về phép xã giao mà chúng tôi cần tuân theo. Thế giới email cũng có những quy tắc riêng về phép xã giao. Mỗi khi bạn gửi email, bạn cũng đang gửi một thông điệp về chính mình. Mọi người sẽ đưa ra kết luận về bạn cho dù họ có biết bạn hay không, dựa trên bài viết của bạn.
Nếu bạn tuân theo sáu quy tắc về nghi thức email này, bạn sẽ có bước tiến tốt nhất. Bạn có thể tự tin rằng mình sẽ tạo được ấn tượng tích cực. Những quy tắc này đặc biệt áp dụng ở nơi làm việc.
Quy tắc nghi thức email số 1: Đảm bảo định dạng thư của bạn là chuyên nghiệp
- Khi gửi email, hãy sử dụng cách chào phù hợp. Bạn có thể xưng hô với người đó bằng tên hoặc thậm chí bao gồm "xin chào".
- Sử dụng ngôn ngữ trung lập về giới tính.
- Nếu đây là lần đầu tiên bạn gửi email cho ai đó và bạn không biết người đó là ai, hãy sử dụng địa chỉ "Kính gửi ông hoặc bà."
- Kết thúc email bằng một kết thúc thích hợp như cảm ơn, chân thành, trân trọng và các từ tương tự khác.
- Bao gồm chữ ký điện tử với tên, chức danh và địa chỉ email của bạn và / hoặc các phương thức liên lạc khác như số điện thoại, trang web, v.v.
Quy tắc nghi thức email số 2: Giữ cho tin nhắn của bạn ngắn gọn
- Bao gồm một chủ đề để mọi người sẽ biết nội dung của thư và họ có thể xác định mức độ liên quan của email. Nếu bạn không đặt chủ đề trong dòng chủ đề, người nhận của bạn có thể cảnh giác và không kiểm tra thư.
- Nội dung của thông điệp phải ngắn gọn - đi thẳng vào vấn đề. Một vài câu sẽ là tất cả những gì bạn cần.
- Bài viết của bạn nên bao gồm các câu ngắn.
- Viết đoạn văn ngắn và sử dụng khoảng trắng. Đó là, viết cho internet.
Rất tiếc… Không có ý nghĩa để gửi điều đó
Quy tắc nghi thức email số 3: Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp
- Thư điện tử ít trang trọng hơn viết thư, nhưng đừng cho phép mình cẩu thả.
- Kiểm tra ngữ pháp, dấu câu và chính tả phù hợp. Không có gì làm giảm uy tín của bạn hơn một tin nhắn đầy lỗi.
- Tránh lạm dụng biểu tượng cảm xúc. Nếu bạn chèn quá nhiều, bạn có thể làm giảm tính chuyên nghiệp của mình. Một số người cho rằng việc sử dụng các biểu tượng cảm xúc nói chung là không chuyên nghiệp.
- Suy nghĩ về từ ngữ trong tin nhắn của bạn. Đôi khi rất khó để truyền đạt ý nghĩa của bạn bằng văn bản. Tránh mỉa mai vì người đọc của bạn có thể dễ dàng hiểu sai điều này là một sự xúc phạm.
- Tránh viết những tin nhắn đầy cảm xúc. Nếu bạn đang ở trong trạng thái cảm xúc, hãy đợi cho đến khi bạn ở trong trạng thái tâm trí bình tĩnh hơn trước khi viết bất cứ điều gì.
- Sử dụng TẤT CẢ CHỮ HOA ngụ ý rằng bạn đang mắng ai đó. Nó cũng khó đọc.
Một nguyên tắc "KISS" đã được sửa đổi. Càng đơn giản càng đẹp.
C. Calhoun
Quy tắc nghi thức email số 4: Không có tin nhắn rác
- Gửi email rác làm phiền mọi người và có thể khiến họ chặn bạn.
- Không đính kèm các tệp không cần thiết. Mọi người nhận được rất nhiều tệp đính kèm từ những người gửi không xác định và đúng như vậy: chúng có thể chứa vi rút.
- Tránh gửi "chuyển tiếp". Những tin nhắn này là mạo danh và thường mọi người sẽ xóa trước khi đọc.
- Phông chữ và hình nền lạ mắt có thể khó đọc và khiến người đọc mất tập trung. Khán giả của bạn cũng có thể ít coi trọng bạn hơn. Ai muốn được biết đến với cái tên Curly Cue Sue - và đây không phải là liên quan đến mái tóc của cô ấy.
Quy tắc nghi thức email số 5: Email không riêng tư
- Bạn vẫn có thể đặt tin nhắn ở chế độ cá nhân, nhưng lưu ý rằng những người khác có thể nhìn thấy tin nhắn của bạn.
- Bất kỳ tin nhắn nào bạn gửi cho ai đó đều có thể được chuyển tiếp.
- Chỉ sử dụng chức năng “CC” (sao chép sang) nếu bên đó cần biết thông tin. Nếu không, bạn sẽ làm lộn xộn hộp thư đến của ai đó.
- Chức năng “BCC” (bản sao mù) rất tốt cho việc gửi thư hàng loạt vì người nhận sẽ không phải cuộn qua nhiều địa chỉ email. Nếu bạn đang bí mật đưa ai đó vào cuộc trò chuyện, hãy nhớ rằng email KHÔNG phải là email riêng tư.
- Đảm bảo rằng tin nhắn cá nhân mà bạn gửi thực sự sẽ đến với người bạn định. Nhiều email đã được gửi đến nhầm bên, gây bất lợi cho người gửi.
- Nếu bạn đang tìm kiếm một công việc, KHÔNG, KHÔNG sử dụng email của nhà tuyển dụng hiện tại của bạn để tiến hành loại hình kinh doanh này. Nhà tuyển dụng tương lai của bạn sẽ chỉ cho rằng bạn sẽ làm điều này một lần nữa - nhưng với họ.
- Vì email không an toàn, hãy giả sử rằng chủ nhân của bạn đang giám sát tất cả các thư đến và đi.
Quy tắc nghi thức email số 6: Trả lời thư đến ngay lập tức
- Bạn sẽ giữ được hình ảnh chuyên nghiệp của mình nếu bạn trả lời tin nhắn nhanh chóng.
- Trả lời các câu hỏi mà ai đó đã hỏi bạn trong email. Đôi khi mọi người gửi lại thông tin không liên quan, quên trả lời câu hỏi ban đầu.
- Một cách tốt để làm phiền người đọc của bạn là nếu bạn sử dụng biên nhận "yêu cầu gửi / đọc". Đôi khi người nhận của bạn sẽ không đọc những thư như vậy và / hoặc không thể đọc được do các chương trình lọc email. Tránh chức năng này.
© 2012 Cynthia Calhoun