Mục lục:
- Các phương pháp theo dõi, kiểm soát và ghi chép thu nhập và chi tiêu
- Giám sát Thu nhập và Chi tiêu
- Kiểm soát Thu nhập và Chi tiêu
- Ghi lại Thu nhập và Chi tiêu
- 5 công cụ tuyệt vời để theo dõi chi phí kinh doanh
- Các cách mà chi phí có thể được giảm thiểu trong lĩnh vực trách nhiệm của một người
- Sử dụng hiệu quả công nghệ
- Nợ
- Ngân sách
- Cắt giảm chi phí
- Làm việc từ nhà
- Cách xác định các tình huống cần hành động khắc phục
- Phạm vi của Cơ quan riêng để Quản lý Ngân sách và Cấp phép Chi tiêu
Để quản lý ngân sách một cách hiệu quả và hiệu quả thì cần phải…
- theo dõi, kiểm soát và ghi lại tất cả các khoản tài chính (thu nhập và chi tiêu),
- biết cách giảm thiểu chi phí trong các lĩnh vực mà bạn chịu trách nhiệm,
- có thể điều tra hoặc xác định các khu vực có vấn đề và khắc phục chúng, và
- quản lý và ủy quyền chi tiêu hiệu quả.
Bài viết này dựa trên đơn vị NVQ Cấp 4, "Quản lý Ngân sách". Để có được một ý tưởng rõ ràng và hiểu rõ về mục đích của ngân sách, vui lòng đọc bài viết này. Bạn sẽ hiểu được mục đích của ngân sách, bao gồm lợi ích của việc quản lý các nguồn tài chính một cách hiệu quả và hiệu quả; các yêu cầu pháp lý, quy định và tổ chức để quản lý ngân sách; và các loại hệ thống ngân sách khác nhau và các tính năng của chúng.
Bây giờ bạn sẽ cần hiểu rõ về cách quản lý ngân sách. Quy trình lập ngân sách thường do nhân viên quản lý cấp cao và nhân viên tài chính chịu trách nhiệm. Các nhân viên này phải có thông tin chính xác, cập nhật và kiến thức về các thủ tục lập ngân sách hiệu quả.
Ngân sách được phát triển cho mỗi năm tài chính. Các nhà quản lý và nhân viên liên quan sẽ phải phát triển ngân sách cho các lĩnh vực phụ trách của riêng họ và sau đó giao chúng cho bộ phận tài chính. Các ngân sách dự thảo này sau đó được xem xét bởi cấp quản lý cao hơn và sau đó được phê duyệt bởi một ủy ban hoặc một cái gì đó tương tự tùy theo tổ chức.
Các phương pháp theo dõi, kiểm soát và ghi chép thu nhập và chi tiêu
Bạn biết mục đích của ngân sách. Bây giờ bạn có trách nhiệm quản lý chúng. Quản lý ngân sách đòi hỏi bạn phải liên tục theo dõi, kiểm soát và ghi lại thu nhập và chi tiêu để theo dõi mọi chuyển động tài chính và kết quả của nó. Làm thế nào bạn sẽ đạt được điều này? Hãy để chúng tôi xem xét một số cách hoặc phương pháp.
Giám sát Thu nhập và Chi tiêu
Giám sát ngân sách được thực hiện để đảm bảo rằng các nguồn lực đang được sử dụng theo các kế hoạch đã nêu trong ngân sách. Theo dõi hoặc giám sát cách các nguồn tài chính được sử dụng là rất quan trọng đối với mọi bộ phận và tổ chức. Đây là một quá trình liên tục để đảm bảo rằng các mục tiêu đang được đáp ứng như được quy định trong ngân sách. Thông qua việc giám sát này, bạn sẽ có thể đưa ra các quyết định về ngân sách và thực hiện hành động thích hợp bất cứ khi nào và bất cứ nơi nào cần thiết.
Thu nhập và chi tiêu cần được theo dõi để tìm ra bất kỳ sự thay đổi nào trong mô hình để có thể thực hiện các hành động thích hợp. Quy trình giám sát này có thể được thực hiện định kỳ, chẳng hạn như hàng tháng. Khi theo dõi dữ liệu, hãy tính đến ngân sách đã được lập kế hoạch cho năm trước, các chi phí và thu nhập cho đến nay.
Nhìn vào số dư còn lại trong thời gian còn lại của năm tài chính hiện tại và chạy dự báo tình hình sẽ như thế nào với tốc độ này vào cuối năm tài chính. Xem xét bất kỳ biến thể nào, cả tích cực và tiêu cực và thực hiện các hành động cần thiết để khắc phục chúng. Trong mỗi bước, điều quan trọng là phải ghi lại (ghi lại) tất cả các sự kiện và hành động.
Tốt nhất là theo dõi thu chi ở chủ ngân sách và các cấp quản lý cao hơn thông qua các cuộc họp thường kỳ. Cần phải quản lý dòng tiền hiệu quả, vì nó rất quan trọng đối với các dịch vụ và sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp.
Ngân sách có thể được phân chia theo trung tâm chi phí hoặc các mã hoặc mức khác để dễ dàng theo dõi chúng hơn. Điều này sẽ giúp xác định các lĩnh vực đạt quá mức và chưa đạt.
Bạn sẽ có thể phân tích và đưa ra lời giải thích cho bất kỳ sự thay đổi nào so với chi tiêu được đề xuất, dù là tích cực hay tiêu cực. Điều này phải đi kèm với một kế hoạch hành động. Điều này sẽ đảm bảo rằng các nguồn lực được sử dụng tiết kiệm, hiệu quả và hiệu quả.
Kiểm soát Thu nhập và Chi tiêu
Vấn đề quan trọng tiếp theo là kiểm soát thu chi. Nếu không có bước này, người ta sẽ tiêu tiền không đúng hướng. Để kiểm soát thu nhập và chi tiêu, cách tốt nhất là để người phụ trách trực tiếp kiểm soát tài chính và hoạt động của bộ phận trong khi xây dựng ngân sách. Ngân sách hiện có nên được thông báo với tất cả các nhân viên có liên quan.
Có thể có các phần ngân sách khác nhau sẽ do các nhân viên khác nhau kiểm soát, vì vậy tốt nhất là phân bổ và trao quyền cho những người có liên quan trực tiếp — ví dụ, người phê duyệt ngân sách và người quản lý ngân sách. Các phòng ban hoặc nhóm cần được biết về người chịu trách nhiệm kiểm soát thu nhập và chi phí.
Tổng số tiền tài chính có sẵn cho một năm cụ thể phải phản ánh tổng chi phí được lên kế hoạch cho năm cụ thể đó.
Ghi lại Thu nhập và Chi tiêu
Việc ghi chép thu nhập và chi tiêu có thể được thực hiện thủ công hoặc điện tử. Việc ghi âm phải được thực hiện ngay lập tức và hàng ngày. Tất cả các tài khoản liên quan đến thu nhập và chi tiêu, bất kỳ khoản thu nhập nào đến hạn, bất kỳ khoản thanh toán nào đã nhận, biên lai và hóa đơn đã phát hành, các khoản nợ, v.v., cần được ghi lại rõ ràng với ngày và mục đích.
Ghi nhận thu nhập là một cách để xác định xem doanh nghiệp có tạo ra lợi nhuận hay không, bởi vì nó bao gồm các chi tiết về tiền đã nhận và chi ra.
5 công cụ tuyệt vời để theo dõi chi phí kinh doanh
Ghi lại chi tiết các lĩnh vực kinh doanh theo thứ tự, bắt đầu từ lợi nhuận cao nhất đến ít lợi nhuận nhất. Điều này sẽ tự động giúp bạn phân tích và thực hiện hành động đối với các lĩnh vực tạo ra tổn thất lớn.
Đối với các khoản chi nhỏ, bạn nên sử dụng tài khoản tiền mặt để sử dụng và theo dõi các khoản chi nhỏ. Việc ghi lại những điều này sẽ giúp hoàn trả tiền một cách hiệu quả và chỉ những khoản tiền đã ghi mới được hoàn trả. Đây là một cách hiệu quả để ghi lại các khoản chi phí nhỏ mà có thể không được chú ý.
Các cách mà chi phí có thể được giảm thiểu trong lĩnh vực trách nhiệm của một người
Giảm chi phí trong kinh doanh là một trong những cách hiệu quả để quản lý ngân sách hoặc các quỹ khả dụng. Nếu tất cả mọi người giảm thiểu chi phí trong lĩnh vực phụ trách của riêng họ, thì tổng thể nó sẽ tạo ra khoản tiết kiệm khổng lồ cho doanh nghiệp. Người ta cần biết để có những lựa chọn đúng đắn khi chi tiền vào các lĩnh vực cụ thể của doanh nghiệp.
Các cách có thể giảm thiểu chi phí trong lĩnh vực trách nhiệm của chính mình là:
Sử dụng hiệu quả công nghệ
Ngày nay có rất nhiều công nghệ tiên tiến, từ mua sắm trực tuyến đến thanh toán hóa đơn, v.v. Hãy sử dụng hiệu quả các công nghệ sau để tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
- Các cuộc họp có thể được tổ chức bằng cách sử dụng thiết bị truyền hình, có nghĩa là bạn tiết kiệm tiền đi lại, sắp xếp phòng / địa điểm, tiết kiệm thời gian tổ chức và lập kế hoạch cho phòng họp, v.v.
- Bạn có thể sử dụng hiệu quả công nghệ bằng cách không in trên giấy và sử dụng lưu trữ điện tử cho các tệp và dữ liệu kinh doanh khác. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và môi trường.
- Một số doanh nghiệp có thể được quản lý trực tuyến tùy thuộc vào bản chất hoặc ít nhất việc tiếp thị có thể được thực hiện trực tuyến. Điều này sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều chi phí cho nhân viên tiếp thị, không gian văn phòng, thiết bị, v.v.
Nợ
Thẻ tín dụng có lãi suất cao và do đó chúng phải được thanh toán càng sớm càng tốt. Điều này sẽ giúp ích cho công việc kinh doanh về lâu dài.
Ngân sách
Luôn lập ngân sách cho lĩnh vực bạn phụ trách và tuân thủ nó. Bất kỳ sai lệch nào so với nó có thể khá tai hại, nhưng nó sẽ cho bạn một kế hoạch rõ ràng về những gì nên làm và những gì không nên làm và những gì cần tránh.
Cắt giảm chi phí
Chỉ mua văn phòng phẩm, thiết bị, đồ đạc, phần mềm cần thiết cho hoạt động kinh doanh hàng ngày. Cắt giảm mọi chi phí không mong muốn khác. Mua máy tiết kiệm năng lượng và sử dụng bóng đèn năng lượng để bạn có thể tiết kiệm hóa đơn năng lượng. Sử dụng cửa ra vào và cửa sổ cách nhiệt thích hợp. Đôi khi các nhà sản xuất bán các mặt hàng tân trang với giá thấp hơn rất nhiều và nếu chúng có vẻ có chất lượng tốt, hãy mua chúng.
Làm việc từ nhà
Đây là một cách hiệu quả để tiết kiệm tiền từ không gian văn phòng và chi phí nhiên liệu. Trong khi cắt giảm chi phí, điều khôn ngoan là nên cắt giảm chúng ở những khu vực phù hợp vì việc cắt giảm chi phí ở những khu vực sai lầm có thể gây ra hậu quả tai hại hoặc tiêu cực. Luôn tìm kiếm giá trị đồng tiền và điều này có thể đạt được bằng cách duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp và các tổ chức đối tác.
Cách xác định các tình huống cần hành động khắc phục
Các hành động khắc phục được yêu cầu trong các lĩnh vực không phù hợp với các chính sách, thủ tục hoặc quy trình của tổ chức. Lý do của những sự không phù hợp này cần được xác định và các biện pháp phòng ngừa cần được thực hiện đối với những sự không phù hợp này xảy ra trong tương lai và đây được gọi là hành động khắc phục. Các hành động khắc phục có thể được thực hiện do khiếu nại hoặc kiểm toán hoặc các tác động tiêu cực đến tài chính của công ty, v.v. Để có hành động phù hợp, cần phải tiến hành điều tra về vấn đề cụ thể.
Một số tình huống có thể yêu cầu hành động sửa chữa là:
- Ngân sách dự án vượt quá tầm tay. có thể tránh được nếu bạn giám sát chặt chẽ ngân sách và cũng như nếu nhân viên biết rằng bạn đang giám sát ngân sách. Xem xét và dự báo lại ngân sách hàng tuần.
- Công việc mất nhiều thời gian hơn kế hoạch và do đó đòi hỏi thêm ngân sách, nỗ lực và thời gian.
- Khi một hoặc nhiều thành viên trong nhóm thực hiện dự án.
- Khi một nhiệm vụ hoặc dự án nằm ngoài kế hoạch hoặc vượt quá ngân sách do hạn chế về kỹ thuật hoặc tài chính.
- Một nhiệm vụ hoặc dự án hoặc mục tiêu quan trọng đang bị bỏ lỡ.
- Khi công việc hoặc nhiệm vụ được thực hiện không đạt được mục tiêu.
- Khách hàng không hài lòng với dịch vụ hoặc sản phẩm vì chúng không đáp ứng thông số kỹ thuật hoặc mong đợi.
- Khi một nguồn lực hoặc nhà tài trợ không thành công.
- Trong quá trình đánh giá rủi ro, kiểm toán hoặc kiểm tra đảm bảo chất lượng.
Các hành động khắc phục có thể là bất cứ điều gì như lập kế hoạch lại dự án, phân bổ lại nguồn lực, tổ chức lại nhóm, quản lý dự án theo cách khác, thiết kế lại quy trình hoặc sản phẩm, v.v. Xác định nguyên nhân gốc rễ và thực hiện các hành động cần thiết.
Phạm vi của Cơ quan riêng để Quản lý Ngân sách và Cấp phép Chi tiêu
Quản lý ngân sách không chỉ là giữ đúng các con số tài chính, mà còn là quản lý những người có liên quan. Ví dụ, các nhân viên hoặc thành viên trong nhóm. Một người cần phải có kỹ năng quản lý tốt để quản lý ngân sách và ủy quyền chi phí. Chủ ngân sách có trách nhiệm đối với số tiền được phân bổ cho một ngân sách cụ thể và do đó họ cần phải kiểm tra xem các khoản chi có hợp pháp không và sau đó ủy quyền cho ngân sách. Quyền chi tiêu không có nghĩa là người ta có thể đơn giản chi tiêu số tiền được phân bổ, chỉ như vậy; nó có nghĩa là tiền cần được chi tiêu một cách có trách nhiệm và khôn ngoan. Một người có thể gặp rắc rối nếu có thất bại trong quản lý ngân sách và cũng được thưởng nếu họ thành công trong quản lý ngân sách.
Trong khi quản lý ngân sách và chi tiêu tiền ngân sách, người nắm giữ ngân sách phải ghi nhớ các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức. Sẽ có những mục tiêu và trách nhiệm cụ thể cần được tính đến để đạt được mục tiêu hoặc mục tiêu. Người ta cũng phải ghi nhớ các quy định pháp luật và các yêu cầu của tổ chức khi xử lý / quản lý ngân sách. Luôn thực hiện các hành động cần thiết để giảm thiểu chi phí và các hành động thích hợp trong trường hợp có chi tiêu vượt quá ngân sách.
Theo dõi, kiểm soát và ghi chép thu chi. Tạo tài liệu phác thảo kết quả hoạt động của tổ chức so với ngân sách. Giữ cho tất cả các hồ sơ được cập nhật và chính xác.
Tôi hy vọng rằng bạn tìm thấy thông tin ở đây hữu ích. Xin đừng ngần ngại để lại suy nghĩ và kinh nghiệm của bạn. Tất cả tốt nhất và cảm ơn bạn đã ghé qua.