Mục lục:
- Hiểu vấn đề
- Xây dựng giải pháp
- Những câu hỏi mà Người quản lý dự án nên hỏi khi bắt đầu một dự án
- Thu hút các bên liên quan
- Đồng ý về một giải pháp
- Chỉnh sửa và tiến lên
Với tư cách là người quản lý dự án, không có cảm giác nào tồi tệ hơn khoảnh khắc bạn nhận ra dự án của mình đầy rẫy những vấn đề và thất bại là điều khó tránh khỏi. Cảm giác đó chỉ trở nên tồi tệ hơn khi bạn phải giải thích những vấn đề này với các bên liên quan và các giám đốc điều hành cấp cao tiềm năng.
Cho dù những vấn đề bạn đang gặp phải có thể tránh được hay không, điều quan trọng là phải giữ bình tĩnh và nhớ rằng tất cả các dự án đều gặp phải thách thức. Hành động quan trọng nhất mà bạn có thể thực hiện tại thời điểm đó là hiểu rõ vấn đề, đưa ra giải pháp, thu hút các bên liên quan chính và hướng mọi người đến một giải pháp. Bài viết này khám phá chuyên sâu từng bước đó để giúp bạn xử lý một dự án thất bại.
Có vô số lý do khiến một dự án có thể bắt đầu đi xuống ống.
Freelancermap
Hiểu vấn đề
Ngay khi bạn nhận ra dự án đang đi đến một khóa học sụp đổ, bước đầu tiên là đảm bảo rằng bạn không chỉ hiểu tất cả các vấn đề đang gây ra cho dự án của mình mà còn là nguồn gốc của những vấn đề đó. Là một người quản lý dự án, bạn nên có hiểu biết cấp cao về các vấn đề đang khiến dự án của bạn đi xuống. Tuy nhiên, hãy xem xét kỹ hơn các chỉ số hiệu suất chính mà bạn đang sử dụng để theo dõi tiến độ của dự án để xem liệu dữ liệu có đang kể cho bạn một câu chuyện khác hay không.
Thu hút nhóm phát triển trò chuyện qua những điểm khó khăn mà họ đã trải qua để xem liệu họ có thu hút sự chú ý của bạn đến một hoặc hai phần công việc cụ thể mất nhiều thời gian hơn đáng kể so với ước tính ban đầu hay không. Ngoài ra, hãy kéo toàn bộ nhóm dự án lại với nhau và làm việc thông qua một sơ đồ xương cá để giúp giải quyết tất cả các vấn đề.
Xây dựng giải pháp
Sau khi bạn cảm thấy mình đã hiểu thấu đáo vấn đề, hãy đưa ra một số đề xuất xung quanh giải pháp. Hãy sáng tạo như bạn cần, nhưng bạn đừng bao giờ đến tay các bên liên quan của mình. Ngay cả khi những ý tưởng bạn đưa ra với nhau cảm thấy kỳ lạ, họ sẽ biết ơn bạn đã cố gắng và họ có thể sẽ tham gia nhiều hơn vào việc giúp bạn giải quyết vấn đề. Và bạn không bao giờ biết được, họ có thể quyết định chạy theo ý tưởng của bạn, điều này sẽ khiến bạn trông giống như một anh hùng.
Ngoài ra, nếu bạn chỉ đưa cho các bên liên quan chính của mình một vấn đề mà không có suy nghĩ về cách giải quyết, họ có thể trở nên thất vọng với bạn hoặc cảm thấy như bạn đang lười biếng, điều này có thể khiến việc giải quyết vấn đề trở nên khó khăn hơn.
Những câu hỏi mà Người quản lý dự án nên hỏi khi bắt đầu một dự án
Thu hút các bên liên quan
Ngay sau khi bạn có giải pháp cho các vấn đề đang đe dọa dự án của mình, điều quan trọng là phải thu hút các bên liên quan chính càng nhanh càng tốt với bản tóm tắt các vấn đề và các giải pháp bạn đã đưa ra cùng nhau. Đừng cố gắng đổ lỗi cho bất kỳ cá nhân hoặc đội cụ thể nào. Điều này sẽ chỉ khiến tình hình trở nên tồi tệ hơn và nếu ai đó thực sự có lỗi, nhóm các bên liên quan có thể sẽ nhận được ấn tượng đó từ dữ liệu và thông tin mà bạn chuyển giao.
Đừng ngạc nhiên hoặc khó chịu nếu họ khó chịu nếu đây là lần đầu tiên họ nghe về vấn đề này. Các nhà lãnh đạo giỏi sẽ tôn trọng rằng bạn đang làm cho họ nhận thức được các vấn đề một cách nhanh chóng và bạn có các giải pháp trên bàn. Tuy nhiên, một số nhà lãnh đạo sẽ trở nên thất vọng và có thể coi thường bạn, cho dù đó có thực sự là lỗi của bạn hay không. Dù bằng cách nào, hãy tập trung vào việc sử dụng các đề xuất của bạn như một khối xây dựng cho giải pháp cuối cùng. Ngoài ra, hãy hỏi họ xem có ai khác mà họ muốn bạn đưa lên bàn ăn không. Nhiều khả năng ai đó khác tại công ty của bạn đã gặp phải những vấn đề tương tự mà bạn đang gặp phải trong dự án của mình và có thể giúp bạn vượt qua chúng.
Đôi khi, phần khó nhất khi giải quyết các vấn đề của dự án có thể là khiến các bên liên quan chính đồng ý về một giải pháp.
Ngành eLearning
Đồng ý về một giải pháp
Có thể mất nhiều hơn một vài cuộc họp nhóm, cuộc họp cá nhân và cuộc gọi điện thoại và bạn có thể phải làm việc với nhóm báo cáo để tạo thêm dữ liệu, nhưng bạn cần giữ cho mọi người tập trung làm việc để đi đến giải pháp cho các vấn đề để dự án có thể trở lại đúng hướng.
Sẽ có cám dỗ mạnh mẽ để cắt góc; không làm điều đó và không để bất kỳ ai khác chỉ đạo nhóm làm điều đó, vì điều này hầu như luôn kết thúc trong thảm họa. Luôn làm việc để làm cho nhóm nhận thức được rủi ro, chi phí và tác động đến tiến trình thời gian liên quan đến bất kỳ giải pháp nào đang được khám phá. Nếu tất cả mọi người trong nhóm dự án đều có thông tin đó, thì giải pháp mà nhóm đồng ý sẽ có lợi nhất cho doanh nghiệp.
Chỉnh sửa và tiến lên
Sau khi mọi người thống nhất về các giải pháp cần thực hiện, bước tiếp theo là kết hợp các công việc liên quan đến các giải pháp đó vào kế hoạch dự án và lập lại cơ sở cho dự án. Việc tái cơ sở một dự án cho phép bạn thực hiện những điều chỉnh cần thiết đối với tiến trình, ngân sách và phạm vi của dự án, đồng thời đặt lại kỳ vọng với các bên liên quan chính. Sau khi làm điều này, điều quan trọng không phải là tập trung vào vấn đề, mà là giữ cho đội tiến về đích.
© 2017 Max Dalton