Mục lục:
- Tạo và sửa đổi bố cục và cấu trúc cho các tài liệu xử lý văn bản
- 2.1 Xác định các yêu cầu của tài liệu về cấu trúc và kiểu dáng
- 2.2 Xác định những mẫu và kiểu nào có sẵn và khi nào sử dụng chúng
- Hướng dẫn sử dụng mẫu Word 2003
Để xem định dạng và kiểu có sẵn, hãy bấm Định dạng - Kiểu và Định dạng
Để chuyển văn bản thành bảng, đầu tiên hãy nhập dữ liệu được phân tách bằng tab hoặc dấu phẩy, ở đây tôi đã tách dữ liệu theo tab
- Làm thế nào để tạo một biểu mẫu?
Chế độ xem - Thanh công cụ - Biểu mẫu, sẽ hiển thị thanh công cụ biểu mẫu
- Xin vui lòng phản hồi:
Bước tiếp theo sau khi xác định thông tin cần thiết và biết các kỹ thuật khác nhau và sử dụng các công cụ để tạo tài liệu là nghiên cứu cấu trúc và bố cục cần thiết cho tài liệu, sau đó xem qua các kiểu và mẫu có sẵn, lên ý tưởng sử dụng bảng và các thông tin khác cần thiết cho tài liệu và cuối cùng áp dụng chúng vào tài liệu.
Thông tin ở đây được viết dựa trên đơn vị phần mềm xử lý Văn bản dành cho các ứng viên đang làm việc với bằng tốt nghiệp Cấp 2 hoặc Cấp 3 về Kinh doanh và quản trị hoặc CNTT. Ứng viên phải có kỹ năng xử lý văn bản ở trình độ trung cấp, nếu họ là người sử dụng CNTT.
Như tôi đã đề cập trước đây trong Phần 1, hầu hết các phần của đơn vị này được đánh giá dựa trên các nhiệm vụ mà bạn sẽ được yêu cầu hoàn thành. Bạn sẽ phải chứng minh kiến thức và kỹ năng mà bạn có để sử dụng phần mềm bằng cách hoàn thành các nhiệm vụ này, và bạn sẽ được đánh giá thông qua việc quan sát và trình bày các tài liệu mà bạn đã tạo trước đó.
Chúng ta sẽ xem xét cách xác định các yêu cầu của tài liệu về cấu trúc và kiểu, những mẫu và kiểu nào có sẵn cũng như cách thức và thời điểm sử dụng chúng, tạo và sửa đổi các bảng và biểu mẫu để tổ chức thông tin cũng như cách chọn và áp dụng kiểu cho văn bản.
Nếu bạn chưa xem qua phần đầu tiên của đơn vị này và muốn xem qua trước khi tiếp tục, vui lòng theo liên kết bên dưới.
Phần 1 - Nhập và kết hợp chính xác văn bản và thông tin khác trong các tài liệu xử lý văn bản (Phần mềm Xử lý Văn bản, Câu hỏi 1.1 đến 1.7)
Phần tiếp theo của đơn vị này được tìm thấy trên liên kết bên dưới
Phần 3 - Sử dụng các công cụ phần mềm xử lý văn bản để định dạng và trình bày tài liệu một cách hiệu quả đáp ứng các yêu cầu (Phần mềm Xử lý Văn bản, Câu hỏi 3.1 đến 3.6)
Tạo và sửa đổi bố cục và cấu trúc cho các tài liệu xử lý văn bản
Một tài liệu, không thể chỉ được viết với một số văn bản và hình ảnh rải rác ở đây và ở đó. Tất cả các tài liệu cần được trình bày gọn gàng với cấu trúc và bố cục chuẩn. Để đạt được điều này, người ta cần biết cách cấu trúc tài liệu, những kỹ thuật và công cụ cần thiết cho việc này và tìm chúng ở đâu.
2.1 Xác định các yêu cầu của tài liệu về cấu trúc và kiểu dáng
Bất kỳ tài liệu nào được tạo ra cũng cần phải tuân theo các tiêu chuẩn nhất định để dễ đọc và duy trì tính chuyên nghiệp. Nếu chúng ta nhìn tổng thể về cấu trúc tiêu chuẩn của bất kỳ tài liệu nào, nó sẽ có trang tiêu đề, mục lục, phần giới thiệu, phần nội dung cho tài liệu, v.v.
Trang tiêu đề mẫu cho một tài liệu
nsf.gov
Mỗi phần của tài liệu có phong cách và cấu trúc riêng.
Ví dụ, trang tiêu đề của tài liệu sẽ có tiêu đề của báo cáo, ngày tháng, trạng thái tài liệu, v.v., mục lục sẽ có tất cả các phần và tiểu mục của tài liệu, với các số trang liên quan, v.v..
Tùy từng loại tài liệu mà bạn cần thiết lập dàn trang chuẩn cho các trang trên trình xử lý văn bản. Một số cài đặt cơ bản bao gồm khổ giấy, loại giấy, hướng giấy, phông chữ cơ bản, ngôn ngữ, cài đặt ngày tháng, giải thích nội dung trong tài liệu, lề, khoảng cách dòng, cột, đầu trang, chân trang, số trang, tiêu đề đoạn văn, bảng, và nhiều người khác tùy thuộc vào mục đích.
Ngoài những điều này, chúng ta cần xem xét phần đồ họa của tài liệu. Hình ảnh mà bạn sử dụng trong tài liệu cũng sẽ phải phù hợp với các tiêu chuẩn nhất định. Chúng cần đơn giản và phù hợp với nội dung của tài liệu (có ý nghĩa) , được chú thích phù hợp, được gắn nhãn nếu cần thiết với chú thích nếu có.
Khía cạnh quan trọng tiếp theo được xem xét trong một tài liệu là ngữ pháp, khả năng đọc và phong cách của tài liệu. Kiểm tra chính tả và kiểm tra bất kỳ lỗi nào trong ngữ pháp. Một số tiêu chuẩn cơ bản là tránh gạch dưới văn bản, sử dụng dấu ngoặc kép thay vì dấu ngoặc kép, chừa khoảng cách giữa các câu và đoạn văn, kiểm tra dấu chấm câu, v.v. Ngoài ra, tốt hơn là sử dụng giọng nói chủ động trong khi viết tài liệu, thay vì sử dụng giọng nói bị động.
Sau khi tất cả các kiểu và cấu trúc của tài liệu được quan tâm, việc thiết lập trang cần phải được điều chỉnh để tài liệu trông gọn gàng và dễ nhìn để in và đọc.
2.2 Xác định những mẫu và kiểu nào có sẵn và khi nào sử dụng chúng
Tập hợp các thông số kỹ thuật như kích thước của trang, hướng của trang, lề, phông chữ, khoảng cách dòng, v.v., được gọi là mẫu. Mỗi tài liệu được tạo trong Word đều dựa trên một mẫu.
Ví dụ: khi bạn mở một tài liệu mới trên Word, word sử dụng mẫu mặc định với một số cài đặt bình thường hoặc mặc định và đây được gọi là mẫu Thường.
Một mẫu cũng đi kèm với các kiểu cho tài liệu.
Ví dụ, đối với một mẫu bình thường, kiểu mặc định là kiểu bình thường. Nó sẽ có phông chữ mặc định, cỡ chữ, khoảng cách dòng, lề, v.v. Có nhiều kiểu khác nhau có sẵn trong chính word ( Định dạng -> Kiểu và Định dạng ) mà từ đó bạn có thể chọn một kiểu hoặc bạn có thể sửa đổi một kiểu hiện có hoặc tạo kiểu của riêng bạn.
Tùy thuộc vào từng tổ chức và bộ phận nơi bạn làm việc, bạn có thể đã có các mẫu khác nhau đã được thiết kế trước đó cho các mục đích cụ thể có tính đến nhu cầu và yêu cầu của tổ chức và các tiêu chuẩn của tổ chức đó. Các mẫu có thể có các định dạng khác nhau cho trang, các kiểu khác nhau và một số văn bản tiêu chuẩn, tất cả tùy thuộc vào nhu cầu và tiêu chuẩn của tổ chức.
Ví dụ, một tiêu đề thư mà mọi tổ chức đều có là một ví dụ về mẫu. Nó có thể có thông tin cơ bản và thông tin liên hệ về công ty trên đó. Các mẫu này có thể được sửa đổi hoặc bạn có thể tạo các mẫu của mình và lưu chúng ở vị trí dễ truy cập trong ổ cứng của bạn. Hình thức của một tài liệu được xác định bởi kiểu dáng và đặc điểm kỹ thuật của tài liệu.
Mẫu có thể là mẫu mặc định bình thường hoặc mẫu có macro. Nếu bạn cần tạo một mẫu cho các tài liệu mà bạn sẽ tạo khá thường xuyên, thì những gì bạn phải làm là: Tạo một mẫu với kiểu và thông số kỹ thuật được yêu cầu và thêm văn bản sẽ xuất hiện mỗi khi một tài liệu mới được tạo, sau đó lưu mẫu với một cái tên có ý nghĩa. Nếu bạn muốn sửa đổi một mẫu đã có theo yêu cầu của mình, thì hãy mở một mẫu đã có, thực hiện các sửa đổi cần thiết và lưu nó với một tên khác.
Hướng dẫn sử dụng mẫu Word 2003
Có hai loại mẫu: mẫu dựng sẵn và mẫu tùy chỉnh.
Các mẫu dựng sẵn đi kèm với cấu trúc thiết lập sẵn đã được thiết kế cho nhiều loại tài liệu khác nhau.
Ví dụ, fax, bản ghi nhớ, thư từ, sơ yếu lý lịch, báo cáo, v.v.
Mẫu tùy chỉnh là các mẫu do người dùng tạo ra, khi một mẫu dựng sẵn cho mục đích và yêu cầu của họ không có sẵn hoặc mẫu có sẵn không đạt yêu cầu. Người dùng tạo một mẫu bằng cách sử dụng định dạng và kiểu của riêng họ và lưu nó cùng với các mẫu khác để chúng có sẵn để sử dụng trong tương lai.
Tệp - Mẫu - Kiểm tra mục 'Tự động cập nhật kiểu tài liệu "
michaelgoerz.net
Trong trường hợp bạn muốn định dạng lại kiểu của một tài liệu hiện có thành kiểu mà bạn đã tạo trong một mẫu mới, bạn có thể đạt được điều này bằng cách đính kèm mẫu mới tạo vào tài liệu yêu cầu định dạng lại.
Để đính kèm mẫu vào tài liệu, Tệp -> Mẫu -> Kiểm tra tùy chọn 'Tự động Cập nhật Kiểu Tài liệu' -> Nhấp vào Ok
Word sẽ ghi đè các kiểu có tên trùng khớp trong tài liệu cũ và mẫu mới và kiểu mới được thêm vào danh sách kiểu. Trong quá trình này, chỉ các kiểu thay đổi và các thông số kỹ thuật khác như lề, đầu trang, chân trang, v.v. không thay đổi vì chúng là cài đặt cấp tài liệu. Cài đặt cấp tài liệu luôn thay thế cài đặt cấp mẫu.
Để xem định dạng và kiểu có sẵn, hãy bấm Định dạng - Kiểu và Định dạng
Chèn bảng
1/4Bảng được sử dụng trong nhiều loại tài liệu với nhiều mục đích khác nhau và có nhiều loại bảng khác nhau. Chúng ta sẽ xem xét các cài đặt và tính năng khác nhau có sẵn để sửa đổi bảng và sắp xếp thông tin trong đó.
Tạo hoặc chèn bảng - Bảng -> Chèn -> Bảng -> Đặt số hàng và cột -> Bạn có thể sử dụng Tự động điều chỉnh nội dung để điều chỉnh bảng theo nội dung hoặc chọn tự động phù hợp với cửa sổ, điều này sẽ kéo dài bảng cho đến lề của trang.
Thêm và sửa đổi cấu trúc bảng - Bạn luôn có thể nhấp chuột phải vào bảng và đi vào các thuộc tính của bảng và thực hiện nhiều thay đổi đối với các thuộc tính của bảng. Bạn cũng có thể thêm và xóa các hàng và cột, thay đổi chiều rộng, đường viền, đổ bóng và nhiều thuộc tính khác cho bảng.
Để chuyển văn bản thành bảng, đầu tiên hãy nhập dữ liệu được phân tách bằng tab hoặc dấu phẩy, ở đây tôi đã tách dữ liệu theo tab
Để hợp nhất các ô trong bảng, hãy chọn các ô bạn muốn hợp nhất - nhấp chuột phải vào các ô đã chọn - chọn "hợp nhất ô"
1/9Hợp nhất và tách các ô trong bảng - để hợp nhất các ô, hãy chọn các ô bạn cần hợp nhất -> nhấp chuột phải vào chúng -> nhấp vào hợp nhất các ô.
Để tách ô -> nhấp chuột phải vào ô mà bạn cần tách -> nhấp vào tách ô -> đặt số hàng hoặc cột bạn muốn ô được tách thành
Căn chỉnh văn bản theo chiều ngang hoặc chiều dọc trong bảng - Chọn các ô mà bạn muốn căn chỉnh văn bản. Nhấp chuột phải vào chúng -> nhấp vào "Hướng văn bản" -> sau đó chọn căn chỉnh mà bạn cần
Lề ô, Đường viền và tô bóng trong bảng - Nhấp chuột phải vào bảng -> nhấp vào Đường viền và tô bóng -> thay đổi cài đặt cho lề, đường viền và tô bóng
Làm thế nào để tạo một biểu mẫu?
Chúng ta cũng sẽ xem xét cách tạo và sửa đổi biểu mẫu. Biểu mẫu là tài liệu văn bản có các trường biểu mẫu mà bạn điền vào khi cần thiết. Các biểu mẫu này có thể được sử dụng trên máy tính hoặc in ra và điền vào. Tương tự như các tài liệu khác, biểu mẫu cũng có thể được lưu dưới dạng mẫu. Để tạo một biểu mẫu, MS Word -> Mới -> Tài liệu trống -> Bạn có thể nhập tiêu đề cần thiết và các chi tiết khác nếu cần. Bạn cũng có thể sử dụng bảng để tạo bố cục chuyên nghiệp cho biểu mẫu.
Chế độ xem - Thanh công cụ - Biểu mẫu, sẽ hiển thị thanh công cụ biểu mẫu
Để thêm dấu đầu dòng và kiểu danh sách - Định dạng - Dấu đầu dòng và đánh số
1/5Các kiểu tích hợp giúp công việc dễ dàng hơn khi bạn tạo kiểu cho các tiêu đề, đoạn văn và mục lục. Ví dụ: khi bạn chọn thủ công một tiêu đề, thay đổi phông chữ, cỡ chữ, màu phông chữ, bạn thực hiện các thao tác trong ba bước để đạt được kết quả và bạn sẽ phải lặp lại điều này cho mỗi đầu đề. Nhưng khi bạn thay đổi kiểu với các kiểu được tạo sẵn hoặc đã được tạo sẵn, bạn sẽ hoàn thành công việc chỉ với một cú nhấp chuột.
Các kiểu được liên kết thay đổi kiểu của cả ký tự và đoạn văn với nhau và cuối cùng chúng được đánh dấu bằng ' ¶a'. Các kiểu này hoạt động giống như một đoạn văn hoặc kiểu ký tự và có thể được áp dụng bằng cách nhấp vào bất kỳ đâu bên trong đoạn văn để áp dụng cho cả đoạn hoặc bạn có thể chọn một phần cụ thể của đoạn và áp dụng kiểu nếu bạn cần kiểu áp dụng cho chỉ một phần của đoạn văn.
Kiểu danh sách được sử dụng để thay đổi giao diện của danh sách. Nó có các mức phân cấp với kiểu thụt lề và đánh số.
Kiểu bảng được sử dụng để thay đổi giao diện của bảng. Chúng có các giao diện khác nhau cho đường viền, đổ bóng, căn chỉnh và phông chữ trong bảng.
Xin vui lòng phản hồi:
Tôi hy vọng tất cả các bạn có kiến thức về
- Nghiên cứu cấu trúc và bố cục cần thiết cho một tài liệu
- Các kiểu và mẫu có sẵn
- Sử dụng bảng và thông tin khác cần thiết cho tài liệu
- Áp dụng các kỹ thuật trên vào tài liệu
Tôi đã cố gắng hết sức để đính kèm ảnh chụp màn hình cho hầu hết các hành động được giải thích ở đây. Một số ảnh chụp màn hình là từ Microsoft word 2010 và tôi sẽ thay thế chúng bằng word 2003 trong thời gian sớm nhất.
Tôi hy vọng bạn thấy thông tin này hữu ích. Vui lòng phản hồi và đặt bất kỳ câu hỏi nào nếu bạn có. Phần đầu tiên của đơn vị này có thể được tìm thấy trên liên kết bên dưới
Phần 1 - Nhập và kết hợp chính xác văn bản và thông tin khác trong các tài liệu xử lý văn bản (Phần mềm Xử lý Văn bản, Câu hỏi 1.1 đến 1.7)
Phần tiếp theo của đơn vị này được tìm thấy trên liên kết bên dưới
Phần 3 - Sử dụng các công cụ phần mềm xử lý văn bản để định dạng và trình bày tài liệu một cách hiệu quả đáp ứng các yêu cầu (Phần mềm Xử lý Văn bản, Câu hỏi 3.1 đến 3.6)
Tất cả tốt nhất!
Livingsta