5 cách để chống lại creep phạm vi

Đừng để phạm vi ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn. Đọc tiếp để tìm hiểu cách khắc phục vấn đề này.

Canva.com

Scope creep, còn thường được gọi là mạ vàng, xảy ra khi các yêu cầu trước đây không được xem xét trong giai đoạn lập kế hoạch bắt đầu được đưa vào một dự án sau khi quá trình phát triển đã bắt đầu. Khi các yêu cầu bổ sung này chồng chất lên, các dự án và nhóm dự án sẽ bắt đầu tan rã dưới sức nặng của công việc bổ sung. Mặc dù có những yêu cầu hợp pháp có thể xuất hiện mà sẽ cần được đưa vào kế hoạch dự án trong quá trình phát triển, nhưng trách nhiệm thuộc về người quản lý dự án để thúc đẩy các cuộc trò chuyện và thực hiện các quy trình sẽ ngăn phạm vi công việc mở rộng ra ngoài những gì được cho là quan trọng sau khi phạm vi ban đầu đã được đồng ý. Bài viết sau đây trình bày năm công cụ mà các nhà quản lý dự án có thể sử dụng để kiểm soát phạm vi.

5 cách để chống lại Scope Creep

Thu thập các yêu cầu rõ ràng.
Yêu cầu tất cả các bên liên quan đăng ký.
Thay đổi quy trình kiểm soát.
Đàm phán
Lập kế hoạch cho các giai đoạn trong tương lai.

1. Thu thập các yêu cầu rõ ràng

Phần đầu tiên của việc thu thập yêu cầu tốt là đảm bảo rằng bạn có tất cả những người chơi chính được cắm vào dự án ngay từ đầu. Sau khi bạn tự tin rằng bạn có tất cả những người chơi chính tham gia, một cách tốt để bắt đầu thu thập các yêu cầu là trò chuyện ban đầu với nhà tài trợ điều hành của dự án để hiểu suy nghĩ của cô ấy về các yêu cầu là gì và để cô ấy hướng dẫn bạn về những người cần nói chuyện với tiếp theo. Trong các cuộc trò chuyện đó, hãy ghi lại các yêu cầu chức năng so với phi chức năng, và cả những yêu cầu nào được yêu cầu so với những yêu cầu nào tốt nếu có. Sau khi bạn đạt đến điểm mà bạn cảm thấy thoải mái, bạn đã có một khởi đầu vững chắc để xây dựng các yêu cầu, hãy lên lịch các phiên họp với nhóm lớn hơn để xem xét các yêu cầu và đảm bảo mọi thứ đã được giải quyết. Ngoài ra,để đảm bảo rằng mọi thứ đều được hạch toán khi bắt đầu dự án, có thể thử tiến hành một phiên động não hoặc lập bản đồ quy trình ở cấp độ cao để đảm bảo mọi thứ đều được hạch toán. Tiếp tục xã hội hóa các yêu cầu cho đến khi bạn tin rằng chúng đã được xác định đúng cách, tạo cho phạm vi dự án của bạn một nền tảng vững chắc.

Tam giác sắt trong quản lý dự án minh họa cách thức nếu bất kỳ một trong các yếu tố phạm vi, lịch trình hoặc chi phí của dự án thay đổi, thì hai yếu tố còn lại cũng thay đổi theo.

2. Đăng ký của bên liên quan

Sau khi bạn đã xác định đầy đủ các yêu cầu của một dự án, một cách tốt khác để ngăn chặn sự thay đổi phạm vi là yêu cầu tất cả các bên liên quan của dự án ký tên vào các yêu cầu đó. Nếu bạn chưa từng yêu cầu các bên liên quan làm điều này trước đây, bạn có thể ngạc nhiên về số lượng yêu cầu được thêm vào hoặc sửa đổi khi bạn bắt đầu yêu cầu họ ký tên vào và xác nhận rằng họ cảm thấy như mọi thứ đã được nắm bắt. Điều này có thể tăng thêm thời gian đáng kể cho dự án khi bắt đầu, nhưng nó sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều công sức về sau, vì các yêu cầu rõ ràng hơn sẽ giảm nguy cơ phạm vi ảnh hưởng. Một lợi ích bổ sung khi các bên liên quan ký vào các yêu cầu là nếu họ đến với bạn khi dự án đang trong giai đoạn phát triển và cố gắng mở rộng phạm vi dự án bằng cách thêm các yêu cầu,bạn có thể nhắc họ về tài liệu họ đã ký trước đó và nhắc họ rằng họ không thể thay đổi phạm vi của dự án mà không ảnh hưởng đến tiến trình và chi phí của dự án.

3. Thay đổi quy trình kiểm soát

Một quy trình kiểm soát thay đổi tốt đặt ra trách nhiệm cho nhóm lãnh đạo dự án để phê duyệt tất cả các thay đổi đối với phạm vi ban đầu của dự án như một nhóm. Một lợi ích của quy trình kiểm soát thay đổi là nó phục vụ như một sự kiểm tra và cân bằng mà người quản lý dự án không hoạt động trong môi trường chân không. Một lợi ích khác của quy trình kiểm soát thay đổi là trách nhiệm ra quyết định được chia sẻ, vì tất cả các yêu cầu đi chệch khỏi phạm vi ban đầu của dự án đều có một yêu cầu chi tiết được gửi lên bởi lãnh đạo cấp cao của dự án. Là một phần của quá trình kiểm tra, ban lãnh đạo dự án không nên chỉ xem xét yêu cầu cốt lõi mà còn cả những rủi ro, chi phí và nguồn lực liên quan đến việc thực hiện công việc đó.

Cách Thực hiện Kiểm soát Thay đổi Tích hợp trong Dự án

4. Thương lượng

Đừng ngại đàm phán với các bên liên quan, những người muốn thay đổi phạm vi dự án đã thỏa thuận. Điều này sẽ đòi hỏi một số sáng tạo từ phía bạn. Một chiến thuật tốt để sử dụng có thể nói rằng bạn sẽ rất vui khi đưa yêu cầu đó vào phạm vi dự án, nhưng chỉ khi các yếu tố khác của phạm vi hiện có được cắt bớt để giải phóng tài nguyên, tiền bạc và thời gian để đáp ứng thay đổi. Ngoài ra, nếu người yêu cầu cảm thấy mạnh mẽ về việc thực hiện một yêu cầu cụ thể, thì họ có thể viết yêu cầu kiểm soát thay đổi và trình bày với ủy ban. Ngoài ra, một tùy chọn khác là khám phá các cách thay thế để xây dựng những gì người yêu cầu đang tìm kiếm theo cách không có tác động đáng kể đến phạm vi hiện có.

5. Các giai đoạn trong tương lai

Một chiến thuật khác là làm việc với cá nhân đang tìm cách mở rộng phạm vi của một dự án và xem liệu có cơ hội để thực hiện công việc đó như một phần của giai đoạn trong tương lai hay không. Đây là cách bán hàng đặc biệt dễ dàng nếu người yêu cầu có nhiều việc mà họ muốn hoàn thành. Có lẽ lợi ích lớn nhất của cách tiếp cận này là nó cho bạn nhiều thời gian hơn để phân tích các yêu cầu một cách thích hợp và phát triển kế hoạch tốt nhất để thực hiện khi thêm chức năng đó.