Mục lục:
- Tầm quan trọng của Email đối với Doanh nghiệp
- Thăm dò ý kiến
- 9 chiến lược hiệu quả để sử dụng email tại nơi làm việc
- Hậu quả Pháp lý và Cân nhắc Chính sách
- Các thành phần cần thiết của Chính sách Email dành cho Doanh nghiệp
- Thăm dò ý kiến
Gửi và nhận email là điều phổ biến trong kinh doanh ở hầu hết mọi cộng đồng.
Lori Truzy
Tầm quan trọng của Email đối với Doanh nghiệp
Một số ước tính cho thấy số lượng thư từ kinh doanh trực tuyến hàng ngày là gần 130 tỷ trên toàn cầu. Email là công cụ đắc lực của doanh nghiệp, nhưng thư điện tử phải được xử lý một cách chuyên nghiệp nhất. Mặc dù tầm quan trọng của email trong các tương tác kinh doanh, nhưng hầu hết các nhà tuyển dụng hiếm khi đào tạo về cách sử dụng thư điện tử. Thật trùng hợp, người lao động phải nắm bắt được sự phân biệt giữa thư tín cá nhân và thư tín thương mại khi sử dụng các nguồn lực kinh doanh.
Thực sự, các tương tác kinh doanh với email có thể gây bất lợi nếu không được tiến hành đúng cách. Là một cố vấn phục hồi chức năng, tôi đã làm việc với khách hàng để cải thiện kỹ năng viết và lời nói cho môi trường kinh doanh. Ngoài ra, tôi đã hỗ trợ các nhà tuyển dụng triển khai các chiến lược giao tiếp hiệu quả bằng email. Dưới đây là các kỹ thuật đã được chứng minh là có lợi và các ý tưởng để tạo ra một chính sách hữu ích.
Thăm dò ý kiến
Tương tác email diễn ra trong suốt ngày làm việc.
Lori Truzy
9 chiến lược hiệu quả để sử dụng email tại nơi làm việc
1. Tránh những trò đùa không phù hợp. Sử dụng các từ và cụm từ nhất định để phỉ báng một cá nhân có thể là cơ sở để bị sa thải ngay lập tức. Nhiều tổ chức có chính sách chống lại việc sử dụng ngôn ngữ tục tĩu, ví dụ như trường học. Các loại nhận xét xúc phạm trong email và các thông tin liên lạc khác bao gồm: những lời chê bai về chủng tộc, những tuyên bố cố chấp về nguồn gốc quốc gia, những nhận xét thiên vị về tình trạng khuyết tật của một người và những lời lăng mạ liên quan đến khuynh hướng tình dục. Do đó, nghiên cứu đã chỉ ra rằng các doanh nghiệp thu được lợi nhuận từ việc có được danh tiếng được tôn trọng đối với nhân viên và công chúng. Hạn chế quan điểm cá nhân của bạn về hài kịch khỏi các giao tiếp kinh doanh, bao gồm cả email.
2. Xem xét thời gian trong ngày. Thời gian trong ngày có thể ảnh hưởng đến phản ứng với email. Vào cuối ngày, một người có thể gửi thư trực tuyến bằng ngôn ngữ ngắn gọn có thể không phản ánh những gì bạn biết về nhân viên, khách hàng hoặc nhà thầu. Ngoài ra, hãy cân nhắc xem việc gửi email trong giờ nghỉ có phù hợp không. Ví dụ, nhắn tin cho giám sát viên vào buổi tối khi anh ấy / cô ấy đang ở cùng gia đình có thể không phải là một ý tưởng tuyệt vời. (Bạn cần trả lời gấp đến mức nào? Vấn đề có được giải quyết tốt hơn trong ngày làm việc tiếp theo không?)
3. Cố gắng không gửi email trong giờ giải lao và ăn trưa. Mọi người sử dụng thời gian nghỉ giải lao và thời gian ăn trưa để nạp năng lượng từ những căng thẳng trong công việc. Họ cũng có thể giải quyết các vấn đề cá nhân trong thời gian này. Vì những lý do này, việc liên hệ với người khác qua email có thể dẫn đến những câu trả lời được soạn vội vàng với những ý tưởng được diễn đạt kém vào giờ ăn trưa hoặc giờ nghỉ. Một kỹ thuật thường được các chuyên gia sử dụng là dành một khoảng thời gian trong ngày làm việc để trả lời và viết email nhằm duy trì sự rõ ràng và tập trung.
4. Xác định thời điểm email có thể không phải là lựa chọn tốt nhất. Các chủ đề liên quan đến các cuộc trò chuyện dài có thể được phục vụ tốt nhất thông qua tương tác trực tiếp hoặc thông qua cuộc gọi điện thoại. Hơn nữa, những vấn đề bí mật hoặc những chủ đề nhạy cảm nên được tránh trao đổi qua email tại nơi làm việc trừ khi có người quản lý hoặc nhân sự thích hợp. Những vấn đề này có thể bao gồm: khả năng phân biệt đối xử, chênh lệch lương và các lo ngại về sức khỏe. Tương tự như vậy, động não đòi hỏi thời gian và nỗ lực, làm cho một hoạt động như vậy phù hợp hơn với một hình thức giao tiếp khác. Về bản chất, các lĩnh vực thảo luận cần hơn vài phút để giải quyết có thể không phù hợp với email.
5. Đừng đáp lại trong cơn tức giận. Nhận một số thư điện tử có thể khiến bạn có tư tưởng phòng thủ. Tuy nhiên, hãy bình tĩnh trước khi gửi phản hồi của bạn. Trong môi trường làm việc ngày nay, sự khéo léo là một thuộc tính được đánh giá cao ở nhân viên. Ngoài ra, hạn chế sử dụng từ vựng tục tĩu. Hãy xem xét thực tế này: email phẫn nộ bạn viết có thể trở thành một phần của chu kỳ tin tức ngày hôm sau hoặc được đăng trên mạng xã hội. Tóm lại, bạn có thể muốn giữ công việc của mình trong khi xây dựng các mối quan hệ hiệu quả trong và ngoài tổ chức. Nói cách khác, thể hiện khả năng kiềm chế cảm xúc có thể có lợi cho con đường sự nghiệp tổng thể của bạn.
6. Suy nghĩ trước khi gửi email. Đầu tiên, hãy suy nghĩ về cách lựa chọn từ ngữ của bạn cho thư từ. Sau đó, viết một bản nháp của email. Cuối cùng, hãy xem xét nó và thực hiện các thay đổi khi cần thiết. Nếu thời gian cho phép, hãy cho phép người khác đưa ra phản hồi cho bạn. Đảm bảo rằng chủ đề là trung tâm của tương tác.
7. Sử dụng các mẫu khi có thể. Có một hệ thống tại chỗ làm giảm một số vấn đề liên quan đến email. Nhiều công ty và tổ chức phát triển và duy trì các email được định dạng cho các tình huống khác nhau vốn là thói quen của doanh nghiệp. Từ chối hoặc phê duyệt dịch vụ, trả lại sản phẩm, cùng với việc lên lịch họp chỉ là một số lĩnh vực phù hợp với các khuôn mẫu. Khi một tổ chức thực hiện một bước như vậy, chất lượng dịch vụ có thể được nâng cao đồng thời giảm thiểu những sai sót trong trao đổi bằng văn bản. Mẫu cũng là công cụ tiết kiệm thời gian tuyệt vời.
8. Thông điệp của bạn nên ngắn gọn và lịch sự. Soạn thông điệp của bạn với sự hiểu biết bạn đang viết cho một người khác. Sử dụng một lời chào lịch sự và kết thúc. Tập trung vào mục đích của email trong khi tránh tiếng lóng và cách gọi tên. Đi vào vấn đề về mặt ngoại giao. Đừng đưa ra những lo lắng không liên quan.
9. Giọng điệu của bạn rất quan trọng. Không bắt nạt đồng nghiệp, nhà thầu hoặc người tiêu dùng bằng văn bản hoặc bất kỳ hình thức giao tiếp nào khác. Ngôn ngữ đe dọa có thể dẫn đến hậu quả nặng nề. Giữ cho giọng điệu của email tích cực. Thể hiện tư duy cầu tiến bằng cách đưa vào những câu thể hiện sự sẵn sàng giải quyết vấn đề. Một ví dụ có thể là: “Tôi chắc rằng chúng ta có thể tìm ra giải pháp cho vấn đề”.
Thao tác quá nhanh với một email có thể dẫn đến phân nhánh
Lori Truzy
Hậu quả Pháp lý và Cân nhắc Chính sách
Có thể có những phân nhánh pháp lý liên quan đến các email được gửi vội vàng. Thật vậy, các tòa án đã công nhận thư từ trực tuyến như một biên bản. Do đó, hãy hiểu email là các biên bản ghi nhớ kinh doanh, tài liệu điện tử hoặc các tuyên bố có thể được kiểm tra nếu có nhu cầu. Trong việc đào tạo nhân viên mới, các công ty sẽ có lợi khi cho phép nhân viên thực hành với các tình huống khác nhau để cải thiện kỹ năng xử lý email của họ. Về bản chất, việc phát triển một chính sách và tham gia vào việc đào tạo về tương tác email sẽ giúp một tổ chức tránh khỏi các vụ kiện tụng. Dưới đây là một số thành phần quan trọng của chính sách hiệu quả liên quan đến việc sử dụng email. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp có thể tham khảo ý kiến của luật sư trước khi thực hiện chính sách tại địa điểm làm việc.
Các thành phần cần thiết của Chính sách Email dành cho Doanh nghiệp
- Cho biết nhân viên phải phản hồi các tin nhắn trực tuyến hợp pháp nhanh như thế nào.
- Chỉ định mọi nhân viên phải đào tạo cách sử dụng các mẫu phù hợp.
- Thông báo cho nhân viên thư từ trực tuyến bằng cách sử dụng các nguồn lực của công ty có thể được xem xét theo quyết định của người sử dụng lao động hoặc bởi các cơ quan có thẩm quyền khi cần thiết.
- Xác định thời điểm nhân viên có thể liên hệ với nhân viên, khách hàng hoặc nhà thầu khác qua email. (Có nên tắt điện thoại trong các cuộc họp không? Có nên giải quyết các mối quan tâm cá nhân qua email trong giờ làm việc không? Khi nào thì ngoại lệ của họ?)
- Chuẩn bị những việc cần làm trong những trường hợp bất thường. (Trong trường hợp có một tin nhắn điện tử đặc biệt đáng lo ngại, cần liên hệ với ai? Có nên thông báo cho cơ quan chức năng không?)
- Không phản hồi thư điện tử sẽ được đáp ứng như thế nào? Ngoài ra, nên bỏ qua hoặc chuyển tiếp email đến người giám sát?
- Chi tiết chính xác ngôn ngữ mà email không thể chứa. Ví dụ: “Các tổ chức của chúng tôi không khoan nhượng đối với những lời nói xấu về chủng tộc hoặc giới tính trong thư từ bằng lời nói hoặc bằng văn bản, bao gồm cả email.
- Chỉ rõ hậu quả khi vi phạm chính sách. Ví dụ: “Nếu một nhân viên bị phát hiện sử dụng ngôn ngữ bắt nạt trên hệ thống email của chúng tôi, anh ấy / cô ấy sẽ bị bộ phận Nhân sự xem xét chấm dứt hợp đồng lao động.
Dừng lại và suy nghĩ trước khi nhấn nút gửi
Lori Truzy