Trở thành trợ lý ký quỹ: mô tả công việc và nhiệm vụ

Tìm hiểu tất cả về trợ lý ký quỹ là gì và mô tả công việc yêu cầu gì!

Canva

Mang theo tấm bằng văn chương của mình khi lao vào một biển hồ sơ xin việc và phỏng vấn không chắc chắn, tôi không bao giờ ngờ rằng những nỗ lực trốn chạy ngành bán lẻ của mình sẽ khiến tôi phải làm việc theo diện ký quỹ. Trên thực tế, tôi chưa bao giờ thực sự nghe nói về ký quỹ cho đến khi tôi nộp đơn xin việc một cách bất chợt. Gần hai năm ròng rã tìm kiếm sự nghiệp, tôi đã điên cuồng tìm kiếm trên Google và chọn trang phục đẹp nhất cho buổi phỏng vấn để có cơ hội bắt đầu sự nghiệp mà tôi không biết gì về nó.

Thật may mắn cho tôi, bắt đầu với tư cách là một trợ lý ký quỹ không yêu cầu gì hơn là bằng cấp chỉ vì có bằng cấp. Đối với những người, giống như tôi, với những bằng cấp không có danh tiếng tốt nhất hiện có về việc "hữu ích" trong thế giới việc làm, ký quỹ có thể là một khởi đầu tuyệt vời. Trên thực tế, người mà tôi đang làm trợ lý thậm chí còn không có bằng cấp ba. Tuy nhiên, không phải tất cả các công ty ký quỹ đều giống nhau, vì vậy họ có thể yêu cầu bằng cấp hoặc giấy phép trong lĩnh vực liên quan, chẳng hạn như ngân hàng hoặc bất động sản để trở thành trợ lý ký quỹ. Họ cũng có thể yêu cầu kinh nghiệm trong các lĩnh vực liên quan đó đối với những người không có nền tảng giáo dục.

Nếu bạn đang cân nhắc trở thành một trợ lý ký quỹ, tôi đã cung cấp một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về những gì công việc đòi hỏi ở đây, cũng như mô tả về ký quỹ cho những người có thể chưa bao giờ nghe nói về nó trước đây. Hãy nhớ rằng, mỗi công ty ký quỹ đều khác nhau và các yêu cầu về ký quỹ cũng khác nhau tùy theo tiểu bang. Những gì tôi liệt kê ở đây dựa trên kinh nghiệm của bản thân khi trở thành trợ lý ký quỹ, vì vậy công ty bạn có thể chọn ứng tuyển có thể có những kỳ vọng hơi khác đối với nhiệm vụ công việc của trợ lý ký quỹ.

Ký quỹ là gì?

Nếu bạn không biết ký quỹ là gì, không sao cả. Hầu hết những người đến văn phòng tôi làm việc đều không biết chúng tôi là ai hoặc chúng tôi làm gì, kể cả vào ngày đóng cửa. Ký quỹ làm gì và cách họ thực hiện khác nhau giữa các bang và công ty này với công ty khác. Về cơ bản, ký quỹ là người trung gian (hoặc người phụ nữ) không thiên vị giữa hai bên (người mua và người bán, người vay và người cho vay, v.v.). Cán bộ ký quỹ và trợ lý ký quỹ chỉ hành động theo hướng dẫn để giao giấy tờ, hoàn thiện và ghi chép tài liệu, nhận và giải ngân tiền.

Trợ lý ký quỹ làm việc chặt chẽ với các đại lý bất động sản và phải tuân theo luật và quy định về bất động sản.

Sự thật về Wikimedia Commons (Giấy phép CC)

Trở thành Trợ lý ký quỹ

Mô tả công việc

Yếu tố cơ bản nhất của mô tả công việc cho vị trí này là bạn đóng vai trò như một thám tử cùng với một nhân viên ký quỹ, ghép mọi thứ lại với nhau thành một gói gọn gàng sẵn sàng đến ngày kết thúc giao dịch. Có một số thông tin cơ bản mà nhân viên ký quỹ cần để mở một giao dịch, hầu hết trong số đó, một trợ lý ký quỹ phải tổng hợp cho họ càng sớm càng tốt:

• Địa chỉ đường phố và số bưu kiện (nếu có)
• Giá bán
• Tên đầy đủ của tất cả người mua và người bán
• Tình trạng hôn nhân của tất cả người mua và người bán
• Thông tin liên hệ cho tất cả người mua và người bán (địa chỉ gửi thư, số điện thoại và địa chỉ email)
• Tên người cho vay hiện tại, số khoản vay và thông tin liên hệ
• Thông tin liên hệ người cho vay mới (nếu có)
• Thông tin Hiệp hội chủ sở hữu nhà (chẳng hạn như địa chỉ, thông tin công ty quản lý và lệ phí)
• Số tiền hoa hồng

Định hướng chi tiết là một khía cạnh quan trọng trong mô tả công việc của một trợ lý ký quỹ. Như tôi đã đề cập, ký quỹ chỉ hoạt động theo hướng dẫn, thường xuất hiện dưới dạng thỏa thuận mua bán, đơn đặt hàng, v.v. Bạn không cần phải đọc mọi thứ từng chữ, chỉ cần đảm bảo tìm kiếm các phần chính của mỗi tài liệu cần thiết để giữ cho giao dịch tiếp tục tiến triển. Người bán có cung cấp tất cả thông tin liên hệ của mình không? Người mua là người độc thân hay đã kết hôn? Đây chỉ là hai trong số rất nhiều câu hỏi bạn muốn tự hỏi mình khi lần đầu tiên mở một giao dịch mới.

Là một trợ lý ký quỹ, bạn rất có thể sẽ là người gửi thư và séc và thực hiện bất kỳ cuộc gọi điện thoại cần thiết nào cho các tệp khác nhau ở các giai đoạn khác nhau trong giao dịch. Hãy chuẩn bị cho nhiều nhiệm vụ, có nhiều thời gian trên điện thoại và gõ email trong khi chuẩn bị và / hoặc gửi tài liệu.

Thành phần thiết yếu thứ ba của mô tả công việc cho một trợ lý ký quỹ là bạn phải có kỹ năng dịch vụ khách hàng tuyệt vời. Đừng ngạc nhiên nếu mọi người gọi cho bạn một chút lo lắng hoặc căng thẳng về thời hạn hoặc các khía cạnh khác của giao dịch có thể trở nên khó khăn hơn một chút so với dự đoán. Lời khuyên tốt nhất mà tôi nhận được từ trợ lý ký quỹ đã nghỉ hưu ngay sau khi tôi được tuyển dụng là bạn chỉ có thể làm nhiều việc cùng một lúc. Cô ấy nói rằng hãy nhớ thực hiện từng bước một và đừng bao giờ vội vàng vì bạn có thể mắc sai lầm và chỉ làm mọi thứ tồi tệ hơn.

Ngoài ra, bạn phải nhớ rằng đừng bao giờ thất hứa với khách hàng về điều gì đó vượt quá khả năng của bạn hoặc đưa ra lời khuyên cho điều gì đó mà bạn không biết gì về nó. Nhân viên ký quỹ và trợ lý ký quỹ không bao giờ được đưa ra lời khuyên pháp lý. Khi nghi ngờ, hãy giới thiệu khách hàng với ai đó có liên quan đến câu hỏi hoặc mối quan tâm của họ, chẳng hạn như đại lý bất động sản, luật sư hoặc người cho vay, thay vì cố gắng tự trả lời điều gì đó.

Ví dụ: một trong những câu hỏi phổ biến nhất mà tôi nhận được sau khi đợt giảm giá kết thúc là "được rồi, chìa khóa của tôi ở đâu?" Đây là một câu hỏi mà nhân viên kinh doanh bất động sản có thể trả lời được, vì họ là người có chìa khóa của tài sản. Thông thường, họ cung cấp chìa khóa ngay trong ngày, điều này tôi sẽ cho khách hàng biết, nhưng tốt nhất khách hàng vẫn nên hỏi nhân viên bất động sản để chắc chắn.

Nhiệm vụ của Trợ lý ký quỹ

Như tôi đã đề cập, một trợ lý ký quỹ thực hiện rất nhiều công việc thám tử, xác định vị trí tài liệu, thu thập thông tin và gửi thông tin phù hợp đến đúng người để giữ cho giao dịch tiến triển. Mỗi công ty đều khác nhau, nhưng có một số nhiệm vụ cơ bản mà bạn có thể mong đợi khi làm trợ lý ký quỹ, như sau:

• Gửi thư
• Thu thập thông tin liên hệ
• Thu thập thông tin tài chính
• Gửi và / hoặc chuyển tài liệu
• Nhập thông tin vào hệ thống máy tính
• Viết tài liệu
• Trả lời điện thoại và email
• Giải ngân
• Thiết lập cuộc hẹn
• Trả lời các yêu cầu thông tin
• Tiến hành ký kết
• Báo cáo tiêu đề đơn hàng

Là một trợ lý ký quỹ, điều quan trọng là phải làm quen với các loại tài liệu khác nhau cũng như luật và quy định liên quan đến giao dịch bất động sản. Đối với những người, như tôi, những người có thể đạt được công việc này mà không cần kinh nghiệm hoặc học vấn liên quan, điều này có vẻ khó khăn, nhưng, đọc qua các tài liệu khi bạn nhận được chúng sẽ giúp bạn làm quen với chúng nhanh chóng.

Trợ lý ký quỹ phải là những người đa nhiệm nhanh nhẹn, có thể xử lý nhiều thời hạn chặt chẽ và vẫn giữ nụ cười trên môi đối với khách hàng đến ký. Mô tả và nhiệm vụ công việc và trợ lý ký quỹ có vẻ hơi khó khăn, nhưng, đó có thể là một công việc thực sự thú vị, đặc biệt là khi bạn có thể giúp mọi người đạt được ước mơ mua ngôi nhà đầu tiên của họ.

© 2013 Lisa