Sau dấu tích: kiểm toán nội bộ thực sự có thể làm gì cho bạn?

Khám phá cách làm cho đánh giá nội bộ thực sự hữu ích cho công ty của bạn — không chỉ là một cái hộp để đánh dấu.

Canva

Kiểm toán nội bộ vì những lý do sai

Với việc kiểm toán nội bộ hiện đang trở thành một yêu cầu, các doanh nghiệp đôi khi chỉ thuê nhân viên kiểm toán hoàn toàn để có thể đánh dấu vào ô đó mà không cần biết phải làm gì với họ.

Nhiều đánh giá viên nhận thấy rằng họ chỉ đang tái tạo các cuộc đánh giá bên ngoài và mặc dù điều đó có thể hữu ích khi đánh giá viên bên ngoài đến thăm, nhưng nó không cung cấp nhiều thông tin có giá trị cho doanh nghiệp.

Đánh giá nội bộ phải là một hoạt động mang tính xây dựng được thiết kế để xác định mức độ mà hệ thống quản lý đang tuân thủ các thủ tục và thông lệ của chính nó. Đánh giá nội bộ cũng có thể xác định các cải tiến đối với các quy trình kinh doanh và trợ giúp về giao tiếp nội bộ.

Kiểm toán nội bộ là gì?

Mặc dù đánh giá nội bộ thường do nhân viên của công ty tiến hành, nhưng đã có sự gia tăng các chuyên gia bên ngoài được thuê cho mục đích duy nhất là đánh giá. Cũng giống như bạn thuê ngoài vai trò pháp lý hoặc tài chính của mình, bạn cũng có thể thuê ngoài vai trò kiểm toán.

Đánh giá nội bộ của bạn là quan trọng nhất trong tất cả các cuộc đánh giá. Nó cho phép một doanh nghiệp xem xét các hệ thống, thủ tục và hoạt động của riêng mình để quyết định xem chúng có phù hợp với doanh nghiệp hay không và liệu nhân viên có thực sự theo dõi chúng hay không.

Nó cung cấp cho ban quản lý thông tin về việc liệu các tiêu chuẩn chất lượng của họ có được đáp ứng hay không, hệ thống có hiệu quả như mong muốn hay không và liệu có cần cải tiến hay không.

Ngoài ra, họ có thể cung cấp một đường dây liên lạc trong toàn công ty và là một động lực tuyệt vời.

Kiểm toán nội bộ được sử dụng để làm gì?

Tiêu chí đánh giá nội bộ thường là các chính sách, thủ tục và hướng dẫn công việc của chính doanh nghiệp.

Bạn không muốn đánh giá trực tiếp theo một tiêu chuẩn bên ngoài cụ thể trong quá trình đánh giá nội bộ, về cơ bản sao chép những gì mà đánh giá viên bên thứ ba sẽ làm; thay vào đó, bạn đảm bảo rằng các chính sách và thủ tục của riêng bạn đang được sử dụng đúng cách trong các công việc hàng ngày.

Cung cấp các tài liệu nội bộ của công ty đã được phát triển phù hợp với tất cả các yêu cầu tuân thủ bên ngoài và tham chiếu các tiêu chuẩn thích hợp, các yêu cầu bên ngoài của bạn nên được đề cập. Tuy nhiên, sự hiểu biết về các tiêu chuẩn và yêu cầu sẽ giúp cung cấp cơ sở cho việc tài liệu nên bao gồm những gì.

Kiểm toán không cần phải lo sợ

Hầu hết các tiêu chuẩn và quy tắc yêu cầu kiểm tra. Kiểm toán nên được coi là một lợi ích cho công ty, chứ không phải là việc vặt hay sự áp đặt.

Đánh giá được sử dụng để thu thập thông tin sau đó được xem xét và báo cáo. Báo cáo này thường sẽ thảo luận về nhu cầu cải tiến hoặc các hành động khắc phục.

Nhưng kiểm toán không phải là một cuộc săn phù thủy để đổ lỗi cho cá nhân nhân viên hoặc một khu vực cụ thể của doanh nghiệp. Các cuộc đánh giá cần được tiến hành một cách tích cực và minh bạch. Kiểm toán viên của bạn phải làm cho bạn và nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái và tự tin về cuộc đánh giá, thay vì lo sợ.

Kiểm toán viên của bạn cần làm việc với bạn để đảm bảo rằng kiểm toán của bạn phù hợp với bạn, trong khi vẫn giữ độc lập và khách quan về bất kỳ thông tin nào họ tìm thấy.

Những gì một kiểm toán tốt có thể làm

Xác nhận nếu các thủ tục được lập thành văn bản đang được tuân thủ
Cung cấp thông tin chính xác về hiệu quả của các thủ tục hiện hành
Hỗ trợ phát triển các kế hoạch cải tiến liên tục
Xác định những nơi cần thay đổi thủ tục
Nâng cao nhận thức và hiểu biết về các yêu cầu của quy trình
Giúp giảm thiểu rủi ro
Cải thiện an toàn nơi làm việc
Cải thiện giao tiếp nội bộ
Xác nhận các phương pháp làm việc tích cực
Cung cấp thông tin để giúp tăng doanh số bán sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn
Cho phép bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn để giúp doanh nghiệp của bạn phát triển

Lịch trình và phạm vi kiểm toán nội bộ

Như chúng tôi đã xác định rằng bạn không muốn chỉ đánh dấu vào một ô và bạn thực sự muốn sử dụng tốt các cuộc đánh giá nội bộ của mình, lịch trình đánh giá của bạn phải dựa trên các đánh giá rủi ro mà bạn đã hoàn thành.

Những lĩnh vực nào của doanh nghiệp bạn đang cho thấy họ cần được quan tâm nhiều hơn vào lúc này?
Những lĩnh vực nào bạn muốn biết thêm thông tin về cách họ thực sự đang hoạt động?

Xem lại tài nguyên của bạn

Bạn cũng cần xem xét các nguồn lực hiện có của mình khi đặt lịch kiểm tra.

Bạn thực tế có thể hoàn thành bao nhiêu cuộc kiểm toán trong một năm?
Bạn nên làm bao nhiêu?
Bạn có thể hoàn thành đủ các cuộc đánh giá để khiến bạn cảm thấy thoải mái khi đáp ứng các yêu cầu bên ngoài cũng như tìm kiếm thông tin mà bạn thực sự cần không?

Phạm vi đánh giá

Cũng như việc bạn cần ưu tiên khi lập lịch trình đánh giá hàng năm, nó cũng là một phần quan trọng trong việc phát triển phạm vi của các cuộc đánh giá. Phạm vi đặt ra những gì thực sự sẽ được xem xét trong cuộc đánh giá cá nhân. Với quy mô tiềm năng của các khu vực và quy trình được đánh giá, điều quan trọng là phải biết nơi bạn cần chú ý nhất.

Khi tạo lịch trình kiểm tra và phạm vi kiểm tra, bạn cần xem xét những điều sau:

Đánh giá rủi ro đã hoàn thành gần đây
Thông tin liên quan đến các tác động có thể có về tài chính, sản phẩm và nguồn cung cấp
Chất lượng của kiểm soát nội bộ: Chúng có mạnh như bạn nghĩ không? Chúng đang được sử dụng?
Mọi khiếu nại của khách hàng đã nhận được
Mức độ thay đổi hoặc ổn định: Có sự thay đổi lớn về nhân viên không? Đã có những nhân viên tương tự trong bộ phận kể từ khi nó bắt đầu?
Kết quả của cuộc kiểm toán gần nhất và bất kỳ hành động khắc phục nào được liệt kê: Tất cả chúng đã được thực hiện chưa?
Thảo luận với nhân viên ở tất cả các cấp về bất kỳ lĩnh vực nào họ cảm thấy cần chú ý
Có cần phải có bất kỳ kỹ năng hoặc kiến thức đặc biệt nào để hoàn thành cuộc đánh giá không?

Đó là sự kiểm tra của bạn

Cuối cùng — bất kể ai thực hiện đánh giá nội bộ, nhân viên nội bộ hay nhà thầu bên ngoài — đó là cuộc đánh giá của bạn và bạn cần biết thông tin bạn muốn xem xét.

Kiểm toán có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy thích. Và hãy nhớ rằng, bạn là người duy nhất thực sự biết thông tin nào có giá trị đối với bạn.

Nếu bạn muốn tìm hiểu lý do tại sao một lĩnh vực trong doanh nghiệp của bạn luôn hoạt động tốt hơn những lĩnh vực khác hoặc ngày nghỉ phổ biến nhất để nhân viên của bạn có một ngày nghỉ, kiểm toán nội bộ có thể giúp bạn tìm ra điều đó.