Ví dụ về bảng tính kế toán cho doanh nghiệp nhỏ

Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp, bạn không thể bỏ qua sổ sách kế toán

Nếu bạn có doanh nghiệp nhỏ của riêng mình, việc lưu giữ hồ sơ tốt là điều bắt buộc. Trên thực tế, nó thậm chí có thể là một yêu cầu để thành lập hoặc cấp phép. Bạn cần phải có thể xem tại bất kỳ thời điểm nào cho dù doanh nghiệp của bạn có sinh lời hay không. Vào thời điểm tính thuế, điều quan trọng hơn là phải lưu giữ hồ sơ kinh doanh tốt trong suốt cả năm, nếu không bạn có thể phải chịu cảnh nóng với cơ quan thuế.

Thiết lập bảng tính đơn giản cho hồ sơ thu nhập và hồ sơ chi phí. Nếu bạn có thói quen nhập các mục vào bảng tính vào ngày chúng xảy ra, bạn sẽ sớm thấy rằng bạn hình thành một thói quen mới và sẽ có hồ sơ kinh doanh tốt để khởi động. Cuộc thảo luận sau đó có ý nghĩa như một kim chỉ nam và các ví dụ dựa trên một người điều hành một doanh nghiệp dịch vụ nhỏ - trong trường hợp này là viết và chỉnh sửa - từ nhà của họ và không có nhân viên.

Tôi Cần Lưu Những Hồ Sơ Gì?

Các yêu cầu khác nhau giữa các khu vực tài phán, do đó, luôn khôn ngoan là kiểm tra với chính quyền tiểu bang hoặc tỉnh của bạn, cũng như cơ quan thuế Liên bang, để đảm bảo rằng bạn hiểu những gì bạn cần làm về sổ sách kế toán.

Nói chung, đối với một công ty sở hữu duy nhất, không cần phải có bảng cân đối kế toán hàng năm và chỉ cần giữ bảng tính là đủ. Bạn có thể sẽ phát hiện ra rằng, với tư cách là chủ sở hữu của một doanh nghiệp, có những luật buộc bạn phải lưu giữ hồ sơ kinh doanh của mình trong khoảng thời gian vài năm. Bạn cũng có thể cần xin “số doanh nghiệp” từ cơ quan thuế để nộp thuế áp dụng cho doanh nghiệp.

Về việc lưu giữ hồ sơ của bạn cho mục đích thuế, bạn phải luôn đảm bảo rằng bạn giữ lại bằng chứng để sao lưu từng mục nhập trong bảng tính của mình. Đây được gọi là dấu vết kiểm tra. Quá trình kiểm tra này bao gồm các mục như hóa đơn cho các dịch vụ của bạn và biên lai cho các giao dịch mua bạn thực hiện. Nếu bạn hoàn toàn sử dụng ô tô cho công việc kinh doanh của mình, bạn cần phải ghi lại quãng đường đi được để sử dụng cho mục đích kinh doanh, chi phí xăng, chi phí giấy phép và sửa chữa / bảo dưỡng. Các hóa đơn điện thoại và tiện ích khác, bao gồm cả nhà cung cấp dịch vụ internet của bạn, cũng cần được theo dõi. Các bảng tính đơn giản mà bạn có thể thiết lập bằng phần mềm như Microsoft Excel có thể giúp bạn luôn cập nhật.

Hồ sơ thu nhập

Chỉ có một số bước đơn giản cần thiết để thiết lập một bảng tính để ghi lại thu nhập do doanh nghiệp nhỏ của bạn tạo ra. Bạn thực sự có thể đi sâu vào chi tiết nếu bạn muốn, nhưng đơn giản nói chung là tốt hơn và sẽ giúp bạn không coi kế toán là một việc vặt.

Về cơ bản, tất cả những gì bạn cần làm là ghi lại các nguồn thu nhập của mình. Nếu thu nhập có được từ hóa đơn bạn đã xuất cho khách hàng để cung cấp dịch vụ, hãy lưu ý các chi tiết cụ thể. Dấu vết kiểm tra hoặc "bằng chứng" của bạn cho các giao dịch này có thể bao gồm bảng sao kê PayPal, bảng sao kê ngân hàng và hóa đơn bạn đã tạo cho khách hàng của mình.

Các tiêu đề cột có thể bao gồm bất kỳ thứ gì bạn thích, nhưng tối thiểu phải có ngày giao dịch hoặc hóa đơn, tên của khách hàng, mô tả về dịch vụ bạn đã cung cấp, số hóa đơn bán hàng của bạn (để bạn có thể tham khảo chéo và cung cấp đường mòn kiểm toán) và bất kỳ loại thuế nào được áp dụng.

Bạn cũng có thể tạo công thức trong các ô khác nhau để tiếp tục chạy tổng hoặc nếu bạn rất thành thạo với bảng tính, bạn có thể thực hiện những việc như liên kết đến các trang tính khác. Mẫu dưới đây được cung cấp như một minh họa cho các hồ sơ thu nhập đơn giản.

Thu nhập từ khách hàng hiển thị số hóa đơn

greenlamplady (Kaili Bisson)

Hồ sơ chi phí

Cũng giống như hồ sơ thu nhập, giữ mọi thứ đơn giản về mặt chi phí sẽ thực sự làm cho tất cả điều này trở nên tương đối nhanh chóng và dễ dàng. Ghi lại tất cả các chi phí hợp pháp mà bạn phải chịu trong công việc kinh doanh của mình vào ngày chúng xảy ra. Cố gắng sử dụng các bộ mô tả hoặc các loại chi phí như các loại được sử dụng bởi cơ quan thuế, vì điều này sẽ thực sự hữu ích cho bạn khi đến thời điểm nộp thuế. Một số ví dụ bao gồm:

Quảng cáo
Kinh doanh - sử dụng chi phí gia đình
Nguồn cung cấp
Điện thoại và tiện ích

Một lần nữa, các tiêu đề cột có thể bao gồm bất cứ thứ gì bạn thích, nhưng tối thiểu phải có ngày giao dịch, loại giao dịch, tên nhà cung cấp, số tiền đã chi tiêu và bất kỳ loại thuế nào được áp dụng. Giữ tất cả các biên lai và hóa đơn để làm bằng chứng. Một lần nữa bạn có thể tạo công thức trong các ô để tiếp tục chạy tổng các loại chi phí khác nhau. Dưới đây là một bảng tính chi phí đơn giản.

Chi phí theo loại có thuế phát sinh

Tải xuống ứng dụng để theo dõi chi phí

Ngoài ra còn có nhiều ứng dụng mà bạn có thể tải xuống thiết bị Android hoặc iOS của mình, cho phép bạn theo dõi chi phí kinh doanh.

Hầu hết các ứng dụng này tích hợp khá dễ dàng với các gói như QuickBooks và cả Excel, giúp bạn yên tâm rằng mọi chi phí của bạn đều được thu lại. Một số ứng dụng thậm chí còn cho phép bạn gửi hóa đơn qua email cho khách hàng của mình — một cách tiết kiệm thời gian lớn cho bất kỳ doanh nghiệp nhỏ nào.

Duy trì thói quen lập bảng tính sổ sách kế toán

Bây giờ, hãy bắt đầu tập thói quen dành thời gian cho bảng tính sổ sách kế toán của bạn mỗi ngày. Bạn sẽ sớm phát hiện ra rằng không mất thời gian nếu bạn tiếp tục cập nhật nó, và vào thời điểm tính thuế, bạn sẽ rất vui vì mình đã làm được.

Mất bao lâu để hình thành một thói quen?

Thực tế phải mất ít nhất 2 tháng để hình thành một thói quen mới. Nhưng đừng tuyệt vọng! Chỉ cần vài phút mỗi ngày để thêm một vài mục nhập trong bảng tính của bạn.