Giao dịch với khách hàng bằng văn bản hoặc điện tử - phần 2

Giới thiệu:

Giao tiếp thông qua văn bản và điện tử thường yêu cầu sử dụng thiết bị. Để giao tiếp thành công, ứng viên cần biết vận hành các thiết bị liên quan một cách hiệu quả. Khi có sự chậm trễ dự đoán trong việc phản hồi thông tin liên lạc, khách hàng cần được cập nhật tình hình và tiến độ.

Thông tin liên lạc bằng văn bản và điện tử có thể gặp rủi ro nếu các tài liệu không đến tay đúng người. Cần phải cẩn thận để đảm bảo việc cung cấp các phương tiện thông tin trên được an toàn.

Đây là đơn vị cấp 3 với giá trị tín dụng là 6. Đơn vị này đã được chia thành hai phần để dễ hiểu và không nhồi nhét quá nhiều thông tin vào một trung tâm.

Để đọc phần đầu tiên của bài học này, vui lòng theo liên kết dưới đây:

Giao dịch với khách hàng bằng văn bản hoặc điện tử - Phần 1

123rf.com

4.6 Giải thích cách vận hành thiết bị dùng để sản xuất và gửi thông tin liên lạc bằng văn bản hoặc điện tử.

Thông tin liên lạc bằng văn bản và điện tử có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau và các thiết bị khác nhau được sử dụng cho các loại thông tin liên lạc khác nhau. Để gửi và nhận các thông tin liên lạc này một cách hiệu quả, người ta cần biết cách vận hành các thiết bị này.

Đối với giao tiếp bằng văn bản, một người cần phải có kỹ năng viết và cũng sử dụng đúng loại bút, giấy và bút chì thích hợp cho giao tiếp đó. Nếu thông tin liên lạc sẽ được in ra và gửi đi, người ta cần biết cách sử dụng máy in. Trong giao tiếp điện tử, chúng tôi sử dụng máy tính hoặc máy fax. Vì vậy người giao tiếp cần biết vận hành máy tính hoặc máy tính xách tay và máy fax. Các tài liệu fax có thể được viết tay hoặc in, và có thể yêu cầu một người biết cách vận hành máy fax, máy tính và máy in.

Để tạo tài liệu, chúng tôi cần

• Máy tính có bàn phím, chuột và màn hình hoặc máy tính xách tay hoặc bút và giấy
• Máy in

Để gửi tài liệu, chúng tôi cần

• Một cái máy fax
• Máy tính có bàn phím, chuột và màn hình hoặc máy tính xách tay
• Phong bì và tem

Vận hành máy tính:

• Một người cần một máy tính hoặc CPU với bàn phím, màn hình và chuột và máy in kèm theo.
• Máy tính cần có hệ điều hành, đó là Windows XP trong tổ chức của chúng tôi.
• Trước khi bật máy tính, người ta cần đảm bảo rằng dây nguồn được cố định hoàn hảo ở mặt sau của CPU, cáp video trong màn hình và dây vào ổ cắm điện, chuột và bàn phím cũng được kết nối thích hợp. các cổng.
• Sau khi kiểm tra này, nút nguồn được bật trong CPU.
• Máy sẽ hỏi tên người dùng và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống. Điều này sẽ khác nhau đối với mỗi tổ chức tùy thuộc vào cách các máy tính được thiết lập.
• Có thể có đăng nhập bổ sung cho các hệ thống hoặc phần mềm cụ thể của công ty để sử dụng tài nguyên và phần mềm, truy cập ổ cứng, v.v.
• Người ta nên biết sử dụng phần mềm xử lý văn bản, các ứng dụng của Microsoft và các ứng dụng khác mà tổ chức sử dụng để tạo ra các tài liệu.

Sau khi chuẩn bị tài liệu, người ta nên biết cách đính kèm nó vào email và gửi chúng bằng các dịch vụ email do tổ chức cung cấp, ví dụ như Microsoft Outlook hoặc bản in nếu nó cần được gửi qua thư, tùy thuộc vào phương pháp sẽ được sử dụng gửi thông tin liên lạc.

Đôi khi tài liệu có thể cần được mã hóa trên ổ đĩa flash, CD hoặc DVD. Trong những tình huống đó, người ta cần biết cách sao chép các tập tin vào ổ đĩa flash và mã hóa chúng, và nếu ghi chúng vào đĩa CD hoặc DVD, người ta cần biết cách sử dụng phần mềm ghi hoặc ghi.

wikihow.com

Vận hành máy fax:

Máy fax chủ yếu được sử dụng khi không có phương tiện để gửi tài liệu qua email hoặc khi các tổ chức cảm thấy rằng liên lạc qua email không an toàn cho loại tài liệu hoặc tài liệu cụ thể đó có thể mất vài ngày để đến nơi qua đường bưu điện. Để gửi tài liệu qua fax, người ta cần biết cách vận hành máy fax. Để vận hành một máy fax, bạn cần có số fax, số fax của người nhận, hộp mực hoặc dải băng hoặc mực tùy thuộc vào kiểu máy fax, các tài liệu yêu cầu cần gửi cùng với trang bìa và giấy trắng trống nếu nhận. số fax.

Bạn cần thiết lập và cấu hình máy fax trước khi sử dụng. Ban đầu cần cắm nguồn và đường dây điện thoại và bật nguồn. Đường dây điện thoại cần đi vào đúng ổ cắm, theo hướng dẫn sử dụng. Đảm bảo có âm quay số. Hầu hết các tổ chức đều có một số điện thoại dành riêng cho đường dây fax và do đó máy fax có thể được đặt ở chế độ trả lời tự động. Đảm bảo rằng mực in / hộp mực / ruy-băng đã được nạp và luôn có lượng giấy cần thiết trong khay giấy để nhận fax.

Đối với mục đích của hồ sơ, tốt nhất là bạn nên thiết lập một trang xác nhận cho fax, trang này sẽ cho bạn biết việc gửi thành công hay có bất kỳ lỗi nào không. Nó giúp ích khi gửi các tài liệu mật và quan trọng hoặc pháp lý. Nhưng nếu bạn chỉ sử dụng fax cho những vấn đề đơn giản, bạn có thể tắt tính năng này để tiết kiệm giấy.

Một cài đặt hữu ích khác là tùy chọn tiêu đề sẽ bao gồm một dòng trên đầu tài liệu để cho biết fax đến từ đâu, cùng với ngày, giờ và số fax. Điều này sẽ rất hữu ích để xác định thông tin chi tiết của người gửi và cũng để liên lạc với người gửi qua fax nếu cần.

Trong khi gửi fax, hãy đảm bảo rằng nguồn đã được bật và luôn gửi một tờ giấy bìa để fax có đề cập đến chi tiết của các tài liệu đã được gửi, ai đang gửi và mục đích được gửi. Điều này sẽ làm cho mọi thứ rất rõ ràng và dễ dàng. Đặt tài liệu vào đúng khay vào đúng vị trí và quay số bạn muốn gửi fax. Nhấn nút gửi và đợi tất cả các giấy tờ được quét và fax được truyền đi. Khi quá trình hoàn tất, máy fax sẽ in báo cáo xác nhận, tùy thuộc vào cài đặt.

Nếu máy được thiết lập đúng cách, khay giấy được nạp và hộp mực hoặc hộp mực đã sẵn sàng, thì việc nhận fax là một quá trình rất dễ dàng. Nếu máy fax được thiết lập để nhận fax tự động, khi đường dây fax đổ chuông, máy sẽ tự động nhận fax và in ra. Cài đặt fax tự động trả lời rất hữu ích, để bạn không bỏ lỡ các tài liệu quan trọng đến vào bất kỳ thời gian nào trong ngày.

Vận hành máy in:

Để có thể gửi một tài liệu đã đánh máy qua dịch vụ thư hoặc fax, trước tiên bạn cần in chúng. Để in tài liệu, bạn cần có máy in được gắn vào máy tính hoặc mạng mà máy tính của bạn được kết nối. Tương tự như máy fax, bạn cần đảm bảo rằng máy in đã được cắm và bật nguồn. Tùy thuộc vào từng loại máy in là máy in phun hay tia laser mà các máy in sẽ có hộp mực hoặc hộp mực. Đảm bảo rằng ngăn hộp mực đã được nạp mực hoặc mực in. Tùy thuộc vào loại máy in, bạn có thể có các khay khác nhau cho các loại giấy khác nhau và kích thước giấy khác nhau. Đảm bảo rằng các khay giấy đã được nạp. Thực hiện một số cài đặt ban đầu trên máy in về chất lượng in, in hai mặt, v.v.

Để in tài liệu, hãy sử dụng menu tệp trên tài liệu mà bạn đã tạo và chọn tùy chọn in. Hộp xuất hiện sẽ có các tùy chọn hoặc nút thuộc tính để thiết lập cài đặt in. Bản in màu có thể được thực hiện ở những nơi cần thiết trên máy in màu. Có thể thực hiện in hai mặt để tiết kiệm giấy.

Mặc dù tất cả các thiết bị này được sử dụng hàng ngày trong môi trường văn phòng, hãy đảm bảo bạn tắt máy tính và máy in hàng ngày để tiết kiệm năng lượng. Nó cũng giúp tăng tuổi thọ cho thiết bị.

4.7 Giải thích tầm quan trọng của việc cung cấp thông tin cho khách hàng của bạn nếu có khả năng có bất kỳ sự chậm trễ nào trong việc phản hồi một cuộc giao tiếp.

Chăm sóc khách hàng là một yếu tố rất quan trọng trong mọi tổ chức. Liên hệ và mối quan hệ với khách hàng là rất quan trọng và phải được duy trì liên tục để tổ chức hoạt động trơn tru. Giữ thông tin cho khách hàng là một nhiệm vụ rất quan trọng và là một phần của dịch vụ khách hàng. Nó sẽ giúp tránh rất nhiều vấn đề, hiểu lầm và thất vọng và sẽ giúp tăng cường mối quan hệ với khách hàng hầu hết thời gian. Khách hàng sẽ rất vui khi biết về một vấn đề từ công ty hoặc tổ chức, thay vì tự mình tìm hiểu. Vì vậy, cách tiếp cận chủ động tốt hơn nhiều so với cách tiếp cận phản ứng.

Ví dụ: (theo quan điểm công việc của tôi), nếu bạn biết rằng sự cố đã xảy ra và có một danh sách chờ trên những người được giới thiệu nhận được, bạn có thể gọi cho khách hàng để thông báo cho họ về sự chậm trễ và lý do tại sao sự chậm trễ đã xảy ra và cũng cung cấp cho họ một khung thời gian trong đó vấn đề sẽ được sắp xếp. Bạn cũng có thể gửi một lá thư nêu rõ lý do chậm trễ và khi nào nó sẽ được thực hiện. Nếu điều này không được thực hiện, khách hàng sẽ lại đổ chuông và khi họ nhận được phản hồi tiêu cực, họ sẽ trở nên thất vọng hoặc tìm kiếm các tổ chức hoặc công ty khác.

Chia sẻ thông tin với khách hàng về sự chậm trễ trong dịch vụ hoặc bất kỳ sự chậm trễ nào trong việc phản hồi thông tin liên lạc hoặc dịch vụ sẽ cho khách hàng biết rằng công ty quan tâm đến họ. Nó cũng sẽ khiến khách hàng không ngừng đổ chuông chăm sóc khách hàng và lo lắng hoặc thất vọng. Điều này sẽ giúp tăng cường mối quan hệ với khách hàng. Luôn đặt mình vào vị trí của khách hàng và nghĩ những gì bạn mong đợi. Điều tương tự và hơn thế nữa sẽ phải được cung cấp cho khách hàng.

Khi bạn nhận được một yêu cầu từ khách hàng, khách hàng đang chờ đợi xem liệu yêu cầu của họ có được thực hiện hay không. Họ thậm chí có thể tự hỏi liệu yêu cầu của họ có đến được với bạn hay không. Vì vậy, ở bước đầu tiên, tốt nhất là bạn nên xác nhận đã nhận và thông báo cho khách hàng rằng bạn đã nhận được yêu cầu và sẽ giải quyết hoặc đang làm việc với nó. Nếu đây là một yêu cầu sẽ mất một thời gian để được giải quyết, hãy thông báo cho khách hàng về tiến độ. Điều đó sẽ giúp khách hàng cảm thấy yên tâm, biết rằng công việc đang được tiến hành và họ được chăm sóc.

Khi vấn đề được giải quyết, hãy đảm bảo rằng bạn gọi cho khách hàng và thông báo, thay vì đợi khách hàng gọi cho bạn để biết thông tin. Điều này sẽ giúp khách hàng bình an và làm việc hiệu quả, nếu không, theo khách hàng, các vấn đề vẫn tồn tại chưa được giải quyết.

Luôn cập nhật thông tin cho khách hàng giúp cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Cho dù đó là tin tốt hay xấu, họ cần được thông báo, để họ biết rằng họ được ghi nhớ và không bị bỏ qua.

viseven.com

4.8 Giải thích các rủi ro liên quan đến tính bảo mật của thông tin liên lạc bằng văn bản hoặc điện tử.

Tất cả các hình thức liên lạc không hoàn toàn an toàn. Tất cả các hình thức giao tiếp đều có sơ hở và bất lợi.

Rủi ro liên quan đến tính bảo mật của thông tin liên lạc bằng văn bản:

Mọi hình thức liên lạc bằng văn bản sẽ được lưu dưới dạng bản cứng hoặc được gửi qua dịch vụ thư tín. Thông tin liên lạc có thể có thông tin bí mật mà những người không được phép không được phép đọc hoặc xem xét.

Rủi ro liên quan đến tính bảo mật của thông tin liên lạc điện tử:

Các hình thức liên lạc điện tử bao gồm điện thoại, điện thoại di động, máy fax và email.

• Điện thoại: Việc liên lạc diễn ra qua điện thoại cố định không hoàn toàn an toàn vì có những trường hợp đường dây điện thoại đã bị nghe trộm. Là một phần của quy trình và thủ tục, các công ty điện thoại có thể giám sát các cuộc điện thoại, khiến nó trở thành một vấn đề nghiêm trọng liên quan đến bảo mật. Ngoài ra, có những đường dây có thể có nhiều phần mở rộng, nơi cuộc trò chuyện của một người có thể bị người khác nghe thấy, do đó vi phạm tính bảo mật.

• Điện thoại di động: Liên lạc bằng điện thoại di động sử dụng sóng vô tuyến, có thể bị chặn dễ dàng. Bất kỳ tin nhắn nào nhận được bằng điện thoại di động, nếu điện thoại không được khóa bằng mật khẩu, bất kỳ ai cũng có thể nhìn thấy nếu chúng vào tay kẻ xấu. Ngoài ra, điện thoại thông minh có các tùy chọn dễ dàng hơn để thiết lập email và các chức năng khác. Nếu không được bảo mật bằng mật khẩu, các chức năng này của điện thoại thông minh có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng về bảo mật nếu họ gửi thông tin vào tay những người không được phép truy cập thông tin đó.

• Máy fax: Mặc dù máy fax là một phương thức gửi và nhận thông tin an toàn, người ta cần phải rất cẩn thận khi gửi thông tin bằng fax. Nếu bạn nhập sai số trong khi gửi fax, ngay cả khi sai một chữ số, dữ liệu bí mật có thể vào tay kẻ xấu, thậm chí là cho một bên đối lập trong một vấn đề pháp lý. Vì vậy, người ta cần kiểm tra kỹ số mà họ đang gửi fax trước khi nhấn nút gửi hoặc truyền. Cũng có thể có sự truy cập trái phép vào các máy fax ở đầu người nhận. Vì vậy, luôn luôn tốt để kiểm tra với người nhận xem đã đúng thời điểm để gửi fax và người nhận đã nhận được tài liệu trong tay chưa. Ngay cả trong văn phòng của bạn, máy fax phải được giữ ở nơi chúng chỉ được truy cập bởi người có thẩm quyền vì nếu không, những tài liệu bí mật nhận được có thể bị nhầm người giữ.

• Email: Cũng như truyền fax, người ta cần phải hết sức cẩn thận khi giao tiếp qua email. Người ta cần đảm bảo nhập địa chỉ email chính xác và kiểm tra kỹ xem địa chỉ email đó có đúng không, nếu không email có thể đi vào hộp thư đến của người nhận sai. Có những mối đe dọa khác liên quan đến giao tiếp qua email. Các quản trị viên hệ thống và tin tặc có thể đọc và nhìn thấy email và các tệp đính kèm của chúng. Vì vậy, trong khi gửi thông tin bí mật và nhạy cảm, bạn nên tránh sử dụng mạng công cộng và sử dụng các phương pháp mã hóa.

Nói chung, luôn luôn tốt để thông báo cho khách hàng hoặc bất kỳ người nhận thông tin liên lạc nào rằng có những rủi ro liên quan đến giao tiếp bằng văn bản và điện tử và các cuộc họp cá nhân là phương pháp tốt nhất.

Tổ chức của chúng tôi đã áp dụng các biện pháp để duy trì bảo mật dữ liệu trong việc sử dụng công nghệ máy tính.

E-mail

Để đọc phần đầu tiên của bài học này, vui lòng theo liên kết dưới đây:

Giao dịch với khách hàng bằng văn bản hoặc điện tử - Phần 1

Tôi hy vọng rằng bạn thấy thông tin trong trung tâm này hữu ích. Đây là hoàn toàn chỉ cho mục đích tham khảo. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc muốn chia sẻ kinh nghiệm của bạn, hãy làm như vậy trong phần bình luận bên dưới.

Tất cả tốt nhất!