Cách trả lời quảng cáo tuyển dụng qua email

Tạo ấn tượng tốt tại một cuộc phỏng vấn xin việc bắt đầu từ thời điểm bạn gửi email đến nhà tuyển dụng.

Khi bạn đang tìm kiếm một công việc, việc tạo ấn tượng tích cực đầu tiên với nhà tuyển dụng tiềm năng bắt đầu từ thời điểm bạn trả lời tin tuyển dụng, qua điện thoại, thư hoặc email. Khi trả lời công việc qua email, hãy làm theo các mẹo đơn giản sau để tạo ấn tượng tốt và cải thiện cơ hội được gọi phỏng vấn.

Email là cách nhanh nhất để gửi một bản sơ yếu lý lịch phản hồi cho một tin tuyển dụng. Và do đó, các nhà tuyển dụng có thể nhận được hàng trăm đơn xin việc trong vòng vài giờ sau khi quảng cáo tuyển dụng tại công ty của họ.

Là một người tìm việc, bạn cần đảm bảo rằng email của bạn được gắn cờ để được mở ngay lập tức. Tin tốt là một chút lịch sự và thông thường là tất cả những gì cần thiết để gửi thông điệp của bạn lên đầu danh sách 'sắp được mở đầu' của nhà tuyển dụng tiềm năng.

Đứng ra khỏi đám đông

Nếu bạn trả lời tin tuyển dụng qua email, bạn phải làm cho đơn xin việc của mình trở nên nổi bật. Email là cách nhanh nhất để gửi sơ yếu lý lịch phản hồi cho một tin tuyển dụng. Và do đó, các nhà tuyển dụng có thể nhận được hàng trăm đơn đăng ký trong vòng vài giờ sau khi quảng cáo tuyển dụng tại công ty của họ.

Ngoài một bản sơ yếu lý lịch được thiết kế hoàn hảo và một lá thư xin việc được viết tốt không có lỗi chính tả, cách bạn định dạng email sẽ ảnh hưởng đến quyết định của nhà tuyển dụng tiềm năng gọi bạn đến phỏng vấn.

Dưới đây là một số mẹo để tạo ấn tượng tốt ngay khi bạn nhấn 'gửi'.

Một trong những cách tốt nhất để gửi một thông điệp email rõ ràng để phản hồi lại một quảng cáo tuyển dụng là ghi lại những điểm chính bạn muốn thực hiện trước khi bắt đầu nhập.

Đừng vô tình gửi một email chưa hoàn thành

Tránh vô tình nhấn gửi quá sớm! Trước khi bắt đầu viết email phản hồi cơ hội việc làm, hãy đảm bảo rằng bạn đang ở chế độ soạn thảo. Một trong những điều tồi tệ nhất mà bạn có thể làm khi trả lời một công việc là gửi nhầm người hoặc gửi đi trước khi bạn soạn xong tin nhắn. Để tránh lỗi email đáng xấu hổ này, đừng điền địa chỉ của người nhận vào cho đến khi bạn hoàn toàn chắc chắn rằng email ở dạng đỉnh. Luôn soạn một email nháp trước nếu bạn thực sự muốn gửi một thông điệp bắt mắt, không có lỗi đến nhà tuyển dụng tương lai.

Gửi email khi đang bị phân tâm không phải là một ý kiến hay, đặc biệt nếu bạn đang trả lời một công việc.

Sử dụng đúng tài khoản email

Chọn tài khoản email của bạn một cách khôn ngoan. Nếu bạn gửi sơ yếu lý lịch của mình bằng địa chỉ email mà bạn cũng sử dụng để đăng nhập vào các tài khoản mạng xã hội, bạn có nguy cơ nhà tuyển dụng tiềm năng tìm ra thông tin về bạn mà bạn có thể muốn giữ kín.

Nhiều trang mạng xã hội cho phép mọi người tìm kiếm “bạn bè” bằng cách quét các địa chỉ liên hệ email của họ và sau đó kéo lên các hồ sơ đính kèm với email đó. Hồ sơ Facebook của bạn, tweet của bạn trên Twitter, trang Instagram và nhiều tài khoản mạng xã hội khác đều có thể được định vị bằng địa chỉ email của bạn, ngay cả khi bạn sử dụng bí danh trên các tài khoản đó.

Tạo một email tìm việc mà bạn chỉ sử dụng cho các mục đích liên quan đến việc làm. Bằng cách đó, bạn sẽ tạo ranh giới rõ ràng giữa tài khoản trực tuyến cá nhân và tài khoản chuyên nghiệp của mình.

Người nhận đơn xin việc của bạn sẽ có rất nhiều email đến để sắp xếp. Giúp công việc của cô ấy dễ dàng hơn bằng cách viết một dòng tiêu đề rõ ràng, một địa chỉ email nghe có vẻ chuyên nghiệp và dán nhãn chính xác cho các tệp đính kèm của bạn.

Làm rõ tên của bạn

Đặt tên hiển thị email của bạn để hiển thị tên đầy đủ của bạn. Tên nào hiển thị bên cạnh địa chỉ email của bạn trong Hộp thư đến của người nhận?

Đó có phải là tên đầy đủ của bạn, tên viết tắt, biệt hiệu hoặc bí danh được tạo thành từ các chữ cái và số? Có lẽ tên của bạn hoàn toàn không hiển thị và tên người gửi mặc định chỉ hiển thị địa chỉ email của bạn. Nếu bạn xuất hiện dưới dạng [email protected] hoặc một số tên khó hiểu khác, bạn có nguy cơ bị xóa email.

Kiểm tra cài đặt của bạn để đảm bảo rằng tên bên cạnh email của bạn rõ ràng và đầy đủ. Tốt nhất, tên hiển thị email của bạn phải khớp với tên ở đầu lý lịch của bạn.

Lợi ích bổ sung của việc hiển thị tên người gửi rõ ràng là thông tin liên hệ của bạn sẽ được trình phân loại danh bạ tự động của người nhận lưu trữ đúng cách.

Email đầu tiên của bạn giống như cái bắt tay đầu tiên tại một cuộc phỏng vấn xin việc. Nó nói lên rất nhiều điều về bạn.

Đừng nhảy xung quanh chủ đề

Giữ cho dòng tiêu đề của bạn rõ ràng và đi vào trọng tâm. Dòng tiêu đề email của bạn phải rõ ràng, có thẩm quyền và xác thực. Người nhận sẽ có thể biết ngay thông điệp của bạn là gì.

Nếu tin tuyển dụng yêu cầu bạn trích dẫn một số công việc cụ thể, hãy đưa số đó vào dòng tiêu đề, sau đó là tên đầy đủ của bạn.
Giữ cho dòng tiêu đề của bạn ngắn gọn để nó hiển thị đầy đủ trong khung xem trước của nhà tuyển dụng.
Tránh sử dụng các cụm từ sáo rỗng làm giảm giá trị thông điệp của bạn, chẳng hạn như “Chỉ là một ghi chú” hoặc “Xin chào!”
Bao gồm các từ khóa trong dòng chủ đề của bạn phù hợp với nội dung thông điệp của bạn; điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng sắp xếp thư của bạn và tìm lại sau bằng tính năng tìm kiếm.

Gắn nhãn rõ ràng cho các tệp đính kèm của bạn. Cách bạn gắn nhãn các tệp đính kèm của mình là một phần thông tin khác giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng quét thư của bạn và quyết định xem có nên mở thư hay không. Đừng lãng phí thời gian của nhà tuyển dụng tương lai bằng cách bắt họ đổi tên tệp đính kèm của bạn để sau này họ có thể tìm thấy chúng trên ổ cứng.

Các tệp đính kèm của bạn nên có tên tệp hợp lý phù hợp với lý lịch của bạn với công việc bạn đang ứng tuyển. Nếu bạn gắn nhãn tệp đính kèm của mình là 'Résumé' hoặc 'Résumé Final' hoặc tệ hơn là 'Résumé cho công ty ABC' và bạn đang gửi nó cho Công ty XYZ, bạn gần như đảm bảo rằng đơn đăng ký của bạn sẽ bị bỏ qua. Nếu bạn không có thời gian để gắn nhãn các tệp đính kèm của mình một cách chính xác thì bạn có thời gian để làm gì?

Viết phần giới thiệu ngắn gọn, bắt mắt trong phần nội dung email của bạn. Nhiều người sử dụng ngăn xem trước trong các chương trình email của họ để xác định các thư cần được mở ngay lập tức.

Cũng giống như dòng chủ đề xác định mục đích của email, một vài dòng đầu tiên của email phải hấp dẫn và ngắn gọn. Nếu bạn đã viết một dòng tiêu đề rõ ràng cho thấy bạn quan tâm đến công việc, tại sao lại lặp lại cảm xúc như vậy trong vài dòng đầu tiên của email?

Bằng cách viết một phần giới thiệu hấp dẫn và thuyết phục cho email của bạn, bạn sẽ nổi bật so với tất cả những ứng viên khác sử dụng những câu cũ rích như "Vui lòng tìm bản lý lịch và thư xin việc đính kèm của tôi" hoặc "Vui lòng xem xét lý lịch của tôi…." ngăn xem trước là bất động sản email có giá trị. Tối đa hóa sức mạnh của từng từ trong phần giới thiệu của bạn.

Sau khi phân tích 250.000 email, một công ty quản lý email có tên là Boomerang đã phát hiện ra rằng việc mắc lỗi trong dòng tiêu đề email có thể khiến cơ hội mở thư giảm 5%.

Chú ý đến những chi tiết nhỏ sẽ giúp đơn xin việc của bạn nổi bật.

Tạo / sử dụng chữ ký chuẩn bao gồm tên, số điện thoại và siêu liên kết tới trang web chuyên nghiệp hoặc hồ sơ LinkedIn của bạn.

Tránh gắn thẻ email của bạn là 'Tầm quan trọng cao.' Nếu bạn đã xác định rõ mục đích của email trong dòng tiêu đề, việc gắn cờ ứng dụng của bạn là "Quan trọng cao" là không cần thiết và hơi khó chịu. Tránh sử dụng mánh lới quảng cáo để mở email của bạn. Sự rõ ràng và chuyên nghiệp là tất cả những gì thực sự cần thiết để đơn xin việc của bạn lọt vào mắt xanh của nhà tuyển dụng tương lai.

Luôn cập nhật phần mềm chống vi-rút của bạn. Không gì có thể khiến nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn khó chịu hơn việc nhận được lỗi từ email của bạn.

Bắt đầu một email mới cho mỗi đơn xin việc mới. Không chỉ chuyển tiếp một email mà bạn đã gửi cho người khác.

Không gửi ứng dụng của bạn cho nhiều nhà tuyển dụng bằng cách sử dụng tính năng Bcc hoặc sao chép carbon mù (còn được gọi là gửi đơn đến "danh sách người nhận không được tiết lộ). Nó có thể bị bộ lọc email của người nhận gắn cờ là SPAM.

Không sử dụng TẤT CẢ CHỮ HOA trong email của bạn. Nó tương đương với việc la hét trên mạng và rất khó đọc. Nó cũng cho thấy rằng bạn là một người đánh máy lười biếng.

Không sử dụng biểu tượng cảm xúc hoặc mặt cười.

Không sử dụng các phông chữ lạ mắt trong email của bạn. Bám sát các phông chữ tiêu chuẩn (chẳng hạn như Ariel và Times New Roman) để văn bản của bạn hiển thị đúng trong hộp thư của người nhận. Một số phông chữ ưa thích không dịch tốt trên các chương trình email.

Kiểm tra kích thước tệp của bạn trước khi gửi. Nó có nhỏ gọn đến mức có thể để vừa với Hộp thư đến của người nhận không? Bạn không muốn tệp của mình chiếm dung lượng hộp thư của người nhận. Loại bỏ mọi hình ảnh, đồ họa không cần thiết hoặc các mảnh vụn khác khiến kích thước tệp của bạn khó sử dụng.
Biểu tượng cảm xúc và biểu tượng cảm xúc không có vị trí trong một email gửi đến nhà tuyển dụng tương lai. Lưu những thứ dễ thương vào email cho bạn bè và gia đình của bạn.

Đừng bao giờ viết bất cứ điều gì trong email mà bạn không muốn chia sẻ với hàng trăm người khác. Không có gì đảm bảo rằng một khi bạn nhấn gửi, email của bạn sẽ không đến tay kẻ xấu.

Tránh các trục trặc kỹ thuật gây bối rối

Trước khi bạn nhấn "gửi", hãy kiểm tra dung lượng Hộp thư đến của chương trình email của bạn. Đảm bảo rằng tài khoản email mà nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn sẽ trả lời sẽ thực sự có thể nhận được email của họ. Xóa mọi thư cũ hoặc không mong muốn để InBox của bạn có nhiều chỗ trong đó. Một trong những điều tồi tệ nhất có thể xảy ra khi bạn sử dụng email để trả lời tin tuyển dụng là nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn nhận được thông báo rằng hộp thư của bạn đã đầy và tin nhắn của họ không gửi được. Nếu nhà tuyển dụng phải theo dõi một tin nhắn khác hoặc đợi cho đến khi hộp thư của bạn trống, họ có thể chuyển sang ứng viên tiếp theo và đưa đơn của bạn vào tệp vòng tròn (tức là máy hủy).

Đó là tất cả về sự cân nhắc

Tóm lại, tất cả chỉ là quan tâm đến thời gian của nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn. Hãy tưởng tượng bạn trong đôi giày của nhà tuyển dụng tương lai của bạn, đối mặt với hàng trăm đơn xin việc. Tuyển dụng, phỏng vấn và thuê nhân viên mới là một công việc tốn nhiều thời gian.

Bằng cách suy nghĩ về những hạn chế về thời gian của các nhà tuyển dụng tiềm năng và sắp xếp thông điệp của bạn rõ ràng từ trên xuống, bạn sẽ tăng đáng kể cơ hội đơn xin việc của bạn sẽ được mở và xử lý kịp thời.