Nvq cấp 3: sử dụng hệ thống nhật ký (mục đích, loại và hơn thế nữa)

Xem xét việc sử dụng các hệ thống nhật ký trong quản trị kinh doanh, bao gồm các loại nhật ký có sẵn, thông tin cần có và cách lưu trữ các mục nhập một cách an toàn.

Ảnh của Viktor Talashuk trên Unsplash

Giới thiệu về Đơn vị này

Đây là bài học tùy chọn Nhóm B ở Cấp độ 2 với tổng cộng 3 tín chỉ. Sau khi hoàn thành đơn vị này, ứng viên sẽ có kiến ​​thức tốt về mục đích của các hệ thống nhật ký, cách sử dụng chúng và tại sao phải sử dụng chúng. Họ sẽ biết những thông tin cần thiết để duy trì một cuốn nhật ký và lý do, và họ sẽ biết cách ghi nhật ký một cách rõ ràng và chính xác và tại sao.

Ứng viên sẽ biết mục đích của những thay đổi và cách sắp xếp thứ tự ưu tiên và truyền đạt chúng, cùng với việc hiểu được sự cần thiết phải truyền đạt chúng. Các ứng cử viên cũng sẽ biết cách báo cáo và giải quyết bất kỳ vấn đề nào trong các mục nhật ký và cách lưu trữ chúng một cách an toàn, vì chúng có thể chứa thông tin nhạy cảm và bí mật. Chia sẻ nhật ký cũng được đề cập, bao gồm các mức độ chia sẻ, quyền của mỗi người đối với nhật ký và cách giữ bí mật và các cuộc hẹn riêng tư với tất cả người dùng.

Tôi cũng đã bao gồm một tuyên bố cá nhân.

1.1 Mục đích của việc sử dụng hệ thống nhật ký là gì?

Thời gian rất quan trọng và nó có thể được sử dụng một cách rất hiệu quả bằng cách duy trì một hệ thống nhật ký. Do đó, lập kế hoạch và tổ chức hiệu quả thời gian của chính bạn và của người khác là một trong những hoạt động quan trọng nhất mà bạn có thể tham gia.

Nhật ký là một trong những nguồn chính trong văn phòng, nếu không có nó, không ai trong chúng ta có thể biết mình nên ở đâu hoặc nên làm gì vào bất kỳ thời điểm nào.

Nhật ký có thể được duy trì thủ công hoặc điện tử.

1.2 Mô tả các loại hệ thống nhật ký.

Hệ thống nhật ký về cơ bản có thể được chia thành hai loại:

Hệ thống thủ công

Loại hệ thống nhật ký thủ công phổ biến nhất được sử dụng trong văn phòng

là cuốn sổ đóng bìa trong đó các cuộc hẹn được ghi lại.

Đây có thể là:

• Một ngày mỗi trang
• Hai ngày mỗi trang
• Một tuần để xem
• Hai tuần để xem

Khi chọn loại nhật ký thủ công thích hợp nhất để sử dụng, bạn sẽ cần xem xét có bao nhiêu mục mà bạn có thể thực hiện trong một ngày bất kỳ.

Một giải pháp thay thế cho sách đóng gáy là hệ thống lá rời, thường được gọi là trình quản lý thời gian. Điều này có ưu điểm là phần nhật ký liên tục. Các trang mới chỉ được thêm vào khi năm tháng trôi qua, vì vậy không cần phải lấy nhật ký mới vào cuối mỗi năm.

Một hệ thống thủ công khác, hoàn toàn khác, là bảng kế hoạch tường. Đây thường là các biểu đồ nhiều lớp có khoảng trống mỗi ngày bao gồm cả năm.

Hệ thống điện tử

Nhật ký điện tử có thể được duy trì trên máy tính cá nhân, máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc thiết bị tổ chức điện tử. Chúng có một số lợi thế so với các hệ thống thủ công:

• Làm nổi bật xung đột tiềm ẩn giữa các cuộc hẹn
• Chỉ vào các sự kiện thông thường một lần
• Ít giấy được sử dụng hơn.
• Mật khẩu bảo vệ.
• Nhiều quyền truy cập có sẵn.
• Trên màn hình nhắc nhở về các cuộc hẹn.
• Khả năng tương thích cơ sở dữ liệu.
• Liên hệ điện tử.

Điều quan trọng là phải kiểm tra ảnh hưởng của những thay đổi được thực hiện đối với các mục nhập.

123rf.com

1.3 Tại sao bạn nên lấy thông tin liên quan về các mục nhật ký được yêu cầu và các thay đổi?

Các yêu cầu thay đổi có thể là tương đối nhỏ, nhưng có thể có tác động trực tiếp và có thể có những tác động lớn. Việc trì hoãn cuộc hẹn có thể khiến người tham dự cuộc họp đến muộn hoặc thậm chí không thể tham dự các cuộc họp khác được sắp xếp vào sau trong ngày. Do đó, điều quan trọng là phải kiểm tra các tác động mà một thay đổi được yêu cầu sẽ có trước khi đồng ý với nó.

Tất cả các thông tin liên quan phải được thu thập vì bạn phải đảm bảo rằng mọi người tham gia cuộc họp hoặc bất kỳ cuộc hẹn nào đều thuận tiện và được cung cấp tất cả các chi tiết, để không có sai sót ở bất kỳ thời điểm nào.

2.1 Những thông tin cần thiết để ghi nhật ký?

Các thông tin như thời gian, thời lượng, ngày tháng, địa điểm, người tham dự, chủ tọa, khách tham quan được yêu cầu ghi nhật ký.

2.2 / 3 Tại sao bạn nên ưu tiên các yêu cầu và bạn làm điều đó như thế nào?

Điều cần thiết là bạn phải ưu tiên các hành động mà bạn cần thực hiện trong trường hợp nhận được một số yêu cầu hoặc thay đổi thỏa thuận cùng một lúc. Rõ ràng những thay đổi có lẽ nên được xử lý tốt nhất theo thứ tự thời gian. Ngoài ra, tất cả mọi người tham gia cuộc họp phải được liên hệ và đảm bảo rằng nó thuận tiện cho mọi người trước khi các yêu cầu hoặc thay đổi được xác nhận. Những thay đổi ảnh hưởng đến cuộc hẹn vào ngày mà bạn nhận được những thay đổi, sẽ cần phải xử lý, trước khi thay đổi cuộc hẹn hoặc cuộc họp trong tương lai.

Một ví dụ về phần mềm nhật ký.

2.4 Tại sao bạn nên cố gắng cân bằng nhu cầu của tất cả những người có liên quan?

Mỗi người tham gia vào cuộc hẹn hoặc cuộc họp phải có đủ thời gian để lập kế hoạch, đi lại và cho các nhu cầu khác để cuộc họp diễn ra suôn sẻ mà không gặp bất kỳ trở ngại nào cho bất kỳ ai. Để một cuộc họp thành công, tất cả những người có liên quan phải có mặt và có đủ thời gian chuẩn bị.

2.5 Tại sao bạn nên thông báo các thay đổi cho những người bị ảnh hưởng?

Các thay đổi phải được thông báo đúng giờ và nếu bạn chịu trách nhiệm về nhật ký của người khác, điều quan trọng là bạn phải thông báo bất kỳ thay đổi nào cho họ vào thời điểm thích hợp để giúp họ chuẩn bị cho bất kỳ cuộc họp hoặc chuyến du lịch nào liên quan. Điều quan trọng là dành đủ thời gian trong ngày để họ giải quyết các công việc thường ngày và đủ thời gian di chuyển giữa các cuộc hẹn nếu cần thiết.

Những người khác bị ảnh hưởng bởi những thay đổi cũng sẽ có các cuộc hẹn khác trong nhật ký của họ. Điều quan trọng là bạn không tạo cho họ ấn tượng rằng những thay đổi đang được thực hiện một cách nhẹ nhàng hoặc ngược lại, vì điều gì đó quan trọng hơn đã xuất hiện.

Hệ thống nhật ký điện tử có thể tự động thông báo các thay đổi cho những người liên quan có hệ thống được nối mạng với bạn, nhưng bạn sẽ cần liên hệ với bất kỳ ai khác bị ảnh hưởng. Tùy thuộc vào khoảng thời gian liên quan, việc này có thể được thực hiện qua điện thoại, e-mail, fax, thư hoặc bằng lời nói.

Một ví dụ về nhật ký thủ công.

getentosystemurial.com

2.6 Tại sao bạn nên cập nhật hệ thống nhật ký?

Luôn cập nhật nhật ký khi các thay đổi đã được thống nhất là vô cùng quan trọng. Bạn phải đảm bảo rằng bạn đã xóa mọi cuộc hẹn bị hủy. Thật khó chịu và xấu hổ khi đến một cuộc hẹn mà chỉ được thông báo rằng nó đã bị hủy, cũng như lãng phí thời gian.

Một cuốn nhật ký không được cập nhật hoàn toàn sẽ có đủ loại nhầm lẫn. Nó sẽ khiến mọi người mất tự tin và trở nên lãng phí thời gian.

Có thể có các câu hỏi về bảo mật và bí mật liên quan khi thông báo các sửa đổi đối với các thỏa thuận. Có thể có các cuộc đàm phán đang diễn ra có thể ảnh hưởng đến tương lai của tổ chức. Nếu bạn biết những điều này là kết quả của việc sắp xếp các cuộc họp, điều quan trọng là bạn không cung cấp thông tin này.

Hiệu quả của toàn tổ chức có thể được cho là phụ thuộc vào việc duy trì đúng các hệ thống nhật ký đang được sử dụng. Mặc dù nhìn bề ngoài thì có vẻ là một vai trò rất nhỏ, nhưng sẽ rất khó khăn nếu mỗi nhân viên phải nhớ họ đã có những cuộc hẹn nào và họ phải ở đâu vào bất kỳ thời điểm nào.

2.7 Mô tả các dạng vấn đề khác nhau có thể xảy ra khi có yêu cầu mới và giải pháp cho những vấn đề này.

Các yêu cầu mới trên hệ thống nhật ký có thể được thực hiện cho một cuộc họp hoặc một cuộc hẹn hoặc đặt phòng hoặc thay đổi đặt phòng hiện tại. Các yêu cầu phụ thuộc vào các vai trò mà người giữ nhật ký có liên quan. Khi các yêu cầu được đưa ra, người yêu cầu có thể đã hoặc chưa xem qua hệ thống nhật ký để biết các vị trí trống hoặc thời gian rảnh, và điều này có thể là do họ không có quyền truy cập vào thông tin cần thiết. Khi yêu cầu mới được thực hiện, các sự cố sau có thể xảy ra

• Hàm ý đối với các yêu cầu hiện có - những yêu cầu này có thể dựa trên các yếu tố sau như chồng chéo và trùng lặp
• Chồng chéo nhiều yêu cầu - cần chú ý để các yêu cầu không chồng chéo lên nhau vì chúng có thể tạo ra hỗn loạn và ngăn mọi người tham gia các cuộc họp hoặc cuộc hẹn.
• Đặt phòng trùng lặp hoặc trùng lặp - một lỗi phổ biến xảy ra khi nhật ký được xử lý bởi nhiều người và giao tiếp kém
• Không giao tiếp yêu cầu hoặc thay đổi yêu cầu - giao tiếp kém làm hỏng toàn bộ hệ thống
• Không xác nhận yêu cầu - yêu cầu cần được xác nhận, nếu không người ta sẽ không chắc chắn liệu yêu cầu có được tiếp tục hay không. Đôi khi điều này dẫn đến các vị trí còn trống, khiến những người cần chờ đợi
• Không ghi lại các yêu cầu - điều này sẽ hiển thị là trống khi thực sự có một yêu cầu
• Ưu tiên các yêu cầu - yêu cầu lên lịch lại các yêu cầu khi có một số yêu cầu có mức độ ưu tiên cao / khẩn cấp / khẩn cấp
• Cập nhật các yêu cầu - để tránh thông tin sai lệch và thông tin sai lệch
• Bảo vệ dữ liệu
• Bảo vệ

Các giải pháp

Các giải pháp cho những vấn đề này là:

• Có kiến ​​thức sâu rộng về hệ thống nhật ký, cách sử dụng, cách lập kế hoạch và điều phối các yêu cầu tránh trùng lặp và chồng chéo
• Kiến thức về cách thu thập thông tin liên quan về một yêu cầu và các loại thông tin cần thiết
• Ưu tiên các yêu cầu theo nhu cầu và mức độ khẩn cấp và ghi lại chúng theo định dạng chính xác và cũng cấp quyền truy cập cho nhân viên được yêu cầu
• Giao tiếp là một khía cạnh quan trọng khác, nếu không được sử dụng sẽ làm thất bại hoạt động của tổ chức
• Cập nhật tránh thất vọng và sai sót theo nhiều cách
• Tuân thủ các chính sách và thủ tục của tổ chức liên quan đến bảo vệ và bảo mật dữ liệu.
• Sử dụng hệ thống tệp đã ghi nhật ký, để không ai có thể truy cập tệp mà nó không được đăng nhập trên hệ thống

Chia sẻ lịch của bạn

2.8 Giải thích mục đích của việc tuân theo các quy trình bảo mật và bí mật khi sử dụng hệ thống nhật ký.

Một cuốn nhật ký có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Một cuốn sổ các cuộc hẹn cá nhân hoặc bí mật, các cuộc hẹn họp, thảo luận và các thông tin khác vào nhật ký của họ. Cũng có thể có các mục liên quan đến thông tin bí mật của người khác nhạy cảm và cá nhân. Vì vậy, mỗi mục nhật ký phải có các cài đặt như "riêng tư" cho thông tin cá nhân và đảm bảo rằng chỉ những người thích hợp mới thấy bất kỳ mục nào được thực hiện, nếu không sẽ có vi phạm tính bảo mật. Chúng tôi không muốn ai đó xem thông tin bí mật của chúng tôi hoặc của bất kỳ ai khác. Ví dụ như một cuộc hẹn khám sức khỏe nghề nghiệp, một cuộc đánh giá chính thức, một cuộc họp kỷ luật, cuộc họp phục hồi chức năng hoặc bảo vệ, vv… Vì vậy, quyền truy cập thông tin của mọi người phải được duy trì và giám sát.

Khi nói đến các vấn đề bảo mật, nếu lịch hoặc nhật ký không được bảo vệ, thì bất kỳ ai cũng sẽ có quyền truy cập vào thông tin trong nhật ký và thậm chí họ có thể chỉnh sửa hoặc xóa thông tin quan trọng. Khi mọi người được cấp quyền truy cập vào lịch, họ được cấp một số cấp độ nhất định khi xem xét quyền truy cập và quyền chỉnh sửa. Ngoài ra, nhật ký chỉ nên mở cho những người yêu cầu thông tin cụ thể đó và đóng lại với những người khác.

Vì vậy, để tổ chức hoặc bộ phận hoạt động và hoạt động tốt, cần phải tuân thủ các quy trình bảo mật và quy trình bảo mật.

Chúc may mắn với các nghiên cứu của bạn

Tôi hy vọng điều này có ích cho bạn. Xin đừng ngần ngại để lại ý kiến ​​hoặc phản hồi của bạn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu trợ giúp và tư vấn, xin vui lòng liên hệ với tôi. Cảm ơn bạn.