Mục lục:
Cho dù đó là sơn xây dựng, mái nhà, bê tông, hay bất kỳ dự án sửa chữa và thay thế nào, chúng đều bắt đầu ở cùng một nơi — quy trình đấu thầu. Điều này có vẻ giống như một nhiệm vụ của Herculean, nhưng đây là một số gợi ý để hỗ trợ trong nhiệm vụ.
Trước khi bắt đầu mời thầu, mục tiêu đầu tiên là quyết định phạm vi công việc sẽ thực hiện. Khoản chi có yêu cầu sửa chữa hoặc thay thế không? Nó là toàn bộ thành phần hay chỉ một phần? Có thể hoàn thành công việc theo từng giai đoạn không? Tiến trình công việc cần hoàn thành là gì? Khi các quyết định này đạt được, điểm tiếp theo là tập hợp một tờ thông số kỹ thuật hoặc một biểu mẫu liệt kê các chi tiết chính xác về những gì hiệp hội cần thực hiện cho dự án. (Mặc dù một số dự án sẽ khá đơn giản, hiệp hội có thể cần hỗ trợ thêm để hoàn thành bảng thông số kỹ thuật.) chính xác, vì liên quan đến công việc và vật liệu.
Ở giai đoạn này, Hồ sơ mời thầu được chuẩn bị. Đây là một bức thư chi tiết được gửi đến các nhà cung cấp yêu cầu một đề xuất cho công việc được thực hiện. Tốt nhất bạn nên gửi nó cho càng nhiều nhà cung cấp càng tốt, để có thể xử lý tốt mức trung bình của phạm vi thị trường cũng như loại bỏ các điểm cực đoan ở mỗi đầu của phổ. Cũng có khả năng là một số công ty có thể không phản hồi, vì vậy việc thực hiện một số lượng lớn công ty sẽ không khiến hiệp hội bó tay trước các lựa chọn. Các nhà thầu nên được nhắm mục tiêu là những người thực hiện nhiều dự án thương mại hơn, vì họ sẽ có khả năng thực hiện tốt hơn các nghĩa vụ hiện có.
Những gì nên Bao gồm trong Thư mời Đấu thầu:
- Tờ Thông số phải được đính kèm dưới dạng một biểu mẫu riêng cho bức thư.
- Phạm vi Công việc nên được viết ra trong thư.
- Các mức bảo hiểm Workman's Comp mà hiệp hội đang tìm kiếm họ để thực hiện.
- Yêu cầu bằng chứng về bất kỳ giấy phép nào mà nhà thầu bắt buộc phải có. Kiểm tra với quận và tiểu bang để biết những gì là bắt buộc.
- Một Trái phiếu Hiệu suất, nếu cần thiết. Mặc dù không phải là yêu cầu phổ biến, nhưng hãy kiểm tra tài liệu của bạn trước đó để xem điều này có cần thiết hay không.
Khi giá thầu đến, hãy xem chi tiết cụ thể. Kiểm tra các bảo hành cho cả nhân công và vật liệu. Nếu chi phí có tuổi thọ dự kiến là 20 năm, bảo hành một năm sẽ không đủ. Xem lại để xem liệu có bất kỳ nhà thầu phụ nào mà nhà cung cấp sẽ làm việc cùng không. Kiểm tra với họ để đảm bảo bảo hành và lao động của họ đầy đủ. Kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các thông số kỹ thuật được cung cấp đều có trong giá thầu. Nếu có thêm bất cứ điều gì, hãy đặt câu hỏi tại sao và đừng ngại đưa ra ý kiến thứ hai. Bắt buộc nhất, hãy xem lại các điều khoản thanh toán. Đây là những điều khoản mà hiệp hội nên nhấn mạnh:
- Tiền gửi trả trước không được nhiều hơn 5-10%. Các vấn đề kinh doanh và quản lý tiền của nhà cung cấp không phải là gánh nặng của hiệp hội. Hội đồng quản trị có trách nhiệm quản lý quỹ của chủ nhà một cách hợp lý.
- Luôn giữ lại 10-15% thanh toán của tất cả các giai đoạn cho đến khi công việc vượt qua sự kiểm tra để đạt được sự hài lòng của hội đồng quản trị và, nếu có liên quan, ban quản lý. Điều này sẽ bảo tồn quỹ sẽ hỗ trợ hiệp hội nếu nhà thầu bỏ đi, và một người khác phải được đưa đến để hoàn thành dự án, cũng như sửa chữa công việc trước đó.
- Chỉ thực hiện thanh toán sau khi hoàn thành danh sách đục lỗ. Việc thanh toán theo lời của nhà thầu rằng một giai đoạn hoặc toàn bộ dự án đã hoàn thành khiến họ không có động lực sau khi thực tế để sửa chữa bất cứ điều gì được phát hiện là không đạt tiêu chuẩn.
Cuối cùng, trước khi hợp đồng được ký kết, hãy dành thời gian để luật sư của hiệp hội kiểm tra. Người viết bất kỳ hợp đồng nào sẽ soạn thảo nó có lợi cho họ. Một luật sư thành thạo trong việc xem xét hợp đồng sẽ có thể đưa ra những điểm đáng chú ý của hội đồng về tranh chấp có thể gây khó khăn cho cộng đồng. Vâng, nó sẽ tốn tiền để làm xong. Nhưng một vài trăm đô la cho công ty luật có thể tiết kiệm cho hiệp hội mười, nếu không phải là hàng trăm ngàn đô la sau này.
© 2018 Kristen Willms