Bài 2: tổ chức lữ hành và lưu trú trong kinh doanh

Lưu ý: Thông tin này là để giúp bạn có được Văn bằng cấp 2 về Quản trị và Kinh doanh. Vui lòng không sao chép.

Các loại cuộc họp khác nhau

Các loại cuộc họp phụ thuộc vào quy mô của một tổ chức, các vấn đề cần được thảo luận và số lượng người có thể sẽ tham dự.

Một cuộc họp đứng chính xác như âm thanh của nó: một cuộc họp đứng lên. Các cuộc họp này thường được tổ chức hàng ngày bởi người quản lý trong thời gian ngắn. Chúng thường được sử dụng khi người quản lý phải thông báo cho nhân viên về những thay đổi hoặc nhiệm vụ đơn giản cần bắt đầu và hoàn thành.
Một hội nghị là một cuộc họp lên kế hoạch đánh giá cao và có tổ chức, và các hội nghị được bao la dựa trên thảo luận và ý kiến. Họ được chủ tọa tổ chức để thảo luận về một hoặc một số chủ đề và thường có sự tham gia đông đảo của những người khác nhau trong tổ chức. Đôi khi các cuộc gọi hội nghị diễn ra. Chúng có thể liên quan đến một hoặc nhiều người.
Một bài thuyết trình là một cuộc họp được tổ chức để thông báo cho người lao động về những thay đổi thói quen, quy tắc và thủ tục. Việc lập kế hoạch cho một bài thuyết trình thường rất tốn thời gian vì điều quan trọng là tất cả thông tin phải chính xác và chi tiết. Trong một bài thuyết trình thường có một hoặc hai người trình bày và những người tham dự thường có cơ hội thảo luận về bất kỳ câu hỏi nào khi kết thúc.
Cuộc họp chuyên đề là cuộc họp được tổ chức để thảo luận về một chủ đề riêng lẻ.
Các cuộc họp khẩn cấp được tổ chức đột ngột, thường không có nhiều kế hoạch và thông báo trước. Chúng thường liên quan đến các cuộc thảo luận về một cuộc khủng hoảng nội bộ hoặc bên ngoài tổ chức. Một cuộc họp khẩn cấp sẽ cần phải có sự tham gia của tất cả các thành viên trong nhóm, điều này có thể gây gián đoạn công việc trong ngày, nhưng nó rất quan trọng. Một chương trình không cần thiết cho cuộc họp khẩn cấp do thông báo ngắn; tuy nhiên, vẫn nên ghi lại biên bản trong hoặc sau cuộc họp.

Hỗ trợ quản trị cho các cuộc họp

Điều quan trọng là hỗ trợ hành chính được cung cấp cho các cuộc họp. Trước khi tổ chức cuộc họp, cần lập danh sách tất cả những người tham dự và thu thập thông tin ngắn gọn về mục đích của cuộc họp. Khi mọi người bước vào cuộc họp, điều quan trọng là ai đó phải ghi chú xem ai sẽ đến.

Luôn luôn phải có một người kiểm tra một phút; đây là những người ghi lại các cuộc thảo luận và thỏa thuận diễn ra trong cuộc họp, cho phép mọi người tham khảo lại chúng. Khi mọi người bước vào khu vực tổ chức cuộc họp, điều quan trọng là ai đó phải viết ra tên của những người ở đó để phòng trường hợp cuộc họp thứ hai cần được tổ chức với cùng những người tham dự. Ngoài ra, điều này cho phép người quản lý, v.v. biết ai đã được giao các mục tiêu mới hoặc ai nhận thức được các kết quả mới.

Hỗ trợ hành chính cũng cần thiết trong khi lập kế hoạch và tổ chức cuộc họp (tham khảo câu hỏi 3 để biết họ giúp gì).

Tổ chức các cuộc họp

Khi tổ chức một cuộc họp, hãy cân nhắc mục đích của cuộc họp và ai sẽ là 'người đứng đầu' cuộc họp. Nên sắp xếp thời gian thích hợp để cuộc họp không mâu thuẫn với bất kỳ cuộc hẹn quan trọng nào của những người tham gia cuộc họp. Thời lượng của cuộc họp nên được lên kế hoạch cũng như danh sách những người sẽ tham dự và nên chọn một địa điểm thích hợp (địa điểm mà tất cả những người tham dự cũng có thể đến được). Một chương trình nghị sự nên được tạo ra; đây là danh sách các mục phác thảo các chủ đề sẽ được thảo luận tại cuộc họp.

Nếu cần cung cấp bất kỳ đồ uống giải khát nào, nên cân nhắc số lượng và tùy thuộc vào mức độ xa / gần của cuộc họp, đồ uống giải khát nên được mua và bảo quản đúng cách. Chế độ ăn kiêng đặc biệt cần được xem xét.

Tiếp cận người khuyết tật nên được xem xét để hỗ trợ người tham dự. Nếu cần thiết, địa điểm của cuộc họp nên được kiểm tra để đảm bảo nó phù hợp cho người đi xe lăn, v.v… Có thể thuê hoặc mời thông dịch viên ngôn ngữ ký hiệu tham dự để giúp giao tiếp.

Nhà trọ kinh doanh

Khi đi công tác, khu vực này có thể là địa phương hoặc quốc tế. Điều quan trọng là tất cả các lựa chọn du lịch khác nhau phải được nghiên cứu trước khi đặt phòng để so sánh mức độ phù hợp và độ tin cậy cũng như các loại hình lưu trú khác nhau.

Các lựa chọn di chuyển khác nhau: Xe hơi, taxi, xe buýt, xe khách, xe lửa, thuyền / phà, máy bay
Các loại hình lưu trú: Khách sạn, giường và bữa sáng.

Điều rất quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh là xác nhận các hướng dẫn và yêu cầu đối với việc đi công tác và lưu trú. Khi sắp xếp việc đi công tác với chỗ ở, quá trình lập kế hoạch là rất quan trọng. Số lượng người đi du lịch và ngân sách sẽ cần được khám phá để tiến tới quá trình lập kế hoạch.

Trước hết nên biết các loại hình du lịch công tác; chuyến đi sẽ là địa phương hay quốc tế? Khi vị trí được xác nhận, nên cân nhắc kỹ lưỡng để chọn chỗ ở.

Các khách sạn thường cung cấp ba bữa ăn vuông mỗi ngày (có thể bao gồm một bữa trưa đóng hộp) nhưng có thể khá đắt. Tuy nhiên, họ cung cấp cho du khách nhiều tiện ích khác nhau bao gồm các phòng công cộng trong khách sạn và cũng có thể cung cấp Wi-Fi miễn phí giúp nhân viên kinh doanh luôn cập nhật các công việc của họ khi ở trong phòng của họ và giúp họ giao tiếp với đồng nghiệp.
Bed and Breakfasts luôn cung cấp bữa sáng vào buổi sáng, đã bao gồm trong chi phí lưu trú của ai đó. Cơ sở vật chất ở một số nhà nghỉ chỉ phục vụ bữa sáng còn hạn chế, điều này không nên quá lo lắng vì khi đi công tác, người lao động sẽ không thường xuyên ở trong phòng được phân bổ của họ.

Đặt vé du lịch

Khi đặt vé du lịch, điều quan trọng là phải nghiên cứu thêm. Nếu khách sạn / nhà nghỉ chỉ phục vụ bữa sáng có thời gian giới nghiêm để đặt phòng, điều quan trọng là nhân viên kinh doanh phải đến đó trước đó. Trong một số trường hợp, việc đi lại vào ngày hôm trước để ổn định một căn phòng và thư giãn cho đến khi công việc bắt đầu sẽ dễ dàng hơn. Các khoản chi sẽ cần được kiểm tra cẩn thận để chi phí nằm trong ngân sách.

Nên đặt trước vé đi lại và khách sạn / phòng ngủ và ăn sáng để tránh thất vọng và căng thẳng. Trong một số trường hợp, người đi công tác có thể được cung cấp một số tiền nhất định để mua thực phẩm, đi lại bằng xe buýt hoặc taxi và cung cấp cho các nhu cầu khác.

Khi lập xong kế hoạch, tất cả các nhân viên tham gia đi công tác cần được cung cấp thông tin chi tiết về việc đi lại và ăn ở để họ có thể chuẩn bị và biết chính xác những gì họ đang làm.

Điều quan trọng là phải lưu giữ hồ sơ về việc đi công tác và chỗ ở để theo dõi dòng tiền và lợi nhuận của công ty vì tiền được sử dụng cho chuyến công tác thường được đặt vào ngân sách. Nếu thông tin chi tiết về việc đi lại và ăn ở được lưu giữ, chẳng hạn như chi phí bao nhiêu tiền và mức độ phù hợp của chúng, hồ sơ có thể được nhắc lại trong tương lai để tiết kiệm tiền và / hoặc tìm chỗ ở tốt hơn.

Việc lưu giữ hồ sơ cũng rất hữu ích vì nó cho phép thông báo cho nhân viên về những thay đổi có thể xảy ra trong chuyến đi của họ.

Các loại thiết bị văn phòng

Văn phòng phẩm: Văn phòng phẩm chủ yếu được sử dụng trong văn phòng. Ví dụ về văn phòng phẩm: Bút, bút chì, kim bấm, kẹp giấy, ghi chú sau khi dán, thước kẻ.

Hệ thống an ninh: Tại nơi làm việc của tôi, tất cả các cửa văn phòng đều được đóng và có khóa mã hóa. Điều này nhằm đảm bảo rằng công chúng và những người không được phép không thể truy cập vào hồ sơ bệnh nhân cũng như tiền mặt nhỏ. Ngoài ra còn có camera quan sát trong lễ tân và bên ngoài tòa nhà để đảm bảo an toàn cho cả khách hàng bên trong và bên ngoài. Tất cả các máy tính của nhân viên đều có một nút 'hoảng sợ' đặc biệt, khi được nhấn, nó sẽ bật lên như một cảnh báo trên các máy tính của nhân viên khác. Điều này cảnh báo họ rằng bạn đang gặp nạn và chính sách của chúng tôi là nếu điều này xảy ra trong khi chúng tôi không tiếp xúc với bệnh nhân, chúng tôi phải đến gặp nhân viên đã kích hoạt nút hoảng sợ để xem có vấn đề gì không.

Máy tính: Máy tính là một trong những thiết bị chính được sử dụng trong văn phòng. Chúng chứa các phần mềm khác nhau, ví dụ như Microsoft word, cho phép các thành viên của nhân viên tạo ra các chữ cái, v.v… Máy tính thường được kết nối với internet cho phép giao tiếp và nghiên cứu trực tuyến. Phần mềm diệt vi rút đặc biệt nên được cài đặt trên tất cả các máy tính để sử dụng an toàn khi sử dụng internet. Điều quan trọng nữa là tất cả công việc phải được sao lưu để tránh mất việc. Hầu hết phần mềm trên máy tính có thể được mã hóa bằng mật khẩu để chỉ cho phép truy cập được phép và để bảo vệ tính bí mật.

Máy in / Máy photocopy: Máy photocopy được sử dụng để sao chép các tài liệu trên giấy. Việc có các bản sao thông tin luôn hữu ích, đặc biệt nếu nó liên quan đến khách hàng.

Máy quét: Máy quét được kết nối với máy tính và được sử dụng để chuyển một thứ gì đó từ giấy vào máy tính. Công việc của tôi ở nơi làm việc là sử dụng máy quét để đưa các ghi chú của bệnh nhân và thư bệnh viện lên hệ thống để phân bổ.

Bàn và Ghế: Hầu hết nhân viên trong một tổ chức văn phòng được chỉ định làm việc riêng cho bàn của họ. Trong một số tổ chức nhân viên 'bàn nóng'. Điều này có nghĩa là họ không có khu vực riêng của họ, họ chỉ lấy bất cứ nơi nào có sẵn.

Máy Fax: Máy fax được sử dụng để sao chép tài liệu cho một doanh nghiệp bên ngoài. Mỗi máy fax có một số riêng, giống như số điện thoại, giúp các doanh nghiệp khác có thể chuyển tiếp thông tin cho bạn ngay lập tức.

Máy đóng gói: Máy đóng gói được sử dụng để cân và 'in' trên phong bì (thư / bưu kiện) để chúng có thể được dán lên. Tín dụng được mua và nhập vào máy để thanh toán chi phí tem có thể được thay đổi thành loại 1 hoặc loại 2. (tham khảo phần 12 để biết thêm thông tin về máy đóng khung)

Máy ép màng: Giấy hoặc thẻ được đưa vào máy ép màng, sau đó được 'niêm phong' trong một lớp bọc nhựa để bảo vệ chúng khỏi bị nước làm hỏng và rách. Tài liệu thường được ép lại nếu chúng được trưng bày, ví dụ như áp phích hoặc hướng dẫn.

Điện thoại cố định: Điện thoại gần như luôn được sử dụng trong văn phòng. Chúng có thể được sử dụng để cung cấp / nhận cuộc gọi bên ngoài cũng như nội bộ. Trong nơi làm việc của tôi, điện thoại được sử dụng để liên lạc với các nhân viên khác và được sử dụng để gọi cho các doanh nghiệp y tế và bệnh nhân khác. Chúng tôi cũng nhận được các cuộc gọi đến từ những bệnh nhân có thể có thắc mắc hoặc muốn đặt lịch hẹn. Mỗi điện thoại cũng có một 'hộp thư' để những người gọi đến có thể để lại tin nhắn nếu bạn không thể trả lời. Chúng cũng có thể được đưa vào cài đặt 'không làm phiền'.

Tủ hồ sơ: Tủ đựng hồ sơ dùng để sắp xếp và lưu trữ tài liệu. Chúng thường có nhiều ngăn kéo và các phần có thể được dán nhãn để giúp tổ chức. Trong nơi làm việc của tôi, chúng tôi có tủ đựng hồ sơ đặc biệt cho dữ liệu cá nhân của bệnh nhân được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái theo họ và có thể được khóa. Một ưu điểm của nhiều loại trong số này là chúng có khả năng chống cháy nên thông tin quan trọng sẽ không bị phá hủy nếu xảy ra hỏa hoạn.

Máy hủy tài liệu: Máy hủy tài liệu có thể được sử dụng trong văn phòng để hủy thông tin cá nhân và bí mật về một nhân viên khác hoặc khách hàng / bệnh nhân. Điều này là để đảm bảo rằng không có người không được phép có thể lấy được thông tin. Đạo luật Bảo vệ Dữ liệu quy định rằng thông tin cá nhân nên được 'lưu giữ trong thời gian không quá mức cần thiết'. Tại nơi làm việc của tôi, chúng tôi cắt nhỏ bất kỳ thông tin bí mật nào không còn cần thiết.

Két sắt: Két sắt là một thiết bị 'quan trọng' đối với văn phòng nếu việc cất giữ tiền diễn ra. Két sắt sẽ cất giữ tiền một cách an toàn và chỉ những người được ủy quyền mới biết cách truy cập bằng chìa khóa hoặc mã. (Các) chìa khóa két sắt cũng nên được cất giữ ở nơi an toàn để tránh bị mất hoặc trộm cắp.

Sử dụng thiết bị văn phòng

Khi lựa chọn thiết bị văn phòng để hoàn thành một nhiệm vụ, cần phải xem xét nhiệm vụ đó yêu cầu bạn làm gì. Nếu phải viết thư, bạn có thể chọn sử dụng Microsoft Word trên máy tính và sau đó sử dụng máy in. (Xem xét các nguồn sẵn có: có thể không có đủ giấy để in.)

Điều quan trọng nữa là phải xem xét lượng thời gian bạn có để hoàn thành một nhiệm vụ. Ví dụ: nếu bạn được yêu cầu vẽ biểu đồ, sẽ mất nhiều thời gian hơn để vẽ biểu đồ tự do hơn là sử dụng phần mềm trên máy tính.

Nếu nhiệm vụ liên quan đến việc cung cấp thông tin cho người khác, thì việc này có cần được thực hiện nhanh chóng hay tốc độ không quan trọng lắm? Gửi fax và sử dụng liên lạc qua điện thoại gần như ngay lập tức trong khi việc gửi thư điện tử phụ thuộc vào thời gian ai đó truy cập và đọc nó.

Chi phí và chất lượng cũng sẽ cần được xem xét khi thực hiện một nhiệm vụ. Một số thiết bị văn phòng có thể tạo ra các tài liệu chất lượng cao hơn nhưng với chi phí cao, điều này sẽ cần được lên kế hoạch cẩn thận.

Giảm chất thải

Điều quan trọng là phải giữ ở mức tối thiểu chất thải trong môi trường làm việc vì hiệu suất sẽ hiệu quả hơn và khách hàng / bệnh nhân sẽ cảm thấy thoải mái hơn. Đào tạo đúng cách cần được cung cấp cho tất cả nhân viên bao gồm cách xác định và giảm thiểu lãng phí.

Việc sử dụng e-mail giúp giảm lãng phí giấy tờ vì biên bản cuộc họp, bản tin, v.v. có thể được gửi đến e-mail của nhân viên thay vì được gửi trên giấy.
Nếu nhân viên đang sử dụng máy in, họ chỉ nên in số lượng trang mà họ cần và nếu có thể, hãy in hai mặt chúng. Điều này cũng có thể áp dụng khi sử dụng máy photocopy.
'Chất thải điện' cũng rất quan trọng để giảm: hóa đơn sẽ thấp hơn và tòa nhà và môi trường sẽ kinh tế hơn. Khi ngày làm việc kết thúc, tất cả các đèn cũng như máy tính và các bộ phận của chúng (máy quét, máy in, máy photocopy) phải được tắt. Hệ thống sưởi trung tâm hoặc điều hòa không khí chỉ nên được sử dụng nếu cần thiết.

Hệ thống Nhật ký

Bản cứng, hoặc hệ thống nhật ký thủ công, thường ở dạng sách đóng gáy hoặc đóng gáy. Chúng có nhiều định dạng ngày / tháng khác nhau nên cần phải cân nhắc xem có bao nhiêu mục nhập vào nhật ký trước khi chọn. Nhược điểm của hệ thống này là khả năng thất thoát và sử dụng giấy. Không gian có thể bị giới hạn trong một cuốn nhật ký bị ràng buộc có thể dẫn đến các mục nhập không rõ ràng. Điều này có thể dẫn đến việc các mục nhập bị đọc sai. Trong tổ chức của tôi có một hoặc nhiều bảng kế hoạch treo tường trong mỗi phòng duy trì của nhân viên được cập nhật thường xuyên. Chúng hữu ích vì chúng luôn ở trong tầm mắt. Đó là quyết định cá nhân về việc chúng ta có sử dụng nhật ký 'kiểu sách' hay không.

Hệ thống nhật ký điện tử có thể được tạo trên máy tính, điện thoại hoặc thiết bị điện tử. Trên máy tính, bạn có thể sử dụng nhiều chương trình khác nhau để tạo hệ thống nhật ký, vì vậy tùy vào sở thích cá nhân. Nếu hệ thống nhật ký là điện tử thì luôn có khả năng mã hóa mật khẩu để đảm bảo chỉ những người có quyền truy cập mới có thể xem và chỉnh sửa chúng.

Lợi ích của Hệ thống Nhật ký

Sử dụng hệ thống nhật ký cho phép bạn lập kế hoạch và sắp xếp thời gian của chính mình cũng như những người khác một cách hiệu quả. Nếu các thành viên khác của nhân viên có thể truy cập hệ thống nhật ký, điều này sẽ cho họ biết tình trạng sẵn sàng chung của bạn cho các cuộc họp, ngày đào tạo và tại nơi làm việc của tôi khi họ đến ngày quản trị. Hệ thống nhật ký giúp lập kế hoạch cho các cuộc họp và sự kiện vì bạn sẽ có thể đảm bảo rằng không có gì trùng lặp với chúng.

Khi đặt mua tài nguyên, bạn nên ghi nhật ký về những gì đã được đặt, khi nào và số lượng của những gì đã được đặt. Điều này giúp người quản lý và người đứng đầu tiền mặt theo dõi tần suất sử dụng hết tài nguyên và có thể giúp giải quyết các vấn đề nhằm giảm lãng phí tài nguyên.

Điều quan trọng là bao gồm ngày và giờ trong hệ thống nhật ký. Những điều này nên được theo dõi với tên nếu cần thiết và thông tin về cuộc hẹn hoặc sự kiện được ghi chú. Hệ thống nhật ký phải luôn chính xác và chính xác và phải chứa mọi chi tiết cần thiết.

Ví dụ về một hệ thống đang được sử dụng

Có được thông tin chính xác khi ghi nhật ký là rất quan trọng. Tại nơi làm việc của tôi, chúng tôi sử dụng một phần mềm có tên là 'SystmOne'. Điều này chứa một loại hệ thống nhật ký điện tử để đặt lịch hẹn và tư vấn qua điện thoại. Điều quan trọng là thông tin về điều này là chính xác để tránh xung đột cuộc hẹn, giúp bảo vệ bệnh nhân, đảm bảo bệnh nhân được nhập chính xác và để bác sĩ hoặc nhân viên kê đơn biết một bản tóm tắt nhỏ về các triệu chứng / nhu cầu của bệnh nhân.

Chúng tôi cũng có tùy chọn giữ hệ thống nhật ký của riêng mình để nhập ngày họp nhóm và ngày đào tạo. Theo dõi những ngày này giúp chúng tôi có thời gian rảnh rỗi. Tham dự các cuộc họp và ngày đào tạo giúp chúng tôi giao tiếp với các đồng nghiệp khác, cải thiện bất kỳ vấn đề nào chúng tôi có thể gặp phải trong cuộc phẫu thuật và giúp chúng tôi mở rộng kiến thức của mình.