Ưu điểm và nhược điểm của kaizen là gì?

Phương pháp Kaizen thúc đẩy việc giải quyết vấn đề tại nơi làm việc, nhưng nó cũng có thể có một số nhược điểm.

rawpixel

Kaizen Thúc đẩy Phương pháp Tiếp cận Định hướng Mục tiêu để Cải thiện Quy trình

Kaizen thúc đẩy giải quyết vấn đề. Không giống như nhiều kiểu tổ chức cố gắng thúc đẩy mọi người, chẳng hạn như các buổi trao quyền và khẩu hiệu chất lượng, nó thực sự tạo ra sự khác biệt.

Kaizen tập trung vào những chiến thắng nhanh chóng. Một lợi ích của Kaizen so với các phương pháp cải tiến quy trình khác là thực tế là nó khuyến khích bạn đạt được tiến bộ đối với các mục tiêu, vì đây là một phương pháp cải tiến liên tục. Làm theo nó một thời gian rồi bỏ là trái với nguyên tắc cải tiến liên tục. Tuy nhiên, sự chuyển đổi trọng tâm từ chất lượng cao hơn sang hoạt động gọn gàng hơn và quay lại có thể xảy ra.

Khi liên quan đến mọi người ở tất cả các cấp, Kaizen cho phép các ý tưởng cải tiến quy trình nổi lên khi chúng bị các nhà quản lý tuyến đầu phớt lờ. Tuy nhiên, nếu nhà quản lý áp đặt các thay đổi và nhân viên nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là khiến họ làm việc chăm chỉ hơn, bạn sẽ bị đẩy lùi. Điều này đặc biệt đúng nếu quy trình Kaizen bổ sung các thủ tục giấy tờ, ghi dữ liệu và các bước hoạt động bổ sung trong khi ban lãnh đạo đang mong đợi cùng một chu kỳ thời gian từ nhân viên.

Việc xen kẽ giữa các phương pháp luận “tinh gọn” và cải tiến chất lượng dưới sự bảo trợ của Kaizen cho phép bạn đạt được tiến bộ trong mọi lĩnh vực mà không có sự phức tạp và nguy cơ thất bại cao hơn xảy ra khi bạn cố gắng kết hợp cả hai phương pháp với nhau trong một dự án, một vấn đề thường thấy với Lean Sáu Sigma.

Đào tạo có thể là một bất lợi chính

Phương pháp Kaizen đào tạo mọi người theo khái niệm Lean hay Kaizen đưa mọi người ra khỏi công việc hàng ngày của họ và không phải tất cả họ đều sẽ sử dụng nó. Kaizen dành cho những cải tiến nhanh chóng không cung cấp đủ thời gian để đào tạo mọi người về Kaizen.

Nếu bạn yêu cầu các sự kiện Kaizen mà không cho mọi người thời gian để thực hiện, điều đó có thể sẽ không xảy ra. Những chiến thắng nhỏ có thể không phải là điều bạn cần để tạo ra sự khác biệt nhất khi nói đến thông lượng hoặc chất lượng, và sự tối ưu cục bộ không có nghĩa là toàn bộ hệ thống được tối ưu hóa.

Khi bạn gắn Kaizen với các chỉ số hiệu suất chính (KPI), bạn sẽ nhận được các dự án tập trung vào các KPI đó nhưng không tập trung vào những thay đổi sâu và rộng giúp cải thiện đáng kể tổ chức trong dài hạn. Hãy cẩn thận rằng các phương pháp “Lean” và Kaizen của bạn không đòi hỏi mọi người phải làm nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn. Thay vào đó, chỉ tăng kỳ vọng của bạn về đầu ra nếu bạn đã thực sự loại bỏ các chuyển động, bước và hành động khỏi tiêu chuẩn công việc của họ. Bạn muốn chắc chắn rằng bạn không thêm quá nhiều căng thẳng vào môi trường làm việc.

Có xu hướng sử dụng các thuật ngữ tiếng Nhật cho Kaizen từ Hệ thống sản xuất Toyota khi các thuật ngữ tiếng Anh hoạt động tốt và yêu cầu ít học hơn. Sử dụng các thuật ngữ tiếng Anh không có nghĩa là thiếu tôn trọng, vì toàn bộ hệ thống được phát triển bởi William Deming dựa trên chu trình kế hoạch-làm-học-điều chỉnh (Shewhart).

Kaizen đơn giản là một phương pháp cải tiến quy trình lặp đi lặp lại khác.

Bởi Wayiran (Tác phẩm riêng), qua Wikimedia Commons

Các vấn đề mà công ty của bạn có thể gặp phải khi sử dụng phương pháp này

Nếu một nhóm thực sự tuân theo phương pháp Kaizen, nó sẽ cải thiện bộ phận đó nhưng sẽ gặp nguy hiểm khi các bộ phận khác không tham gia. Những thay đổi về tổ chức thường lớn hơn những gì các nhóm Kaizen nhỏ hơn có thể xử lý.

Như với bất kỳ phương pháp DMAIC nào, quá nhiều nhóm không dành đủ thời gian để theo dõi quá trình sau những thay đổi — thay vào đó, họ nhảy vào “vòng lặp” tiếp theo của chu trình cải tiến quy trình liên tục. Điều này có nghĩa là các hoạt động của bạn có thể chuyển sang các quy trình cũ, kém hiệu quả hơn trong khi bạn đang thực hiện nhiều thay đổi hơn.

Có quá nhiều nhà lãnh đạo Kaizen cho rằng sự phản kháng của nhân viên là do con người không khoan dung thay vì thực tế là mọi người miễn cưỡng áp dụng một phương pháp cải tiến quy trình khác. Điều này đặc biệt đúng khi ai đó đến và nói "chúng ta cần áp dụng Kaizen giống như công ty X", bỏ qua thực tế rằng các phương pháp Lean rất giống với Kaizen. Những người chuyển từ Lean Six Sigma sang Kaizen không nhận ra rằng họ đang loại bỏ Six Sigma khỏi hoạt động Lean Six Sigma của họ. Điều này đúng gấp đôi nếu bạn gọi thẳng phương pháp cải tiến quy trình mới là “Lean Kaizen”.

Nếu bạn triển khai Kaizen trên sàn cửa hàng hoặc trong các hoạt động đối mặt với khách hàng nhưng lại bỏ qua quản lý và văn phòng hỗ trợ, bạn sẽ không thấy những lợi ích mà nó có thể tạo ra.

Hỏi và Đáp

Câu hỏi: Nhược điểm của Kaizen là gì?

Trả lời: Bạn phải đào tạo mọi người để thực hiện nó. Các dự án nhỏ tạo ra sự khác biệt lớn theo thời gian, nhưng có thể là chưa đủ nếu bạn cần cắt giảm đáng kể chi phí hoặc cải thiện chất lượng ngay bây giờ. Nó không đủ tốt cho những thay đổi lớn cần thiết, chẳng hạn như khi một doanh nghiệp cần tự đổi mới từ sản xuất sang trở thành nhà cung cấp dịch vụ.

Câu hỏi: Hạn chế của Kaizen là gì?

Trả lời: Có thể thấy những cải tiến hạn chế về chất lượng, mặc dù bạn có thể thực hiện những thay đổi mang tính hệ thống cụ thể để cải thiện chất lượng. Một khi một hệ thống tinh gọn và hiệu quả, bạn không thể làm được gì nhiều hơn. Các hoạt động linh hoạt như cửa hàng việc làm / cửa hàng máy móc hoặc tổ chức đóng gói / đóng gói lại có thể tìm cách làm cho mỗi trạm sạch sẽ, hiệu quả và được bảo trì tốt nhất có thể nhưng Kaizen có xu hướng hoạt động tốt nhất trong dây chuyền lắp ráp và cung cấp dịch vụ thông thường.

Nếu bạn muốn đạt được hiệu suất tốt nhất, ban lãnh đạo phải sẵn sàng đào tạo và trao quyền cho mọi người. Không phải tất cả sẽ làm điều đó. Và trong một doanh nghiệp có doanh thu cao hoặc một doanh nghiệp dựa vào nhiều lao động hàng ngày, điều đó không thực tế.

Câu hỏi: Hạn chế của kaizen trong lĩnh vực sản xuất là gì?

Trả lời: Nó có thể giảm dần lợi nhuận khá nhanh, đặc biệt nếu bạn chỉ tập trung vào việc giảm lãng phí hoặc cắt giảm chi phí và không xem xét các ý tưởng để cải thiện chất lượng và an toàn.

Kaizen yêu cầu giao tiếp cởi mở và hỗ trợ đầy đủ ở tất cả các cấp, và điều đó có thể không xảy ra ở bất kỳ công ty nào. Ví dụ: tôi đã làm việc trong các doanh nghiệp nơi những mẹo đơn giản tốt nhất để cải thiện chất lượng và sản xuất đến từ những người làm việc ở tầng cửa hàng, nhưng ban quản lý chưa bao giờ hỏi họ. Thay vào đó, họ đã mời các chuyên gia tư vấn để xây dựng nhóm hoặc thay đổi cơ sở hạ tầng chung chung.

Kaizen cung cấp cho bạn những cải tiến gia tăng, nhưng bạn phải sử dụng một phương pháp khác là bạn cần phải thay đổi mọi thứ một cách đáng kể. Ví dụ: Kaizen có thể dẫn đến một phiên bản nhanh hơn, rẻ hơn của quy trình hiện tại của bạn. Nó sẽ không phát minh ra một công nghệ hoàn toàn mới hoặc chuyển đổi doanh nghiệp từ nhà sản xuất thành nhà cung cấp dịch vụ.

© 2017 Tamara Wilhite