10 kỹ năng và chiến lược quản lý thời gian cần thiết

Học các kỹ năng và chiến lược để làm thế nào để quản lý tốt thời gian của bạn là rất quan trọng để sống cuộc sống mà bạn thực sự muốn sống.

Dù nhìn theo cách nào, mỗi người chúng ta đều có 24 giờ giống nhau mỗi ngày. Điều này không phân biệt chủng tộc, cấp bậc, trí thông minh hoặc số dư tài khoản ngân hàng của chúng ta. 24 giờ giống nhau đối với tất cả mọi người.

Có thể nói nhiều điều liên quan đến những người thành công, nhưng có một điểm chung là họ luôn cẩn trọng với cách sử dụng thời gian của mình. Tất cả chúng ta đều có 24 giờ như nhau, vì vậy có lý do rằng sự khác biệt quan trọng nằm ở cách chúng ta sử dụng thời gian của mình một cách khôn ngoan .

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến một số cách mà bạn có thể trở nên hiệu quả hơn nhiều bằng cách quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả.

10 kỹ năng và chiến lược quan trọng để quản lý thời gian

1. Đánh giá tình hình hiện tại
2. Duy trì một lịch trình
3. Ưu tiên nhiệm vụ của bạn
4. Đặt giới hạn cho những gì bạn dự kiến ​​sẽ làm
5. Loại bỏ mọi phiền nhiễu
6. Kiểm soát suy nghĩ của bạn
7. Theo sát kế hoạch
8. Tìm địa điểm và thời gian thuận tiện nhất của bạn
9. Kết hợp các nhiệm vụ tương tự với nhau
10. Trở nên có tổ chức

1. Đánh giá tình hình hiện tại

Để bắt đầu, bạn cần dừng lại và kiểm tra xem gần đây bạn đã sử dụng thời gian như thế nào. Đây là bản tự đánh giá cá nhân sẽ cung cấp cho bạn bức tranh chính xác về cách bạn sử dụng nguồn tài nguyên không thể thay thế này.

Bạn có thể nhận thấy rằng ngày của bạn dường như trôi qua khá nhanh. Trước khi bạn biết điều đó, 24 giờ đã trôi qua và bạn khó có thể đạt được những gì bạn đã đặt ra. Nếu vậy, bạn cần bắt đầu ghi lại các hoạt động hàng ngày của mình.

Khi bạn xác định được các hoạt động chiếm thời gian của mình, bạn sẽ có thể tách biệt và tập trung vào những hoạt động mang lại nhiều lợi nhuận nhất. Hãy ngồi xuống và tính toán xem bạn dành bao nhiêu thời gian cho mỗi công việc ngay từ khi thức dậy.

Vậy làm cách nào để theo dõi thời gian của bạn? Có những ứng dụng hữu ích mà bạn có thể tải xuống để giúp bạn theo dõi thời gian của mình mỗi ngày. Để biết thêm thông tin, hãy xem danh sách 10 ứng dụng theo dõi thời gian tốt nhất năm 2020 này.

Thiết lập và duy trì lịch trình giúp bạn chia các dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, có thể hành động — theo cách đó, chúng không quá đáng sợ và dễ hoàn thành hơn.

2. Duy trì một lịch trình

Chuẩn bị một mẫu đơn giản mà bạn có thể điền vào các công việc cần phải làm cho mỗi ngày cụ thể. Danh sách việc cần làm này cần được chia thành các danh mục: hoạt động cá nhân, hoạt động gia đình, hoạt động kinh doanh, v.v.

Cần chia nhỏ các dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, có thể hành động được để chúng không quá đáng sợ và dễ hoàn thành hơn.

3. Ưu tiên các công việc của bạn

Nếu bạn cảm thấy mình luôn phải làm nhiều việc hơn số giờ có trong ngày, thì bạn cần phải sắp xếp thứ tự ưu tiên. Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên sẽ giúp bạn dành thời gian cho những vấn đề quan trọng nhất trong cuộc sống của mình.

Tại đây, bạn có thể thực hiện một số thử nghiệm cho đến khi tìm được cách sắp xếp phù hợp nhất với mình. Với phần mềm xử lý tài liệu, bạn có thể sử dụng mã màu để phân biệt các danh mục theo thứ tự ưu tiên của chúng.

Ngoài ra, bạn có thể chỉ cần gắn nhãn chúng là các hoạt động A, B và C, với A là nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu, B là nhiệm vụ ưu tiên vừa phải và C là nhiệm vụ có mức ưu tiên thấp nhất.

Khi xác định cách ưu tiên các nhiệm vụ, bạn cần tự hỏi mình những câu hỏi sau:

• Những công việc nào cần thực hiện trong ngày hôm nay?
• Những công việc nào có thể được lên lịch lại?
• Những nhiệm vụ nào có thể được ủy quyền?
• Nhiệm vụ nào là trọng tâm đối với mục tiêu cá nhân của tôi?
• Những nhiệm vụ nào có thể được loại bỏ?

4. Đặt giới hạn cho những gì bạn dự kiến ​​sẽ làm

Nhận ra rằng bạn không cần phải đồng ý với mọi thứ hoặc yêu cầu của mọi người. Học cách nói không. Nếu danh sách việc cần làm của bạn quá dài, rất có thể có những việc mà bạn đang dành thời gian không thể thiếu.

Trở nên kiên định trong quyết tâm của bạn và thiết lập ranh giới rõ ràng trong cuộc sống của bạn. Trước khi bạn đồng ý hoặc đồng ý với điều gì đó, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:

• Tôi có thực sự đủ năng lực và thời gian để giải quyết việc này không?
• Nó có mang lại lợi nhuận không?
• Nó có phù hợp với các ưu tiên, sứ mệnh và mục tiêu của tôi không?
• Cái giá phải trả của việc không làm nhiệm vụ này là bao nhiêu?

5. Loại bỏ mọi phiền nhiễu

Hôm nay bạn quay ở đâu cũng có những kẻ hút thời gian. Mất tập trung rất nhiều. Hãy dừng lại và xem xét một chút về những điều bất ngờ xảy ra trong cuộc sống hàng ngày của bạn ngoài kế hoạch và tiêu tốn thời gian của bạn.

Đó có thể là bất cứ thứ gì khác nhau, từ email và tin nhắn văn bản trên điện thoại của bạn cho đến những cuộc gặp gỡ xã hội ngoài kế hoạch. Bạn có thể chống lại xu hướng này bằng cách đảm bảo rằng bạn tắt email khi làm việc. Nếu một thành viên trong gia đình hoặc bạn bè gọi cho bạn, hãy lịch sự hỏi họ xem liệu bạn có thể gọi lại sau không.

Sự gián đoạn có thể gây gián đoạn khi bạn đang làm việc về quản lý thời gian, đặc biệt là khi những gián đoạn đó không khẩn cấp hoặc không quan trọng. Đây là nơi bạn cần thực hành kỷ luật gắn bó với một nhiệm vụ từ đầu đến cuối. Nếu có điều gì khác xuất hiện cần được xử lý, hãy ghi lại nó vào danh sách của bạn và tiếp tục làm việc với dự án hoặc nhiệm vụ hiện có.

6. Kiểm soát suy nghĩ của bạn

Tuy nhiên, không phải tất cả các phiền nhiễu đều là bên ngoài. Rất nhiều trong số đó là nội bộ và liên quan đến "đời sống tư tưởng" của chúng ta. Đôi khi có thể cảm thấy như tâm trí của bạn đang âm mưu chống lại bạn và phá hoại những nỗ lực của bạn.

Có thể bạn đang cố gắng tập trung hết sức vào một nhiệm vụ, nhưng rồi những suy nghĩ liên quan đến điều gì đó đã xảy ra trong quá khứ, hoặc một số tin tức khủng khiếp mà bạn mới nhận được, hoặc một cuộc trao đổi tình cảm mà bạn đã có với ai đó, len lỏi và khiến bạn chệch hướng khỏi mục tiêu của mình.

Một người trung bình có khoảng 70.000 suy nghĩ mỗi ngày. Nếu bạn chuẩn bị hoàn thành mọi việc trong đời, bạn sẽ cần phải quản lý tâm trí của mình. Bất cứ khi nào bạn thấy mình đang chìm trong một luồng suy nghĩ phân tán thay vì tập trung vào dự án của mình, hãy ngay lập tức dừng lại và tự hỏi bản thân:

Thực hành điều này và bạn sẽ nhận thấy rằng sẽ dễ dàng loại bỏ những suy nghĩ phân tâm và tập trung lại sự chú ý của bạn vào những gì thực sự quan trọng trong thời điểm hiện tại.

7. Bám sát kế hoạch

Điều này quan trọng đến mức nó cần một phần riêng. Khi bạn đã tạo ra chiến lược quản lý thời gian của mình, bạn cần phải trung thực với nó cho dù điều gì xảy ra.

Nhận ra rằng nhiều người không quan tâm đến việc quản lý thời gian của họ sẽ có những trường hợp khẩn cấp mà họ mong bạn phải giải quyết. Nói cách khác, mọi thứ đi sai trong cuộc sống của họ do họ quản lý kém về thời gian, sau đó họ quay lại và muốn bạn để khắc phục vấn đề.

Học cách phân biệt đâu là trường hợp khẩn cấp thực sự và đâu là trường hợp đơn giản khiến bạn lùi bước. Tự ấn định thời hạn cho các dự án mà bạn có trong danh sách và tự sắp xếp để đáp ứng các thời hạn đó. Khi bị sao lãng, hãy có hệ thống lọc để tránh lãng phí thời gian.

8. Tìm địa điểm và thời gian thuận tiện nhất cho bạn

Khi hoàn thành các hoạt động mà bạn đã lên kế hoạch trong ngày, hãy thực hiện những công việc đòi hỏi mức độ tư duy cao nhất vào thời điểm bạn tươi tỉnh nhất.

Bạn làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng hay bạn là một con cú đêm? Lên lịch kế hoạch sao cho bạn có thể giải quyết những công việc đòi hỏi khắt khe nhất khi bạn làm việc hiệu quả nhất.

Đảm bảo không gian bạn chỉ định cho công việc của mình không có sự lộn xộn và phiền nhiễu. Trong chừng mực có thể, thiết lập phải có cảm hứng thúc đẩy bạn tạo ra kết quả với thời gian của mình.

9. Kết hợp các nhiệm vụ tương tự với nhau

Xem lại danh sách mà bạn đã tạo. Nếu có những hoạt động có tính chất tương tự hoặc thuộc cùng một hạng mục phụ, hãy nhóm chúng lại với nhau và thực hiện chúng theo một trình tự.

Điều này thực sự sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn khi chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau trong các danh mục phụ và bạn sẽ có thể xử lý các hoạt động của mình nhanh hơn.

Khi bạn kết hợp các nhiệm vụ theo cách này, não của bạn sẽ thấy dễ dàng hơn trong việc điều hướng chúng. Theo thời gian, bạn sẽ bắt đầu điều chỉnh bản thân để làm việc có hệ thống, trái ngược với cách tiếp cận phân tán đối với cuộc sống rất phổ biến trong thời đại hiện đại của chúng ta.

10. Trở nên có tổ chức

Khi mọi thứ ở đúng vị trí của nó, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và có chỗ để tập trung vào công việc trước mắt. Tổ chức cá nhân thay đổi từ người này sang người khác, bởi vì chúng ta không giống nhau về cách chúng ta tiếp cận các tình huống.

Đây là lý do tại sao nhân viên trong một công ty có thể cảm thấy bị mắc kẹt và ngột ngạt đến mức phản tác dụng khi ban lãnh đạo thực hiện một quy trình tổ chức bao trùm quá cụ thể và không cho phép họ thiết lập nhịp điệu của riêng mình.

Vậy làm thế nào chúng ta có thể trở nên ngăn nắp trong cuộc sống cá nhân của mình?

Rất nhiều thời gian trong ngày của chúng ta được dành cho các hình thức giao tiếp khác nhau. Một cách để được tổ chức là sắp xếp danh sách điện thoại hoặc danh bạ của bạn thành các nhóm và gắn nhãn chúng theo cách bạn sử dụng, ví dụ: gia đình, người thân, bạn bè, đồng nghiệp, v.v.

Nhóm các email của bạn thành các danh mục và tạo các thư mục cho từng loại. Nếu bạn thường xuyên nhận được nhiều email từ một số nguồn nhất định, tốt nhất là bạn nên thiết lập quy tắc hộp thư đến để tự động chuyển tất cả các thư đó vào các thư mục có liên quan. Thay vì sử dụng nhiều lịch hoặc công cụ lập kế hoạch để theo dõi các cuộc hẹn làm việc, các sự kiện khác và cuộc họp, hãy lên lịch tất cả trong một.

Như đã nêu trước đây, hãy sắp xếp lại không gian làm việc của bạn để đảm bảo không có gì làm giảm sự tập trung của bạn. Tạo thói quen chuẩn bị mọi thứ bạn cần cho ngày hôm trước vào tối hôm trước trước khi nghỉ hưu.

Khi quản lý thời gian hợp lý, bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn với ít nỗ lực hơn. Đừng bao giờ để thời gian trôi qua. Thay vào đó, phụ trách và kiểm soát.

Trở nên chọn lọc trong cách bạn sử dụng thời gian. Dành sự tập trung của bạn cho các hoạt động phù hợp với tầm nhìn và mục tiêu của bạn.

Ban đầu sẽ không dễ dàng, nhưng bạn càng có thói quen theo dõi, đo lường và quản lý thời gian của mình, bạn sẽ bắt đầu thấy được những kết quả thành công trong cuộc sống của mình. Phần thưởng sẽ xứng đáng với những nỗ lực.