Mục lục:
- Bản ghi nhớ hướng dẫn là gì?
- Một số mẹo để hoàn thành bản ghi nhớ hướng dẫn
- Cấu trúc của bản ghi nhớ hướng dẫn của bạn
- Định dạng bản ghi nhớ
- Mở bản ghi nhớ
- Điểm hướng dẫn
- Động từ hoạt động
- Bản ghi nhớ hướng dẫn trên YouTube
Hầu hết các bản ghi nhớ kinh doanh là thông tin, và rất có thể nếu bạn đang viết một bản ghi nhớ này, bạn sẽ viết một bản ghi nhớ hướng dẫn. Dưới đây là một số gợi ý để viết loại bản ghi nhớ này.
Định dạng bản ghi nhớ
Bản ghi nhớ hướng dẫn là gì?
Bản ghi nhớ hướng dẫn là một hướng dẫn nhỏ về cách thực hiện cung cấp cho người đọc những hướng dẫn cơ bản về cách thực hiện một việc gì đó. Điều này có thể là một cái gì đó đơn giản như sử dụng máy photocopy, hoặc một cái gì đó phức tạp hơn như quy tắc ứng xử để hẹn hò trong văn phòng. Đó có thể là bản tóm tắt một số quy trình chính vừa được thực hiện, hoặc một số quy tắc, hướng dẫn về an ninh ngoài giờ.
Một số mẹo để hoàn thành bản ghi nhớ hướng dẫn
Hầu hết thông điệp của bạn sẽ tập trung vào các hướng dẫn hoặc nhiệm vụ mà bạn đang hướng dẫn người đọc. Vì thế:
- Chia hướng dẫn thành các bước nhỏ
- Liệt kê các bước theo thứ tự bạn muốn hoàn thành
- Sắp xếp các bước bằng cách sử dụng dấu đầu dòng hoặc số
- Bắt đầu mỗi bước với một động từ hành động.
Ở đó, tôi chỉ làm mẫu phần thịt của bản ghi nhớ hướng dẫn của bạn, bởi vì mỗi điểm trong số này đều bắt đầu bằng một động từ hành động.
Cấu trúc của bản ghi nhớ hướng dẫn của bạn
Bản ghi nhớ hướng dẫn của bạn sẽ có ba phần:
- Phần mở đầu (tại sao bạn lại viết cái này)
- Các hướng dẫn (được viết với các động từ hoạt động hoặc trong tâm trạng mệnh lệnh)
- Kết thúc: đây là lời nói suông kết thúc thông điệp trên một ghi chú thiện chí và yêu cầu bất kỳ phản hồi nào từ người đọc.
Định dạng bản ghi nhớ
Bản ghi nhớ của bạn, tất nhiên, phải ở định dạng bản ghi nhớ. Nếu bạn sử dụng MS Word, bạn có thể tìm thấy nhiều mẫu để giúp bạn thiết lập bản ghi nhớ của mình. Định dạng bản ghi nhớ thường có bốn thẻ:
- Tới: (Tên / chức vụ của người gửi)
- Từ: (Tên / chức vụ của bạn)
- Ngày: (Ngày hôm nay)
- Chủ đề: (Còn được gọi là re:)
Mở bản ghi nhớ
Mẫu của MS Word
Điểm hướng dẫn
Động từ hoạt động
Bản ghi nhớ hướng dẫn trên YouTube
Kiểm tra video bên dưới. Tất cả những điểm tôi đã làm đều ở đó. Tôi cũng đã bao gồm đầy đủ ví dụ ghi nhớ hướng dẫn.
© 2012 Rhonda Malomet