Mục lục:
- Nhập và kết hợp chính xác văn bản và thông tin khác trong các tài liệu xử lý văn bản
- 1.1 Xác định những loại thông tin cần thiết trong tài liệu
- 1.2 Sử dụng các kỹ thuật thích hợp để nhập văn bản và thông tin khác một cách chính xác và hiệu quả
- Nhập / Xóa văn bản, Lưu tệp - Word 2003
- 1.3 Chọn và sử dụng các mẫu thích hợp cho các mục đích khác nhau
- Tạo tài liệu mới dựa trên mẫu Microsoft Word 2003
- 1.4 Xác định thời điểm và cách thức kết hợp và hợp nhất thông tin từ phần mềm khác hoặc tài liệu khác
Nhấp vào Chèn - Tệp
- 1.7 Lưu trữ và truy xuất các tệp tài liệu và tệp mẫu một cách hiệu quả, phù hợp với các nguyên tắc và quy ước địa phương nếu có
- Xin vui lòng phản hồi:
Bộ xử lý văn bản Máy tính để bàn
Bởi LehmanUMN (Tác phẩm riêng), qua Wikimedia Commons
Không phải tất cả chúng ta, nhưng hầu hết đều sử dụng Microsoft Word để xử lý tài liệu trên máy tính tại nơi làm việc. Người ta cần biết cách sử dụng các công cụ cơ bản để định dạng một tài liệu và cũng phải hiểu cách sử dụng và lợi ích của việc sử dụng các mẫu và kiểu trong tài liệu.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét:
- Các loại thông tin khác nhau mà chúng ta cần để tạo tài liệu
- Các kỹ thuật cần sử dụng để nhập thông tin
- Việc sử dụng các kiểu và mẫu
- Cách kết hợp hoặc hợp nhất các tài liệu
- Các công cụ chỉnh sửa khác nhau
- Cách lưu trữ và truy xuất tài liệu hiệu quả
Bài viết này được viết để giúp các ứng viên đã hoặc đang theo đuổi Chứng chỉ NVQ Cấp 2 hoặc Cấp 3 về Kinh doanh và Quản trị hoặc CNTT. Đơn vị được đề cập là trình xử lý văn bản và các ứng viên là người sử dụng CNTT sẽ phải chứng minh kiến thức, hiểu biết và kỹ năng sử dụng một ứng dụng được thiết kế để tạo, chỉnh sửa và sản xuất các tài liệu dựa trên văn bản lớn ở cấp độ trung cấp.
Hầu hết các phần của đơn vị này phải được chứng minh bằng khả năng của ứng viên để chứng minh các kỹ năng ( ứng dụng thực tế ) mà họ có và các kỹ thuật mà họ áp dụng để sử dụng phần mềm. Điều này sẽ thông qua sự quan sát trực tiếp của người đánh giá và / hoặc thông qua một bài kiểm tra hoặc nhiệm vụ được đặt ra tại nơi làm việc của họ và / hoặc được chứng minh qua các tài liệu mà họ đã tạo.
Tôi đã cố gắng hết sức để phác thảo những kiến thức cơ bản mà một người nên có để sử dụng trình xử lý văn bản và đơn vị này đã được viết dựa trên ứng dụng xử lý văn bản có tên là Microsoft Word. Tôi đã cố gắng hết sức để sử dụng ảnh chụp màn hình bất cứ khi nào có thể từ Microsoft Word 2003 và một số video sẽ thực sự hữu ích.
Microsoft Word là một ứng dụng văn phòng mà hầu hết các tổ chức và công ty sử dụng để xử lý các tài liệu dựa trên văn bản. Hầu hết các công ty vẫn sử dụng Microsoft word 2003 và hầu hết các bộ phận của đơn vị sẽ bị giới hạn trong các tác vụ sử dụng Microsoft word 2003.
Đây là Bài học cấp 2 với giá trị tín chỉ là 4. Để dễ hiểu, tôi đã chia Bài học này thành ba phần và cũng xuất bản chúng thành ba phần khác nhau. Vui lòng theo các liên kết bên dưới cho phần 2 và 3.
Phần 2 - Tạo và sửa đổi bố cục và cấu trúc cho các tài liệu xử lý văn bản (Phần mềm Xử lý Văn bản, Câu hỏi 2.1 đến 2.4)
Phần 3 - Sử dụng các công cụ phần mềm xử lý văn bản để định dạng và trình bày tài liệu một cách hiệu quả đáp ứng các yêu cầu (Phần mềm xử lý văn bản, các câu hỏi từ 3.1 đến 3.6)
Trong phần này, đó là Phần 1, chúng ta sẽ xem xét cách nhập và kết hợp văn bản và các thông tin khác một cách chính xác trong các tài liệu xử lý văn bản.
Nhập và kết hợp chính xác văn bản và thông tin khác trong các tài liệu xử lý văn bản
Lưu ý: Trong suốt quá trình của đơn vị, trong cả ba phần, tôi đã thêm nhiều ảnh chụp màn hình nhất có thể. Bạn sẽ không trình bày ảnh chụp màn hình nếu bạn đang viết ra câu trả lời cho đơn vị này, nhưng bạn sẽ được yêu cầu thực hiện một số tác vụ để kiểm tra kiến thức và hiểu biết của bạn về việc sử dụng trình xử lý văn bản và ảnh chụp màn hình có thể hữu ích!
1.1 Xác định những loại thông tin cần thiết trong tài liệu
Tài liệu là một bản ghi mà các sự kiện hoặc bất kỳ thông tin nào được thu thập và ghi lại làm bằng chứng để thông tin không bị mất.
Một tài liệu mẫu
syncfusion.com
Nó có thể là văn bản hoặc tài liệu điện tử và nó được dùng như một hồ sơ chính thức. Định dạng, cấu trúc và nội dung của các tài liệu khác nhau tùy thuộc vào thông tin được ghi lại và mục đích mà nó được ghi lại. Một số ví dụ về tài liệu là hóa đơn, báo chí, đơn đặt hàng, thông số kỹ thuật sản phẩm, thư từ, nhật ký, tờ giấy, giấy phép, v.v.
Mỗi tài liệu sẽ có một định dạng khác nhau và các tiêu chuẩn được chấp nhận mà nó phải tuân theo và các tài liệu tiêu chuẩn này có thể được tạo dựa trên một mẫu hoặc nếu bạn sẽ tạo đi tạo lại một tài liệu cụ thể, bạn có thể lưu định dạng đó làm mẫu để sử dụng trong tương lai.
Tài liệu được lưu trữ dưới dạng điện tử được lưu trữ trong máy tính và có nhiều ứng dụng để tạo một tài liệu. Ứng dụng phổ biến nhất được sử dụng trong hầu hết các tổ chức là phần mềm Xử lý Văn bản được gọi là Microsoft Word, đi kèm như một phần của gói Microsoft office. Để tạo một tài liệu, người ta cần xác định các loại thông tin cần thiết để tạo tài liệu. Một lần nữa, các loại thông tin khác nhau khác nhau tùy thuộc vào loại tài liệu. Trước tiên, người ta cần phải có một ý tưởng rõ ràng về tài liệu họ sẽ tạo ra và mục đích họ sẽ tạo ra nó. Sau đó, họ cần xác định các loại thông tin cần thiết cho tài liệu cụ thể đó.
Tất cả các tài liệu đều có một số lượng văn bản và chủ yếu là một số con số. Để hiểu rõ ràng, người ta có thể thêm clip art, hình ảnh, đồ thị, biểu đồ, bảng, v.v. vào tài liệu. Tài liệu điện tử cũng có thể có hình ảnh động và các đoạn video và âm thanh nhỏ. Cuối cùng, để tăng sự xuất hiện của tài liệu, người ta có thể thêm đường, viền, nền, v.v. vào tài liệu.
Một hóa đơn mẫu
Bởi JRW78130 (Tác phẩm riêng), qua Wikimedia
Ví dụ: hãy để chúng tôi xem xét rằng bạn đang tạo một hóa đơn. Hóa đơn sẽ có văn bản, số, logo công ty ( đây sẽ là hình ảnh), địa chỉ công ty, địa chỉ người nhận, số fax và điện thoại, số đăng ký VAT, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, thông tin khách hàng tham khảo, mô tả hàng hóa và dịch vụ, mức phí của dịch vụ, phương thức thanh toán, tư vấn chuyển tiền, chi tiết cách thanh toán, v.v… Vì vậy, tất cả những thông tin này cần được thu thập và tập hợp lại ở một định dạng tiêu chuẩn tuân theo các tiêu chuẩn và hướng dẫn của tổ chức. Thông tin được thu thập, cấu trúc và định dạng thông tin được trình bày, tất cả phụ thuộc vào loại tài liệu được tạo. Thông tin có thể được thu thập từ dữ liệu có sẵn trong tổ chức, hoặc nếu dữ liệu không có sẵn, chúng cần được thu thập từ internet hoặc bằng cách liên hệ với những người hoặc tổ chức / bộ phận có liên quan.
Khi sử dụng hình ảnh và dữ liệu khác từ internet và các nguồn khác, người ta cần đảm bảo rằng chúng được sử dụng miễn phí bằng cách kiểm tra giấy phép và thông tin bản quyền. Người ta cần có khả năng và kỹ năng xác định các thông tin khác nhau từ một nhóm thông tin hoặc danh sách thông tin đã cung cấp để họ có thể chọn đúng thông tin cần thiết để tạo tài liệu.
1.2 Sử dụng các kỹ thuật thích hợp để nhập văn bản và thông tin khác một cách chính xác và hiệu quả
Khi tất cả thông tin cần thiết để tạo tài liệu đều có sẵn hoặc đã được thu thập, người ta cần sử dụng các phương pháp và kỹ thuật tốt nhất để nhập những thông tin này vào tài liệu, đảm bảo rằng chúng được nhập chính xác và hiệu quả.
Nhập / Xóa văn bản, Lưu tệp - Word 2003
Để nhập văn bản trong tài liệu, người ta cần phải thành thạo các kỹ năng bàn phím. Kỹ năng bàn phím không chỉ có nghĩa là gõ bảng chữ cái và số, mà là sử dụng hiệu quả tất cả các phím và chức năng của bàn phím. Bạn nên học các phím tắt phổ biến nhất và thường được sử dụng nhất trên bàn phím để nhập và định dạng thông tin trong tài liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng. Nếu bạn sẽ nhập một lượng lớn văn bản và tốc độ nhập số sẽ rất quan trọng cùng với độ chính xác và hiệu quả.
Ngoài kỹ năng bàn phím, các kỹ năng khác có thể được yêu cầu tùy thuộc vào thiết bị bạn sử dụng để tạo và định dạng tài liệu. Việc sử dụng các thiết bị màn hình cảm ứng và hệ thống nhận dạng giọng nói gần đây sẽ đòi hỏi một người phải có kiến thức về tất cả các kỹ thuật cần thiết để vận hành, nhập dữ liệu và định dạng dữ liệu trên thiết bị mà họ sử dụng.
Trong khi nhập tài liệu, để nhập hoặc tạo tài liệu chính xác và hiệu quả, bạn cần sử dụng cả hai tay trong khi nhập, sử dụng các phím thích hợp trên bàn phím. Tư thế của bạn phải tốt với tư thế thẳng lưng và đặt cả hai tay vào bàn phím.
Đôi khi, tôi đã thấy mọi người sử dụng Caps lock để gõ chữ hoa, điều này khá tẻ nhạt khi làm vì bạn cần phải chuyển đổi giữa " bật và tắt " Caps lock, trước và sau khi nhập chữ hoa. Cách tốt nhất và dễ dàng để nhập chữ hoa là sử dụng phím Shift. Phím Shift + bất kỳ bảng chữ cái nào sẽ cho phép bạn nhập chữ hoa của bảng chữ cái cụ thể đó.
Lưu ý: Thực hành điều này, Shift + bảng chữ cái, hãy tin tôi rằng nó rất dễ dàng và bạn sẽ cảm thấy sự khác biệt!
Một số phím tắt thường được sử dụng là Ctrl + S để lưu, Ctrl + C để sao chép, Ctrl + V để dán, Ctrl + X để cắt, Ctrl + Z để hoàn tác, Ctrl + A để chọn tất cả, v.v. Backspace và phím xóa thường được sử dụng trong khi định dạng và nhập văn bản. Phím cách được sử dụng để tạo khoảng cách giữa các từ.
Ngoài kỹ năng bàn phím, người ta cũng cần sử dụng các tùy chọn định dạng khác nhau có sẵn trên phần mềm xử lý văn bản. Có nhiều tùy chọn khác nhau như hướng trang, bảng, dấu đầu dòng và đánh số, nhiều cột, chèn ký hiệu, nghệ thuật, hộp văn bản, v.v. và người ta cần sử dụng tốt nhất các menu có sẵn để tạo ra một cuốn sách hấp dẫn và dễ theo dõi / dễ hiểu tài liệu. Bạn cũng có thể sử dụng các phông chữ và khoảng cách khác nhau để làm cho thông tin trông gọn gàng và rõ ràng.
Sau khi tạo thành công, phần quan trọng nhất của tài liệu là kiểm tra ngữ pháp và chính tả. Bộ xử lý văn bản không phải lúc nào cũng tìm và sửa tất cả các lỗi trong tài liệu. Ví dụ: nếu bạn gõ "hat" thay vì "that", trình xử lý văn bản sẽ không phải lúc nào cũng đánh dấu lỗi này cho bạn. Vì vậy, tốt nhất là bạn nên đọc lại tài liệu của mình hai lần hoặc ba lần theo cách thủ công và nếu có thể, bạn có thể nhờ người thứ ba soát lỗi đọc cho bạn vì điều này sẽ đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
1.3 Chọn và sử dụng các mẫu thích hợp cho các mục đích khác nhau
Mẫu là những tài liệu được thiết kế sẵn có một mẫu được lưu trữ trong đó và có sẵn để sử dụng. Họ có sẵn một số chi tiết có thể được điều chỉnh hoặc chỉnh sửa theo nhu cầu của một người. Bạn cũng có thể thiết kế và lưu mẫu của riêng mình tùy thuộc vào nhu cầu của bạn và nhu cầu của các tài liệu bạn sẽ tạo. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào nội dung tài liệu trong tương lai, thay vì lãng phí thời gian vào việc thiết kế tài liệu.
Tạo tài liệu mới dựa trên mẫu Microsoft Word 2003
Để tổng hợp tất cả thông tin bằng cách sử dụng các kỹ năng mà một người sở hữu, người ta cần chọn mẫu thích hợp cho tài liệu mà bạn sẽ tạo.
Ví dụ, trình xử lý văn bản có thể có các mẫu hiện có cho các tài liệu như fax, thư hoặc trang web. Vì vậy, nếu bạn sẽ tạo bất kỳ tài liệu nào phù hợp với các mẫu có sẵn, thì bạn có thể tiếp tục và sử dụng mẫu được thiết kế sẵn có sẵn. Trong các trường hợp khác, bạn sẽ phải tạo mẫu của riêng mình cho loại tài liệu bạn sẽ tạo.
Ngoài ra, hầu hết các mẫu đều có phông chữ được thiết kế sẵn, cách phối màu, định dạng, v.v. nhưng bạn luôn có thể thay đổi chúng để phù hợp với nhu cầu và mục đích của mình.
Nếu bạn đang tạo một số tài liệu có cùng loại và định dạng hoặc, nếu bạn sẽ tạo nhiều lần một tài liệu cụ thể trong tương lai, bạn nên lưu các định dạng dưới dạng mẫu để có thể duy trì tiêu chuẩn này trong khi tạo tài liệu trong tương lai và tiết kiệm thời gian nữa.
Một số ví dụ để áp dụng hiệu quả định dạng và lựa chọn mẫu cho tài liệu là, sử dụng nhiều cột cho các bài báo, sử dụng khổ A4 cho tiêu đề thư và cho chữ cái, chế độ ngang cho bảng, v.v. Bạn cần tạo tài liệu rõ ràng và điều đó sẽ tạo tác động đến người đọc. Vì vậy, hãy luôn sử dụng những tính năng tốt nhất hiện có trên bộ xử lý Word để tạo ra những văn bản ấn tượng.
Mục đích của việc sử dụng các mẫu là để tạo ra một thiết kế tài liệu hiệu quả. Các thiết kế tài liệu không chỉ về hình thức mà còn về cách trình bày thông tin. Thông tin quan trọng trong tài liệu cần phải nổi bật. Vì vậy, việc lựa chọn cẩn thận nội dung, bố cục, màu sắc, chủ đề, phông chữ, kiểu, bảng, chú thích cuối trang, hình ảnh, biểu đồ, v.v. là rất quan trọng.
Bất kỳ thông tin nào như ngày tháng, địa chỉ và thông tin liên hệ của bạn, số trang đều có thể được lưu trong mẫu để sử dụng trong tương lai và tránh phải nhập lại chúng.
1.4 Xác định thời điểm và cách thức kết hợp và hợp nhất thông tin từ phần mềm khác hoặc tài liệu khác
Tạo tài liệu không phải lúc nào cũng là tạo tài liệu mới và nhập thông tin mới mà bạn có trong tay. Đôi khi bạn sẽ phải kết hợp và hợp nhất thông tin từ các tài liệu và phần mềm khác. Ví dụ: bạn có thể phải xem thông tin từ bảng tính excel hoặc liên kết tài liệu với tài liệu PDF và đôi khi bạn phải tạo một số tài liệu riêng lẻ trong trình xử lý văn bản và bạn có thể phải liên kết hoặc kết hợp tất cả chúng lại với nhau thành một tài liệu duy nhất.
Ví dụ: để kết hợp nhiều tài liệu từ thành một tài liệu duy nhất, trước tiên bạn cần tạo một tài liệu trống và đặt bố cục trang tương tự như các tài liệu sẽ được hợp nhất. Bạn cũng có thể mở một trong các tài liệu sẽ được kết hợp, bấm lưu dưới dạng và lưu nó dưới dạng tài liệu mới với tên khác, sau đó xóa nội dung của nó, do đó giữ nguyên bố cục.
Nhấp vào Chèn - Tệp
Để chèn bảng, hãy bấm Bảng - Chèn - Bảng
1/4Trong khi thu thập thông tin, ứng viên nên phân tích và quyết định xem thông tin nào được yêu cầu và thông tin thu thập được có đáng tin cậy và chính xác hay không.
Bảng là một lựa chọn tốt để chia nhỏ thông tin vào các không gian quy định. Nó cung cấp một cái nhìn trực quan gọn gàng và làm cho việc quét và so sánh dữ liệu trên toàn bộ tài liệu dễ dàng hơn. Để chèn bảng vào tài liệu word, bạn cần vào menu bảng, bấm chèn và bấm vào bảng. Bạn có thể chỉnh sửa bảng với số hàng và cột, màu tô, đường viền và tô bóng và các tính năng khác theo yêu cầu của bạn.
1.7 Lưu trữ và truy xuất các tệp tài liệu và tệp mẫu một cách hiệu quả, phù hợp với các nguyên tắc và quy ước địa phương nếu có
Khi tài liệu đã được tạo, ứng viên sẽ có thể lưu nó ở một vị trí mà từ đó nó có thể dễ dàng lấy ra để sử dụng và tham khảo trong tương lai. Giờ đây, một tài liệu được tạo bằng bất kỳ trình xử lý văn bản nào, có thể được lưu ở một trong nhiều định dạng có sẵn, nhưng không phải tất cả các trình xử lý văn bản sẽ hỗ trợ tất cả các loại tệp. Ví dụ, khi bạn nhấp vào Tệp -> Lưu Dưới dạng -> Bạn sẽ nhận được một hộp thoại hỏi bạn vị trí để lưu tài liệu và cả định dạng để lưu tài liệu.
Để lưu tệp ở định dạng bắt buộc, Tệp - Lưu dưới dạng
1/2Nếu tài liệu sẽ được phân phối cho những người hoặc tổ chức sẽ không sử dụng Microsoft word, cách tốt nhất là lưu tài liệu ở định dạng.rtf (Rich Text Format). Tốt nhất là lưu tài liệu ở định dạng càng đơn giản càng tốt để tránh lỗi khi cố mở tài liệu trong các trình xử lý văn bản khác. Một ý tưởng hay và sự hiểu biết về các vấn đề tương thích tệp sẽ giúp ích rất nhiều. Có nhiều định dạng khác nhau như, tài liệu Word, mẫu tài liệu Word, định dạng văn bản thuần túy, định dạng văn bản đa dạng thức, định dạng trang web, v.v. Nếu mọi người sẽ truy cập tài liệu sẽ sử dụng Microsoft word, thì tốt nhất là lưu tài liệu vào định dạng.doc.
Đặt tên cho tài liệu là một khía cạnh rất quan trọng khác. Luôn sử dụng các tên có ý nghĩa để bạn dễ dàng xác định tài liệu này hơn để truy xuất trong tương lai. Thí sinh cũng nên lưu ý tốt về việc lưu tài liệu ở nhiều định dạng khác nhau, đó là thay đổi định dạng của tài liệu thành HTML hoặc RTF, v.v. nếu cần, sử dụng tùy chọn lưu dưới dạng trong menu Tệp. Bạn cũng cần biết nơi lưu tài liệu để truy xuất dễ dàng hơn. Đảm bảo rằng tên tài liệu không có khoảng trống của các ký tự đặc biệt trong đó. Tốt nhất là có một bản sao lưu của tất cả các tài liệu phòng trường hợp xảy ra sự cố máy chủ hoặc sự cố lưu trữ hoặc lỗi phần cứng.
Một điều cần lưu ý, liệu họ có tuân theo tất cả các quy tắc và hướng dẫn của tổ chức trong khi tạo tài liệu hay không. Đảm bảo kiểm tra xem có các kiểu hoặc định dạng hoặc mẫu nội bộ hay không và nếu có, hãy sử dụng chúng. Mọi tổ chức đều có các quy tắc và hướng dẫn để chuẩn bị, cấu trúc, đặt tên và lưu trữ tài liệu. Có những quy tắc phải được tuân theo khi truy xuất hoặc chia sẻ tài liệu. Luôn lưu tâm đến những gì bạn đang tiết kiệm và nơi bạn đang tiết kiệm. Tốt nhất là lưu trữ các tài liệu liên quan với nhau và tuân theo một phương pháp nhất quán để đặt tên tệp và thư mục.
Ngoài ra còn có tùy chọn "Tìm kiếm" để tìm kiếm tài liệu trong trường hợp bạn quên nơi lưu trữ hoặc lưu tài liệu. Ngoài ra, word còn hiển thị danh sách các tài liệu gần đây mà từ đó bạn có thể lấy tài liệu nếu bạn đã lưu nó gần đây.
Xin vui lòng phản hồi:
Tôi hy vọng bạn có kiến thức và hiểu biết về
- Các loại thông tin khác nhau mà chúng ta cần để tạo tài liệu
- Các kỹ thuật cần sử dụng để nhập thông tin
- Việc sử dụng các kiểu và mẫu
- Cách kết hợp hoặc hợp nhất các tài liệu
- Các công cụ chỉnh sửa khác nhau
- Cách lưu trữ và truy xuất tài liệu hiệu quả.
Tôi hy vọng phần này đã giúp ích được phần nào cho bạn. Vui lòng theo các liên kết bên dưới cho phần 2 và 3.
Phần 2 - Tạo và sửa đổi bố cục và cấu trúc cho các tài liệu xử lý văn bản (Phần mềm Xử lý Văn bản, Câu hỏi 2.1 đến 2.4)
Phần 3 - Sử dụng các công cụ phần mềm xử lý văn bản để định dạng và trình bày tài liệu một cách hiệu quả đáp ứng các yêu cầu (Phần mềm xử lý văn bản, các câu hỏi từ 3.1 đến 3.6)
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, xin đừng ngần ngại hỏi! Tất cả tốt nhất!
Livingsta