Mục lục:
- Chuẩn bị cho Văn bằng cấp 2 hoặc cấp 3
- Sử dụng các công cụ phần mềm xử lý văn bản để định dạng và trình bày tài liệu một cách hiệu quả nhằm đáp ứng các yêu cầu
- 3.1 Xác định cách định dạng tài liệu để hỗ trợ ý nghĩa
- Định dạng, Đoạn văn, Dấu đầu dòng, Thiết lập Trang, In, Xem trước khi In: Word 2003
- Các phương pháp hay nhất để định dạng
- 3.2 Lựa chọn và sử dụng các kỹ thuật thích hợp để định dạng ký tự và đoạn văn
Văn bản mẹo công cụ để giãn dòng
- Định dạng ký tự
- Phím tắt
- Định dạng đoạn văn
- Khoảng cách đoạn văn và dòng: Word 2003
- Khoảng cách dòng
- Kiểm soát góa phụ và trẻ mồ côi cho các đoạn
- Tab và thụt lề
- Phím tắt cho các ký hiệu chung
- 3.3 Chọn và sử dụng các trang và bố cục phần thích hợp để trình bày và in tài liệu
- Lợi nhuận
- Cột
- Ngắt trang, Đầu trang và Chân trang
- Cách Sử dụng Tài liệu Hướng dẫn Bố cục
- In ấn
- Danh sách kiểm tra nhanh
- In, Danh sách và Định dạng Cơ bản: Word 2003
- 3.4 Mô tả bất kỳ vấn đề chất lượng nào với tài liệu
- 3.5 Kiểm tra các tài liệu đáp ứng nhu cầu, sử dụng các công cụ CNTT và sửa chữa khi cần thiết
- 3.6 Phản ứng thích hợp với các vấn đề chất lượng và tài liệu để các kết quả đáp ứng nhu cầu
- Học hỏi từ phản hồi
- Khi tài liệu không mở được
- Giải thích chứ không phải tranh luận
- Tóm tắt của Unit này
- Vui lòng chia sẻ phản hồi của bạn
Deli-stationery.org
Khi bạn đã xác định được thông tin cần thiết cho tài liệu, áp dụng tất cả các kiểu và định dạng, đồng thời đạt được kiểu và bố cục mong muốn, bạn cần hoàn thiện tài liệu để trình bày hoặc in và phân phối. Bạn cần biết cách sử dụng các kỹ thuật và công cụ khác nhau có sẵn để hoàn thiện tài liệu để trình bày
Chuẩn bị cho Văn bằng cấp 2 hoặc cấp 3
Thông tin ở đây được viết dựa trên đơn vị phần mềm xử lý Văn bản dành cho các ứng viên đang làm việc với Chứng chỉ Kinh doanh và Quản trị hoặc CNTT Cấp 2 hoặc Cấp 3. Ứng viên phải có kỹ năng xử lý văn bản ở trình độ trung cấp, nếu họ là người sử dụng CNTT.
Đánh giá cho hầu hết các phần của đơn vị này ( bao gồm tất cả các phần ) được thực hiện bằng cách giao nhiệm vụ, quan sát và đặt câu hỏi và bằng cách xem qua các tài liệu được tạo trước đó bởi ứng viên.
Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét cách sử dụng ứng dụng xử lý văn bản hoặc chương trình phần mềm để định dạng tài liệu để trình bày hoặc in ấn hoặc phân phối. Bạn cần đảm bảo rằng tài liệu trông có ý nghĩa, có nội dung có ý nghĩa và tuân thủ các tiêu chuẩn do tổ chức đặt ra. Đồng thời kiểm tra định dạng, kiểm tra chính tả, kiểm tra ngữ pháp và các bố cục khác trước khi hoàn thiện.
Sử dụng các công cụ phần mềm xử lý văn bản để định dạng và trình bày tài liệu một cách hiệu quả nhằm đáp ứng các yêu cầu
Tôi đã thêm ảnh chụp màn hình và càng nhiều hướng dẫn càng tốt để dễ hiểu. Ảnh chụp màn hình là từ Microsoft Word 2003.
3.1 Xác định cách định dạng tài liệu để hỗ trợ ý nghĩa
Một tài liệu phải dễ đọc và có ý nghĩa với bố cục, định dạng, cấu trúc và phong cách gọn gàng. Để đạt được điều này, người ta cần định dạng tài liệu theo cách mà nó giống và có ý nghĩa và định dạng là một trong những điều cơ bản mà một tài liệu cần. Định dạng tốt mang lại một dàn ý rõ ràng cho bất kỳ ai xem tài liệu.
Định dạng, Đoạn văn, Dấu đầu dòng, Thiết lập Trang, In, Xem trước khi In: Word 2003
Các phương pháp hay nhất để định dạng
Trong khi định dạng, hãy đảm bảo rằng bạn đã đặt lề thành tiêu chuẩn mong muốn, sử dụng các vị trí tab chính xác, sử dụng đầu trang và chân trang và chú thích cuối trang khi cần thiết. Áp dụng các kiểu bất cứ khi nào có thể, như kiểu đầu đề, kiểu đoạn văn, kiểu ký tự và kiểm tra xem khoảng cách giữa các dòng và đoạn văn có được chấp nhận không. Văn bản cần được luận chứng theo nhu cầu và tiêu chuẩn của văn bản.
Chọn phông chữ, cỡ chữ và màu sắc phù hợp. Ví dụ: không sử dụng phông chữ kiểu cách và trông có vẻ vui nhộn trong một tài liệu chuyên nghiệp. Sử dụng tốt nhất các phông chữ in đậm, in nghiêng, gạch chân ( nếu cần ) ở những nơi cần thiết. Bạn có thể đánh dấu văn bản quan trọng, sử dụng dấu đầu dòng và đánh số để liệt kê rõ ràng các điểm để dễ đọc.
Sử dụng bảng, đồ thị và biểu đồ cùng với đồ họa bất cứ khi nào có thể để giải thích các khái niệm, so sánh các số liệu và để hiển thị một số thông tin chính xác. Viền, bóng và nền không phải là điều bắt buộc, nhưng những thứ này có thể cải thiện giao diện của tài liệu và khiến người ta muốn đọc.
Căn chỉnh văn bản tùy thuộc vào loại tài liệu. Ví dụ, các bài báo có dạng cột chứ không phải dạng đoạn văn.
Một yếu tố quan trọng khác cần được xem xét là, cho dù bạn sử dụng mẫu, hoặc đã tạo mẫu của riêng mình hoặc đang tạo tài liệu từ đầu, bạn cần thiết kế tài liệu cho mục đích.
Ví dụ, một hóa đơn phải trông giống như một hóa đơn với bố cục, tiêu chuẩn và thông tin chính xác, một bức thư phải giống như một bức thư với thông tin được đặt theo đúng định dạng và tiêu chuẩn, một bài báo hoặc tạp chí viết phải tuân theo các tiêu chuẩn của tạp chí. và như thế.
3.2 Lựa chọn và sử dụng các kỹ thuật thích hợp để định dạng ký tự và đoạn văn
Chúng ta vừa xem xét lý do tại sao định dạng lại quan trọng và những yếu tố nào cần được xem xét hoặc ghi nhớ trong khi định dạng tài liệu. Một khi bạn biết mục đích của tài liệu, bố cục và cấu trúc, trí tưởng tượng trực quan về giao diện cuối cùng của tài liệu và loại định dạng tài liệu yêu cầu, thì bạn sẽ cần sử dụng các kỹ thuật thích hợp có sẵn để định dạng ký tự và đoạn văn của tài liệu.
Văn bản mẹo công cụ để giãn dòng
Để thay đổi cài đặt phông chữ, Chọn văn bản mà bạn muốn thay đổi cài đặt, Bấm Định dạng - Phông chữ
1/5Định dạng ký tự
Các ký tự có thể được định dạng bằng cách thay đổi kích thước của ký tự ( cỡ chữ ), thay đổi loại ký tự ( kiểu phông chữ ), thêm màu sắc cho các ký tự để nâng cao tài liệu, sử dụng các công cụ đơn giản như in đậm, in nghiêng và gạch chân để làm nổi bật các phần quan trọng hoặc các khu vực của tài liệu ( để đọc tóm tắt dễ dàng hơn ), cũng có tùy chọn đánh dấu để đánh dấu một khu vực cụ thể hoặc các từ hoặc các phần của tài liệu cần được chú ý nhiều hơn, v.v.
Ngoài ra, khi bạn sử dụng chỉ số dưới và chỉ số trên ( thường được sử dụng trong các lĩnh vực có công thức hoặc các phép tính toán học khác ), bạn cần sử dụng công cụ chỉ số dưới và chỉ số trên trên thanh công cụ định dạng. Ngoài ra còn có các biểu tượng mà bạn có thể sử dụng trong các khu vực mà bạn yêu cầu chèn một biểu tượng.
Đi tới Chèn -> Biểu tượng -> Chọn biểu tượng bạn muốn hiển thị.
Phím tắt
Học các phím tắt cho các công cụ đơn giản này có thể hữu ích. Bạn không cần phải tiếp tục nhấp vào thanh công cụ để áp dụng định dạng, nhưng bạn có thể áp dụng chúng nhanh hơn bằng cách nhấn các phím trên bàn phím.
Ví dụ: bạn có một vùng đã chọn của văn bản hoặc các ký tự cần được in đậm. Tất cả những gì bạn cần làm là chọn văn bản cần thiết và nhấn Ctrl + B. Ctrl + B là phím tắt để in đậm.
Tương tự, Ctrl + I để in nghiêng, Ctrl + U cho gạch dưới, v.v.
Chúng cũng dễ nhớ. Ví dụ: Ctrl + chữ cái đầu tiên của hành động, ví dụ Ctrl + B cho chữ in đậm, trong đó B là chữ in đậm, Ctrl + I cho chữ in nghiêng trong đó chữ tôi viết chữ nghiêng, v.v. Ngoài ra còn có menu Định dạng, có nhiều tùy chọn hơn để áp dụng định dạng cho phông chữ và đoạn văn.
Định dạng đoạn văn
Khía cạnh tiếp theo của định dạng sau khi định dạng ký tự là định dạng đoạn văn. Văn bản trong đoạn văn cần được căn chỉnh và bạn có ba tùy chọn cho điều đó; căn trái, căn phải và căn giữa.
Hầu hết các tài liệu được căn trái để giúp dễ đọc. Bất cứ nơi nào có danh sách các mục, hãy định dạng chúng bằng dấu đầu dòng hoặc đánh số vì điều này sẽ tạo ra một cái nhìn gọn gàng và chuẩn mực cho tài liệu. Trong trường hợp các tài liệu trực tuyến, việc đánh dấu đầu dòng và đánh số sẽ hỗ trợ phần mềm công nghệ hỗ trợ nhận ra chúng dưới dạng danh sách.
Khoảng cách đoạn văn và dòng: Word 2003
Khoảng cách dòng
Định dạng tiếp theo là khoảng cách dòng rất quan trọng. Có các tiêu chuẩn cho các tài liệu khác nhau. Theo mặc định, trong Word 2003, khoảng cách dòng nằm trong khoảng từ 1 đến 1,5. Nếu bạn cần thay đổi khoảng cách dòng, bạn có thể làm như vậy bằng cách sử dụng công cụ Giãn cách dòng trên thanh công cụ định dạng.
Có thể áp dụng đường viền và tô bóng cho các trang và bảng bằng cách sử dụng tùy chọn đường viền và tô bóng trong menu Định dạng.
Kiểm soát góa phụ / trẻ mồ côi
Livingsta
Kiểm soát góa phụ và trẻ mồ côi cho các đoạn
Tiếp theo là kiểm soát góa phụ và trẻ mồ côi cần được đặt thành các đoạn văn. Ví dụ, nếu chúng ta có một đoạn văn chỉ có ba dòng, nếu dòng cuối cùng của đoạn văn bị tách sang trang sau ( góa phụ ), nó sẽ không đẹp và nó cũng gây khó khăn cho việc đọc. Ngoài ra, chỉ có một từ trên dòng cuối cùng của đoạn văn ( mồ côi ) có thể làm cho tài liệu trông kỳ lạ. Để tránh những điều này, bạn có thể sử dụng điều khiển góa phụ / trẻ mồ côi trong khu vực định dạng đoạn văn.
Tab và thụt lề
Tab và thụt lề là một bộ công cụ khác được sử dụng để định dạng đoạn văn.
Có bốn loại thụt lề; Thụt lề trái, Thụt lề phải, Thụt lề dòng đầu tiên và Thụt lề treo. Các thụt lề bên trái và bên phải chỉ định khoảng trống cho đoạn văn ở giữa các lề của khoảng trắng. Thụt lề dòng đầu tiên được sử dụng để thụt lề dòng đầu tiên của đoạn văn và thụt lề treo giúp thụt lề các dòng tiếp theo dòng đầu tiên của đoạn văn, đặc biệt được sử dụng khi gạch đầu dòng hoặc đánh số.
Các tab được dùng để kiểm soát cách đặt văn bản trong tài liệu. Chúng căn chỉnh văn bản dọc theo các vị trí tab khác nhau. Bạn có thể đặt các tab trong hộp thoại Tab.
Ngoài những điều này, hãy đảm bảo rằng bạn có chính tả, ngữ pháp và dấu câu chính xác trong toàn bộ tài liệu. Kiểm tra ngay cả những lỗi nhỏ, ví dụ, kiểm tra xem tất cả các câu đều bắt đầu bằng chữ hoa và kết thúc bằng dấu chấm hết. Các sai sót có thể phản ánh các tiêu chuẩn của tổ chức và có ảnh hưởng nghiêm trọng.
Phím tắt cho các ký hiệu chung
Bạn cũng nên biết các phím tắt cho các ký hiệu mà bạn sử dụng khá thường xuyên. Ví dụ
- Alt 0169 - ©
- Alt 172 - ¼
- Alt 171 - ½
- Alt 0190 - ¾
- Alt 0153 - ™
- Alt 0174 - ®
Định dạng đơn giản có thể tạo ra sự khác biệt lớn đối với cách trình bày và cảm nhận tổng thể của tài liệu.
3.3 Chọn và sử dụng các trang và bố cục phần thích hợp để trình bày và in tài liệu
Bây giờ tài liệu đã sẵn sàng với tất cả các định dạng và kiểu cần thiết và thích hợp, bạn cần biết cách chọn các trang và phần để trình bày hoặc in ấn. Tùy thuộc vào loại tài liệu, bạn sẽ phải thêm cột, vào tất cả hoặc một phần của tài liệu. Bạn có thể phải chèn ngắt trang và ngắt cột tại một số vị trí nhất định trong tài liệu. Bạn sẽ cần theo dõi kích thước lề, số trang và quan trọng nhất là bao gồm đầu trang, chân trang và chú thích cuối trang tùy thuộc vào tài liệu và yêu cầu của nó.
Để đặt lề và hướng cho trang, hãy nhấp vào Tệp - Thiết lập trang
1/11Lợi nhuận
Có các kích thước lề tiêu chuẩn cho tất cả các tài liệu và bản thân word đi kèm với một cài đặt mặc định. Nếu bạn cần thay đổi cài đặt, bạn sẽ phải đi tới
File -> Page Setup -> Margins -> Tại đây bạn sẽ phải thiết lập kích thước lề cho tài liệu của mình. Bạn cũng có thể thay đổi hướng cho các trang khác nhau, vì trong một số trường hợp, bảng hoặc biểu đồ hoặc các đại diện thống kê khác sẽ phải được ghi lại trong bố cục ngang.
Cột
Để thêm cột vào tài liệu, hãy bấm
Định dạng -> Cột -> Chọn số cột và cũng chọn nếu toàn bộ tài liệu hoặc từ thời điểm đó trở đi và nhấp vào ok.
Bạn cũng có thể đặt chiều rộng của các cột theo cách thủ công. Để áp dụng các cột cho một phần cụ thể trong tài liệu, hãy chọn phần cụ thể đó rồi áp dụng các cột. Dấu ngắt cột có thể được thêm vào để ngắt cột tại một điểm cụ thể và chuyển văn bản sang cột tiếp theo.
Kiểm tra xem hình ảnh và các đồ họa khác có được căn chỉnh ở vị trí thích hợp hay không và cũng đảm bảo rằng chúng được căn chỉnh với văn bản trong tài liệu.
Ngắt trang, Đầu trang và Chân trang
Ngắt trang có thể được thêm vào các khu vực mà bạn muốn văn bản hoặc nội dung của tài liệu ngắt và chuyển sang trang tiếp theo.
Chèn đầu trang và chân trang cho văn bản cần xuất hiện ở đầu và cuối tất cả các trang trong tài liệu. Một số tài liệu có thể yêu cầu chú thích cuối trang để tham khảo. Trong những trường hợp này, hãy chèn ghi chú chân vào tài liệu. Số trang là một phần quan trọng của một tài liệu có nhiều trang.
Cách Sử dụng Tài liệu Hướng dẫn Bố cục
Khi thiết lập bố cục của một tài liệu, người ta cần quyết định định dạng và bố cục, tùy thuộc vào cách tài liệu sẽ được sử dụng.
Ví dụ, nếu tài liệu sẽ được in, nó phải được định dạng để in trên giấy có kích thước tiêu chuẩn. Nếu tài liệu được xuất bản dưới dạng giấy tờ thì bố cục và định dạng phải theo đó. Các tài liệu sẽ được xuất bản trên một trang web phải được định dạng phù hợp khi hiển thị khác nhau, sẽ thay đổi kích thước và độ phân giải của tài liệu và do đó, các định dạng và bố cục đơn giản được khuyến nghị để xuất bản trên web.
Cũng cần phải xem xét kích thước của tài liệu và hình ảnh trong tài liệu, bởi vì nếu kích thước quá lớn, trang web sẽ mất thời gian để tải. Vì vậy, cần phải cẩn thận để thay đổi kích thước hình ảnh mà không bị giảm chất lượng nhiều.
In ấn
Nếu bạn cần in tài liệu, có nhiều cách khác nhau để bạn có thể in tài liệu. Tùy theo nhu cầu, bạn có thể in một số trang hoặc một phần của trang, chỉ là văn bản được chọn, hoặc toàn bộ tài liệu. Bạn có thể in tài liệu một mặt hoặc hai mặt. Hộp thoại in có tất cả các tùy chọn và cài đặt mà người ta cần thực hiện hoặc có thể thực hiện trước khi in tài liệu. Ngoài ra, các tài liệu cần in không được có văn bản động hoặc nhấp nháy, vì điều này sẽ không in đúng cách trên tài liệu.
Danh sách kiểm tra nhanh
Một số điểm cần nhớ:
- Kiểm tra để đảm bảo rằng các điểm nổi bật, in đậm, in nghiêng, gạch dưới, dấu đầu dòng và đánh số được sử dụng bất cứ khi nào cần thiết
- Kiểm tra xem nhận xét và hiển thị định dạng đã được tắt chưa
- Sử dụng các kiểu để định dạng
- Kiểm tra xem hình ảnh có được chú thích và đánh dấu hay không.
- Kiểm tra xem các bảng có được căn chỉnh đúng cách và chúng được định dạng và dán nhãn đúng cách không
- Kiểm tra xem các liên kết hoặc URL nếu có đang hoạt động.
- Hãy xem tài liệu ở chế độ xem trước khi in để xem nó có ưng ý không.
- Lưu tài liệu với tên tệp có nghĩa và tên tệp không có khoảng trắng hoặc ký tự đặc biệt.
- Kiểm tra các thuộc tính tài liệu như tác giả, tiêu đề, ngôn ngữ, v.v. và cũng kiểm tra mục lục.
Người ta luôn cần đảm bảo trước khi in, nếu cần in, vì tiết kiệm giấy có thể tiết kiệm môi trường.
In, Danh sách và Định dạng Cơ bản: Word 2003
3.4 Mô tả bất kỳ vấn đề chất lượng nào với tài liệu
Hầu hết các vấn đề xảy ra liên quan đến vấn đề chất lượng như sau:
- Định dạng tài liệu không đúng vị trí trong khi in - khi bạn định dạng tài liệu của mình và không áp dụng định dạng hoặc kiểu cần thiết theo cách chính xác, tài liệu sau đó có thể trông kém với dữ liệu bị sai và chất lượng thấp với văn bản, hình ảnh, đối tượng và ký tự địa điểm.
- Các vấn đề về căn chỉnh và vị trí của bảng, biểu đồ và đồ thị - Trong khi đặt bảng và đặt thuộc tính, bạn cần đảm bảo rằng bạn thực hiện các cài đặt cần thiết về cách bạn muốn bảng trông như thế nào và bạn muốn định dạng nội dung trong bảng. Nếu không tài liệu đầu ra hoặc kết quả sẽ không có chất lượng. Điều tương tự cũng áp dụng cho các biểu đồ và đồ thị mà bạn đặt trên tài liệu
- Liên kết hoặc URL không hoạt động - Khi bạn nhúng hoặc thêm liên kết hoặc URL vào tài liệu, vui lòng đảm bảo rằng bạn đã nhập nó ở định dạng chính xác và liên kết đang ở trong tình trạng hoạt động. Liên kết có thể là để tham khảo hoặc trợ giúp và nếu nó không hoạt động, nó làm cho tài liệu trông không đầy đủ và có thể khiến người dùng bực bội
- Lỗi chính tả, dấu câu và ngữ pháp, định dạng và sử dụng văn phong kém - Những lỗi này nếu không được sửa chữa có thể phản ánh chất lượng của tổ chức và nhân viên của nó.
- Nội dung của tài liệu không đủ hoặc không tuân theo các tiêu chuẩn - Luôn đảm bảo rằng bạn sử dụng thông tin tiêu chuẩn và chất lượng cao trong tài liệu để người đọc hài lòng với những gì họ mong đợi.
- Thông tin trong tài liệu bị sai và chất lượng nội dung kém - Dữ liệu trong tài liệu cần không có sai sót và tất cả thông tin cần phải là thông tin mới nhất và cập nhật. Chất lượng kém và thông tin sai trong một tài liệu sẽ không thu hút người đọc và cũng sẽ làm cho tài liệu trở nên vô giá trị.
- Quá nhiều chữ đậm và nổi bật, làm cho tài liệu trông thiếu chuyên nghiệp - Chỉ sử dụng chữ đậm và nổi bật trong văn bản khi thích hợp và cần thiết. Quá nhiều văn bản tô đậm và tô đậm có thể khó đọc và có thể làm cho tài liệu trông lộn xộn
- Màu sắc không giống nhau trên tài liệu gốc và tài liệu in - Đây là vấn đề mà hầu hết chúng ta gặp phải khi in tài liệu. Nếu màu sắc không đẹp, người ta cần kiểm tra cài đặt máy in và sử dụng mực chất lượng và mực in tương thích được thiết kế cho máy in và giấy cụ thể đó. Chất lượng giấy cũng có thể ảnh hưởng đến màu sắc.
- Hình ảnh bị mờ hoặc bị méo, chất lượng hình ảnh thấp, kích thước hình ảnh khác nhau, căn chỉnh bị méo - Những lỗi này là do cài đặt định dạng và kiểu cũng như cài đặt căn chỉnh trong tài liệu. Nếu tất cả các cài đặt không có lỗi và các quy trình chính xác được tuân thủ trong khi tạo và định dạng tài liệu, thì có thể tránh được các loại lỗi này.
- Thời gian - Các lỗi trong tài liệu khi tạo tài liệu sẽ khiến người ta phải thực hiện tất cả các cài đặt, định dạng và các vấn đề khác trong tài liệu, do đó tiêu tốn rất nhiều thời gian. Vì vậy, để tiết kiệm thời gian, người ta cần cố gắng hết sức và tạo ra các tài liệu chất lượng, xem xét từng phần và từng bước trong khi tạo tài liệu.
3.5 Kiểm tra các tài liệu đáp ứng nhu cầu, sử dụng các công cụ CNTT và sửa chữa khi cần thiết
Trước khi in hoặc phân phối một tài liệu, người ta cần phải kiểm tra tài liệu kỹ lưỡng để xem liệu nó có đáp ứng nhu cầu của khán giả và tổ chức hay cho mục đích gì mà nó được tạo ra. Chúng ta đã thấy những bước cần thực hiện và những điều cần tránh để làm cho một tài liệu trông đẹp với nội dung chất lượng cao. Bạn cần sử dụng các công cụ có sẵn trong phần mềm xử lý văn bản mà bạn đang sử dụng để đảm bảo rằng văn bản đó đáp ứng được nhu cầu và yêu cầu.
Kiểm tra chính tả và ngữ pháp
Livingsta
Kiểm tra chính tả và kiểm tra ngữ pháp - Đây là một công cụ rất hữu ích, tuy nhiên, trình xử lý văn bản có thể không phải lúc nào cũng làm nổi bật tất cả các lỗi và do đó nên kiểm tra chính tả thủ công và kiểm tra ngữ pháp.
Kiểm tra việc sử dụng sai chữ hoa, dấu câu, ngữ pháp và các lỗi liên quan khác. Kiểm tra lỗi một vài lần và nhờ người khác hiệu đính, vì người tạo tài liệu rất khó nhìn thấy lỗi. Bạn có thể đặt tài liệu sang một bên trong vài ngày và sau đó kiểm tra lỗi khi bạn đang ở trong tâm trí khác. Điều này sẽ giúp bạn xác định lỗi một cách dễ dàng.
Ngoài ra, có rất nhiều từ nghe giống nhau, nhưng có cách viết và nghĩa khác nhau. Bạn cần phải hết sức cẩn thận, vì khi đó người đọc sẽ không hiểu ý bạn. Luôn luôn sử dụng chính tả chính xác. Các sai sót có thể dẫn đến thông tin sai lệch và có ảnh hưởng rất lớn đến tổ chức và hoạt động kinh doanh của tổ chức. Đọc to tài liệu cũng sẽ phát hiện ra các lỗi mà bạn không xác định được khi chỉ đọc trực quan.
Số và phép tính - Kiểm tra xem các số được sử dụng trong tài liệu có đúng số thập phân và các số liệu có chính xác không. Kiểm tra để đảm bảo rằng các phép tính là chính xác và không có sai sót, vì các số liệu sai có thể gây hiểu nhầm và dẫn đến kết quả thảm hại. Tài liệu mà bạn đang tạo có thể là một trong những tài liệu quan trọng nhất liên quan đến thông tin kinh doanh chính của công ty, vì vậy người ta luôn cần phải cẩn thận
Ngôn ngữ và từ điển - Ngôn ngữ được sử dụng phải là ngôn ngữ chuyên nghiệp. Tiếng lóng và ngôn ngữ bình thường phải được tránh. Một số từ được viết khác nhau bằng tiếng Anh Mỹ và Anh, do đó việc thiết lập cài đặt ngôn ngữ và từ điển sẽ rất hữu ích.
Tính chính xác và nhất quán - Bạn cần đọc qua tài liệu để xem thông tin được cung cấp đã đủ chưa, có rõ ràng không và có cần cải thiện không. Điều này sẽ giúp người đọc hiểu thông điệp mà bạn đang cố gắng truyền tải.
Phông chữ và kích thước phông chữ - Phông chữ được sử dụng và kích thước phông chữ phải chuẩn. Đảm bảo rằng bạn không sử dụng phông chữ kiểu cách hoặc kiểu cách cho các tài liệu chuyên nghiệp. Kích thước không quá nhỏ, không quá lớn nhưng phải đạt tiêu chuẩn. Màu chữ cũng cần phải chuẩn.
Dấu gạch nối - Luôn sử dụng dấu đầu dòng và số cho danh sách thay vì sử dụng dấu gạch nối. Điều này sẽ định dạng tài liệu gọn gàng với các thụt lề và tab thích hợp. Sử dụng dấu đầu dòng và số cũng cho phần mềm công nghệ hỗ trợ biết rằng đó là một danh sách.
Bố cục trang và lề - Vui lòng tuân theo các giá trị và định hướng tiêu chuẩn cho lề và bố cục. Kiểm tra xem đầu trang, chân trang và chú thích cuối trang không có lỗi và được căn chỉnh chính xác.
Ngắt dòng, ngắt trang, ngắt cột và ngắt đoạn - Đây là những công cụ hữu ích để định dạng tài liệu với giao diện gọn gàng. Sử dụng những công cụ này bất cứ khi nào cần thiết để tránh góa phụ và trẻ mồ côi.
Bảng, hình ảnh, đồ họa khác - Đảm bảo rằng tất cả cài đặt cho các đối tượng này là chính xác và chúng được căn chỉnh chính xác với các ký tự và văn bản khác trong tài liệu. Trong khi thêm hình ảnh và đồ họa trong tài liệu, bạn cần kiểm tra cài đặt văn bản trong và xung quanh hình ảnh và đối tượng.
Bố cục in - Sau khi mọi thứ đã được kiểm tra và chỉnh sửa, hãy xem tài liệu ở dạng bố cục in. Điều này sẽ cho bạn thấy chính xác tài liệu sẽ trông như thế nào khi nó đang được in. Bạn cũng có thể thực hiện cài đặt cho bố cục in và giấy in, v.v., trong hộp thoại in. Nếu tài liệu trông không đạt yêu cầu, bạn sẽ phải quay lại và thay đổi cài đặt cho đến khi tài liệu không có lỗi và được định dạng chính xác.
3.6 Phản ứng thích hợp với các vấn đề chất lượng và tài liệu để các kết quả đáp ứng nhu cầu
Khi tất cả các kiểm tra được thực hiện và người ta cảm thấy rằng tài liệu đã sẵn sàng để in hoặc phân phối hoặc xuất bản, bạn có thể tiếp tục và thực hiện điều đó. Đôi khi, có những tình huống mà khán giả hoặc người dùng sẽ cảm thấy rằng một phong cách hoặc cấu trúc hoặc bố cục khác sẽ tốt hơn. Trong những tình huống đó, bạn có thể nhận được các truy vấn và phản hồi hỏi xem điều này có thể được cải thiện hoặc thay đổi hay không.
Học hỏi từ phản hồi
Luôn tiếp thu phản hồi một cách tích cực và học hỏi từ nó. Một người cần lưu ý rằng họ đang tạo tài liệu cho khán giả và nó phải làm hài lòng khán giả chứ không phải bạn và vì vậy tất cả những yếu tố này cần được tính đến khi tạo tài liệu.
Khi các vấn đề về chất lượng được nêu ra, hãy lắng nghe họ và hành động theo đó. Bạn cần phải hành động thích hợp và phản ứng thích hợp với các vấn đề. Người dùng hoặc khán giả có thể chỉ muốn một cấu trúc hoặc phong cách khác, chỉ vì họ thấy nó dễ sử dụng hoặc dễ đọc. Họ có thể cần kích thước hình ảnh khác nhau, vì đôi khi hình ảnh lớn hoặc hướng của chúng có thể gây mất tập trung.
Khi nói đến số liệu, để đảm bảo độ chính xác, một số người dùng có thể yêu cầu nhiều hơn hai dấu thập phân. Đôi khi có thể có những sai sót nhỏ trong tính toán. Vì vậy, bạn tìm hiểu về đối tượng của mình khi bạn nhận được phản hồi và bạn biết cách tránh những lỗi này trong tương lai cho những đối tượng này hoặc bạn biết nên sử dụng bố cục nào cho các đối tượng khác nhau.
Khi tài liệu không mở được
Một vấn đề phổ biến khác mà tất cả chúng ta đều gặp phải trong các hoạt động kinh doanh hàng ngày là tài liệu không mở được. Điều này liên quan đến các vấn đề tương thích hoặc xung đột với phần mềm mà tài liệu được tạo hoặc tài liệu đang được mở. Trong những tình huống như thế này, cách tốt nhất là liên hệ với người nhận, xem qua phần mềm họ đang sử dụng, hỏi lỗi gì đang xuất hiện và giải quyết vấn đề.
Bạn có thể chuyển đổi tài liệu sang một định dạng tương thích khác và gửi lại hoặc nếu người nhận có thể làm điều đó, bạn có thể hướng dẫn họ thực hiện quy trình đó. Tôi đang lặp lại điểm này ở đây; cố gắng lưu tài liệu luôn ở định dạng đơn giản nhất có thể.
Giải thích chứ không phải tranh luận
Hãy bình tĩnh và hành động theo câu hỏi. Có thể đôi khi bạn đã sử dụng một kiểu hoặc cấu trúc hoặc định dạng hoặc định hướng cụ thể cho một lý do hoặc mục đích cụ thể. Bạn có thể giải thích điều này cho người dùng ( không tranh luận ) và xem liệu họ có hiểu thực tế và sẵn sàng chấp nhận hay không. Tất cả những điều này cuối cùng sẽ tạo ra một tài liệu tuân thủ các tiêu chuẩn và sẽ đáp ứng tất cả các yêu cầu chất lượng cho mục đích.
Hãy luôn nhớ rằng, Chất lượng là quan trọng, vì nó đảm bảo năng lực của doanh nghiệp!
Tóm tắt của Unit này
Tôi hy vọng bạn có một kiến thức tốt và hiểu biết về
- Cách sử dụng ứng dụng hoặc phần mềm xử lý văn bản để định dạng tài liệu để trình bày hoặc in ấn hoặc phân phối.
- Làm thế nào để đảm bảo rằng tài liệu trông có ý nghĩa, có nội dung có ý nghĩa và tuân thủ các tiêu chuẩn do tổ chức đặt ra.
- Kiểm tra định dạng, kiểm tra chính tả, kiểm tra ngữ pháp và các bố cục khác trước khi hoàn thiện.
Tôi hy vọng điều này có ích cho bạn. Nếu bạn muốn xem qua các phần trước của phần này, vui lòng theo các liên kết bên dưới:
Phần 1 - Nhập và kết hợp chính xác văn bản và thông tin khác trong tài liệu xử lý văn bản (Phần mềm Xử lý Văn bản, Câu hỏi 1.1 đến 1.7)
Phần 2 - Tạo và sửa đổi bố cục và cấu trúc cho các tài liệu xử lý văn bản (Phần mềm Xử lý Văn bản, Câu hỏi 2.1 đến 2.4)
Xin đừng ngần ngại để lại ý kiến và phản hồi của bạn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, xin vui lòng hỏi. Tất cả tốt nhất!