Cách viết đơn khiếu nại hiệu quả cho công ty: hướng dẫn từng bước và các mẫu thư

Viết thư khiếu nại

Tất cả chúng ta đã ở đó khi một công ty không khiến chúng ta hài lòng với sản phẩm của họ. Mua một mặt hàng bị lỗi, chất lượng kém hoặc đơn giản là không vượt quá mong đợi của bạn luôn nên được giải quyết. Đôi khi, một nhà hàng có thể phục vụ bạn những món ăn không như bạn mong đợi (có ai không?).

Trong khi mọi người thường hài lòng với một sản phẩm hoặc dịch vụ, đôi khi công ty có thể đưa ra một ngoại lệ hoặc khiến bạn hoàn toàn thất vọng.

Không nên để ý đến việc nhận một sản phẩm bị lỗi hoặc bị người phục vụ đối xử tệ bạc! Những vấn đề như thế này có thể được giải quyết dễ dàng - bằng một lá thư hoặc email khiếu nại.

Làm thế nào để viết một lá thư khiếu nại mạnh mẽ từ ngữ: Tóm tắt

Mỗi bước này được mô tả đầy đủ dưới đây.

Các bước	Những gì bạn cần nói	Ví dụ - Sản phẩm
Bước 1: Đảm bảo rằng bạn gửi nó đến đúng nơi	Địa chỉ phòng ban và công ty bên trái. Gửi lời chào với Dear Sir / Madam	Địa chỉ, Dear Sir / Madam hoặc Dear Mr / Ms Blakey
Bước 2: Bắt đầu chữ cái với âm điệu phù hợp	Bạn đã mua một sản phẩm ở _store_ vào _date_. Cung cấp các thông tin liên quan khác như mã tham chiếu, chi tiết bảo hành, đảm bảo và hạn sử dụng cho thực phẩm.	Gần đây tôi đã mua Rèm cửa màu Pastel Lavender có kích thước 1,5mx 2m tại Super Stores, Bakers Lane vào ngày 12 tháng 9 năm 2020. Mã tham chiếu cho rèm là 338J.
Bước 3: Giải thích vấn đề một cách hiệu quả	Điều gì đã xảy ra với sản phẩm hoặc dịch vụ? Hãy ngắn gọn, chính xác và súc tích. Đề cập chính xác những gì là sai với sản phẩm.	Màn cửa có một vết rách ở đường may bên ngoài, điều này rất dễ nhận thấy và nó không thể sửa được mà không làm hỏng vải.
Bước 4: Đề xuất giải pháp	Nêu cách bạn muốn vấn đề được khắc phục, điều gì sẽ sửa đổi vấn đề? Nó có thể là hoàn lại tiền / sửa chữa / thay thế / thay đổi trong dịch vụ / phiếu giảm giá / sản phẩm miễn phí	Để sửa đổi vấn đề, tôi muốn thay thế toàn bộ loại rèm được đề cập ở trên.
Bước 5: Gửi kèm hoặc đính kèm các tài liệu cần thiết và liên quan	Bạn cũng có thể đề cập rằng có các tài liệu liên quan kèm theo, ví dụ: bảo lãnh, biên lai	Vui lòng tìm kèm theo biên lai với các chi tiết cần thiết và bảo hành 1 năm.
Bước 6: Đặt giới hạn thời gian	Đưa ra khung thời gian thích hợp cho phản hồi.	Tôi rất vui nếu bạn có thể gửi thiết bị thay thế bất kỳ lúc nào từ ngày 6 tháng 6 đến ngày 15 tháng 6.
Bước 7: Viết một kết thúc mạnh mẽ	Kết luận bằng cách nói rằng bạn hy vọng họ sẽ khắc phục được sự cố và đăng xuất.	Tôi hoàn toàn tin tưởng rằng bạn sẽ gửi thay thế và sửa đổi vấn đề. Trân trọng….

Cách viết một lá thư khiếu nại hiệu quả

Bước 1: Đảm bảo rằng bạn gửi nó đến đúng nơi

Điều đầu tiên bạn cần là

địa chỉ trụ sở chính của công ty ở quốc gia của bạn, và
bộ phận bạn sẽ gửi nó đến.

Ban đầu có thể khó tìm được nơi để viết thư vì các công ty có thể không chỉ ra nơi đặt cơ sở của họ rất hiệu quả. Nhiều khả năng bạn sẽ có thể tìm thấy thông tin liên hệ của họ trên:

trang bảo hành hoặc bảo đảm được cung cấp cùng với sản phẩm của bạn
Trang web của họ. Nhấp vào liên kết "Liên hệ với chúng tôi" hoặc "Giới thiệu" có chứa thông tin liên quan
chính sản phẩm. Thực phẩm và đồ uống thường có thông tin liên hệ trên bao bì của chúng, vì vậy hãy nhớ kiểm tra chúng! Bạn sẽ ngạc nhiên rằng thông tin ở những nơi dễ dàng nhất.

Khi bạn đã có địa chỉ của họ, hãy nhớ kiểm tra bộ phận liên quan mà bạn sẽ gửi thư đến. Đối với các dịch vụ nhỏ như nhà hàng thì không cần nhưng đối với các công ty năng lượng cao (Unilever hoặc Pepsi chẳng hạn) thì sẽ cần một bộ phận. Trên trang web của họ, công ty sẽ chỉ định nơi gửi thư của bạn cho dù đó là kỹ thuật, dịch vụ khách hàng, v.v.

Bước 2: Bắt đầu chữ cái với âm điệu phù hợp

Một khi bạn đã tìm ra địa chỉ khó chịu đó và sẵn sàng gửi đi, bạn có thể bắt đầu bức thư!

Điều đầu tiên bạn cần làm là đặt địa chỉ của người gửi ở góc trên cùng bên phải và địa chỉ của bạn ở góc bên trái. Điều này là vì lợi ích của hình thức, luôn tạo thêm một nét đẹp cho bức thư của bạn.
Tiếp theo, hãy viết Dear Sir / Madam nếu bạn không biết đại diện dịch vụ khách hàng là ai. Nếu bạn đang viết thư cho một người quản lý hoặc Giám đốc điều hành, hãy viết Kính gửi Ông / Bà…..

Sau đó, bạn bắt đầu phần nội dung thực sự của bức thư sẽ là trung tâm của sự chú ý cho bất cứ ai sẽ đọc nó!

Bắt đầu bằng cách nói rằng bạn đã mua một mặt hàng ở bất kỳ cửa hàng nào vào bất kỳ ngày nào. Đối với thực phẩm đề cập đến hạn sử dụng và mã cửa hàng. Đối với bất cứ điều gì khác, điều đó có liên quan. Ví dụ: Gần đây tôi đã mua một chai Pepsi Max 2L tại Super Stores vào ngày 19 tháng 11 năm 2014. Ngày hết hạn của chai là ngày 30 tháng 11 năm 2014 và mã trên nút cổ chai là 113A.
Giả sử rằng bạn luôn mong đợi chất lượng cao nhất từ công ty đó và vào ngày cụ thể đó, kỳ vọng của bạn đã bị giảm sút , ví dụ: Tôi luôn đánh giá cao TechnoPC và tin tưởng từng chiếc máy tính xách tay của bạn. Tôi đã đến Siêu cửa hàng để mua một chiếc máy tính xách tay với cùng kỳ vọng nhưng trải nghiệm của tôi với chiếc máy tính xách tay cho thấy tuyên bố đó không đúng sự thật.

Bước 3: Giải thích vấn đề một cách hiệu quả

Phần tiếp theo là quan trọng nhất vì nó đề cập chính xác những gì đã xảy ra khi bạn sử dụng sản phẩm hoặc tham gia dịch vụ.

Nói xem sản phẩm ở trạng thái nào khi bạn mở bao bì và chính xác là nó bị lỗi gì. Nếu bạn không thể xác định được điều gì sai bên trong, chỉ cần nói rằng nó hoạt động không chính xác và công ty sẽ xem xét vấn đề đó, ví dụ: Tôi thấy rằng máy ảnh hoạt động không chính xác. Mỗi khi tôi bật máy ảnh, nó sẽ đi vào thư viện ảnh. Điều này không cho phép tôi chụp ảnh vì nó chỉ cho phép tôi truy cập vào phòng trưng bày.
Nếu bạn đang nói về một dịch vụ, hãy nêu những gì đã xảy ra trong chuyến thăm của bạn, ví dụ: Khi tôi có một cuộc hẹn với thợ làm tóc tên là "Lizze", cô ấy đã dành 30 phút để nói chuyện với bạn bè của cô ấy và tôi đã đợi rất lâu. thời gian dài!

Mẹo để truyền tải đúng giọng điệu:

Giữ bình tĩnh mọi lúc. Đừng tức giận, bạn có mọi quyền nhưng hãy tưởng tượng xem đội dịch vụ khách hàng đã nhận được bao nhiêu lời phàn nàn vào ngày hôm đó. Người đọc có thể bực bội, khó chịu với bạn và ném nó đi vì cho là sai hoặc spam.
Hãy súc tích, đừng làm lung tung bức thư của bạn bằng những câu không liên quan như nói rằng đã lãng phí tiền bạc như thế nào, bạn đã phải chịu đựng bao nhiêu hoặc nó là một sản phẩm tồi tệ như thế nào. Họ chỉ đơn giản muốn biết điều gì sai và sửa chữa nó, họ thường không bao giờ đọc dù chỉ một nửa bức thư, chỉ đọc những câu then chốt.
Hãy càng chính xác càng tốt khi nói những gì sai với sản phẩm hoặc dịch vụ. Điều này sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian cho công ty.

Nếu bạn có khiếu nại, đừng ngần ngại! Đó là những gì dịch vụ khách hàng dành cho. Cứ liều thử đi!

Bước 4: Đề xuất giải pháp

Trong phần này, bạn sẽ nói những gì bạn muốn làm để khắc phục sự cố. Bạn có một số tùy chọn mà bạn có thể yêu cầu với công ty bao gồm:

Hoàn lại tiền cho sản phẩm
Một phiếu thưởng được sử dụng với bất kỳ phạm vi nào của chúng
Sản phẩm được sửa chữa
Thay đổi đối với dịch vụ của họ như phục vụ đồ ăn chất lượng cao hơn, tăng cường vệ sinh hoặc thay đổi thái độ của nhân viên.
Phiếu ăn

Ví dụ: Tôi muốn được hoàn lại toàn bộ tiền cho máy ảnh của mình vì tôi muốn mua một máy ảnh thay thế.

Hãy nói bạn muốn sản phẩm sẽ như thế nào trong tương lai nếu bạn mua lại sản phẩm đó, ví dụ: Tôi hy vọng rằng vấn đề này sẽ không xảy ra nữa đối với những khách hàng khác và tôi sẽ luôn nhận được chất lượng cao nhất từ sản phẩm của bạn.

Bước 5: Gửi kèm hoặc đính kèm các tài liệu cần thiết và liên quan

Nếu bạn có bất kỳ hình ảnh nào mà bạn muốn gửi kèm (đặc biệt là đối với email), các trang tham chiếu như cam kết, trang bảo hành hoặc biên nhận, bạn sẽ cần đề cập đến điều đó trong thư.

Nói rằng có một bảo hành / đảm bảo / biên nhận kèm theo.

Ví dụ: "Vui lòng tìm đính kèm bản sao biên lai gốc của tôi, cùng với trang đảm bảo của đồng hồ báo thức và thông tin liên quan đến số sê-ri."

Nếu bạn có một sản phẩm bị hư hỏng mà bạn muốn sửa chữa, hãy nhớ đề cập đến vấn đề này.

Ví dụ: Vui lòng tìm kèm theo máy ảnh bị lỗi mà tôi đã đề cập trong lá thư của mình.

Bước 6: Đặt giới hạn thời gian

Tại sao phải đặt giới hạn thời gian? Vâng, các công ty nhận được hàng chục lá thư mỗi ngày, nếu không phải là hàng trăm. Rất có thể, có thể mất từ 6 tuần đến 3 tháng để nhận được phản hồi từ công ty và nếu bạn muốn sửa chữa, thậm chí còn mất nhiều thời gian hơn. Bây giờ đó là một sự chờ đợi khá lâu!

Hầu hết các công ty sẽ xem xét lá thư của bạn khoảng 2 tuần sau khi bạn gửi nó, vì còn tồn đọng. Để tránh họ ném nó vào cơ thể, bạn có thể đặt khung thời gian khi bạn muốn phản hồi. Bây giờ điều đó thật tiện lợi.

Ví dụ: Tôi muốn bạn trả lời sớm nhất trong thời gian sớm nhất từ ngày 16 tháng 8 đến ngày 30 tháng 8. Điều đó sẽ được đánh giá rất cao.

Bước 7: Viết một kết thúc mạnh mẽ

Bạn có thể kết thúc bức thư của mình bằng cách nói rằng bạn hy vọng vấn đề sẽ được giải quyết và ký tên với Trân trọng - nếu bạn không biết tên của họ hoặc Trân trọng - nếu bạn biết tên của họ.

Ví dụ: Tôi hy vọng rằng vấn đề này sẽ được giải quyết và tôi hoàn toàn tin tưởng rằng bạn sẽ sửa đổi vấn đề.

Gửi đi lá thư của bạn và bạn sẽ mong đợi một phản hồi trong khung thời gian bạn đã nêu.

Những lý do để viết một lá thư khiếu nại

Nhiều người bỏ qua một sản phẩm khiến họ thất vọng vì không làm gì cả. Là người tiêu dùng, bạn có quyền được hoàn tiền hoặc thay thế sản phẩm của mình bằng sản phẩm khác. Dưới đây là một số lý do tại sao viết thư khiếu nại lại hiệu quả:

Công ty sẽ được thông báo về bất kỳ sản phẩm bị lỗi nào trong dây chuyền của họ có thể gây ra nhiều nguy hiểm hơn cho người khác. Bằng cách liên hệ với họ, họ có thể biết tại sao nó bị lỗi và ngăn nó xảy ra lần nữa.
Các công ty ghét phải nhìn thấy khách hàng không hài lòng vì vậy bạn có cơ hội tốt để được thay thế hoặc hoàn lại tiền cho sản phẩm của mình.
Đối với đồ uống và thực phẩm, thay vì thay thế, bạn có thể nhận được phiếu giảm giá miễn phí hoặc thậm chí các sản phẩm miễn phí! Các công ty luôn dính vào những điều này để làm ngọt ngào bạn.
Một nhà hàng hoặc một công ty cung cấp dịch vụ khác có thể bị thu hút bởi một nhân viên có thể đang làm không đúng công việc của họ.
Nếu có điều gì đó không ổn, hãy giải quyết! Bạn đã trả tiền cho sản phẩm hoặc dịch vụ đó, vì vậy bạn sẽ có một sản phẩm chất lượng cao. Đừng bao giờ im lặng về điều đó, vì bạn sẽ giải quyết được vấn đề của mình khá nhanh chóng!

Bức thư sau đây là một khiếu nại cho một điện thoại thông minh bị lỗi.

William, Public Domain, qua Pixabay

Thư mẫu cho điện thoại thông minh bị lỗi

Thưa ông / bà, Gần đây, tôi đã mua một chiếc điện thoại thông minh Samsung Galaxy S5 tại Super Stores, Baker Street, London vào ngày 17 tháng 7. Bảo lãnh có hiệu lực trong một năm và số tham chiếu trên hộp cho biết SSF319.

Điện thoại thông minh bị lỗi và tôi rất thất vọng về sản phẩm của bạn. Điện thoại thông minh tiếp tục hiển thị màn hình menu nhưng không cho phép tôi truy cập các ứng dụng hoặc mở một cửa sổ mới. Màn hình vẫn đóng băng trên màn hình menu.

Tôi yêu cầu bạn sửa chữa điện thoại trong thời gian sớm nhất có thể, tốt nhất là trong khoảng thời gian nêu dưới đây.

Vui lòng tìm kèm theo giấy bảo hành đi kèm với điện thoại cùng với biên lai mà cửa hàng đã đưa cho tôi khi mua hàng. Bạn sẽ tìm thấy tất cả các mã tham chiếu cần thiết trên các tài liệu này.

Tôi muốn nhận được phản hồi trong khoảng thời gian từ ngày 27 tháng 7 - ngày 10 tháng 8 và tôi muốn điện thoại được sửa chữa hoàn toàn và hoạt động bình thường.

Tôi hy vọng rằng điều này không xảy ra một lần nữa và cho những khách hàng khác. Tôi sẽ tiếp tục là khách hàng của bạn nếu vấn đề được sửa đổi. Tôi hy vọng rằng sự cố sẽ được khắc phục và tôi hoàn toàn tin tưởng rằng nó sẽ xảy ra.

Trân trọng, Susan Wells

Thư mẫu cho dịch vụ kém tại nhà hàng

Thưa ông / bà, Tôi viết thư này để trình bày chi tiết về trải nghiệm đáng thất vọng của tôi tại Taco Hut, vào thứ Tư ngày 26 tháng 7. Là một khách hàng quen thuộc của bạn, tôi rất buồn khi phải nói rằng tôi đã có một trải nghiệm kinh khủng nhất tại nhà hàng của bạn.

Khi tôi gọi món bánh tét của mình, nhân viên đã hoàn toàn trì hoãn quá trình bằng cách phớt lờ đơn hàng của tôi! Khi tôi hỏi tôi có thể gọi món không, họ đã lấy nó nhưng rất cáu kỉnh và thô lỗ. Một nhân viên tên là "Emma" đã phục vụ món nhưng đó không phải là món mà tôi đã đặt ngay từ đầu. Cô ấy sẽ không thay đổi thứ tự và tôi đã được ăn thức ăn mà tôi đã không yêu cầu ngay từ đầu!

Tôi nghĩ rằng đội ngũ nhân viên cần thay đổi thái độ đối với khách hàng. Tôi muốn họ làm công việc của họ một cách chính xác và thân thiện và hữu ích. Thái độ cáu kỉnh và "ugh, khách hàng khác" của họ sẽ biến mất. và Cách duy nhất để đến một nhà hàng thành công là có đội ngũ nhân viên thân thiện sẵn sàng giúp đỡ.

Tôi sẽ tiếp tục là khách hàng của bạn sau khi vấn đề đã được sửa đổi. Vui lòng thông báo cho tôi khi có thay đổi.

Trân trọng, Susan Wells.

Cách tốt nhất để khiếu nại: Thư hoặc Email là gì?

Thật khó để quyết định nên viết một email hay một bức thư. Cả hai đều có những ưu điểm và nhược điểm nhưng nói chung sẽ được ưu tiên hơn nếu bạn viết một bức thư tay. Điều này là do công ty sẽ xem xét bạn nghiêm túc hơn và có thể gửi sửa chữa / thay thế cho bạn nhanh hơn rất nhiều.

Tuy nhiên, một số công ty (chẳng hạn như Apple) không có địa chỉ hợp lệ mà bạn có thể viết thư để sửa chữa, do đó bạn sẽ phải gửi email cho bộ phận liên quan.

Lời khuyên hàng đầu

Các mẹo hàng đầu sau đây sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề trong khóa học của mình!

Ngắn gọn. Bất kỳ kiểu nói suông hoặc nói lảm nhảm nào về vấn đề này sẽ chỉ gây ra sự nhầm lẫn và thất vọng cho người đọc và đó là điều cuối cùng bạn muốn! Các công ty muốn những bức thư ngắn gọn, trang trọng có thể dễ dàng quét và sau đó được sử dụng để truy xuất thông tin quan trọng như điều gì sai, khung thời gian bạn muốn phản hồi và điều gì sẽ khắc phục sự cố. Điều này sẽ làm cho quá trình nhanh chóng và dễ dàng.
Đừng chửi thề, khó chịu hoặc tỏ ra nóng nảy! Đó là một rung cảm rất tồi tệ để phát ra và sẽ chỉ làm cho vấn đề tồi tệ hơn!
Đừng đe dọa công ty trừ khi bạn đã tham khảo ý kiến của luật sư. Đối với các vấn đề nhỏ như sản phẩm bị lỗi, không cần thực hiện bất kỳ mối đe dọa pháp lý nào.
Đảm bảo tạo cho họ ấn tượng rằng bạn sẽ tiếp tục là khách hàng của họ nếu họ giải quyết được vấn đề. Nếu bạn nói rằng bạn sẽ không bao giờ mua sản phẩm của họ nữa, họ có thể bỏ qua thư của bạn và không bao giờ khắc phục sự cố. Nhưng bằng cách nói rằng nếu họ hoàn lại tiền cho bạn / vấn đề thay đổi, thì họ sẽ làm như vậy để giữ bạn là khách hàng.
Đưa ra khung thời gian khi bạn muốn câu trả lời hoặc giải pháp. Điều này giúp mọi thứ nhanh chóng và hoạt động trơn tru. Không có khung thời gian, công ty có thể không trả lời trong nhiều tuần.

Tất cả các ý kiến được đánh giá cao! Bạn đã bao giờ trải nghiệm một sản phẩm hoặc dịch vụ không đạt yêu cầu? Chia sẻ kinh nghiệm của bạn bên dưới. Cảm ơn vì đã đọc!