Cách nói chuyện với khách hàng khi bạn ngại ngùng trong dịch vụ khách hàng

Tương tác của khách hàng trong dịch vụ khách hàng

Tương tác với khách hàng là một phần quan trọng trong bối cảnh bán lẻ và dịch vụ khách hàng. Thứ nhất, tương tác với khách hàng cho phép bạn trợ giúp khách hàng một cách chính xác và thứ hai, nó cho phép khách hàng biết bạn đang ở xung quanh trong trường hợp họ cần trợ giúp và biết họ đang bị theo dõi để giảm tỷ lệ mua sắm.

Ngay cả những người thu ngân vĩ đại nhất cũng không có gì là không có sự tương tác với khách hàng phù hợp, nhưng nếu bạn cực kỳ nhút nhát, giống như tôi, bạn có thể rất khó thoát ra khỏi vỏ bọc của mình và nói chuyện với khách hàng trước. Trung tâm này sẽ cung cấp cho bạn các mẹo nói chuyện với khách hàng trong môi trường bán lẻ.

_TopArt_, CC-BY, qua Flickr

Xác định lý do tại sao bạn nhút nhát

Mục tiêu cuối cùng là giải quyết sự nhút nhát của bạn về lâu dài. Một trong những điều lớn nhất bạn có thể làm để vượt qua sự nhút nhát của mình là xác định rằng có vấn đề. Nếu bạn có thể xác định lý do tại sao bạn nhút nhát, bạn sẽ cố gắng giải quyết lý do cụ thể để có thể dễ dàng vượt qua sự nhút nhát của mình hơn. Tất nhiên, đôi khi việc giải quyết nguyên nhân cụ thể có thể yêu cầu trợ giúp y tế. Nếu bạn cảm thấy sự nhút nhát đang ảnh hưởng đến cuộc sống bình thường của mình, bạn nên nói chuyện với bác sĩ về việc có thể tìm kiếm sự giúp đỡ của nhà trị liệu hoặc chuyên gia sức khỏe tâm thần để xem liệu có vấn đề gì lớn hơn không.

Làm việc trong dịch vụ khách hàng có thể khó nếu bạn nhút nhát, nhưng hoàn toàn có thể!

iMorpheus, CC-BY, qua Flickr

Thực hiện các bước cho Bé

Đừng mong đợi có thể nói chuyện với khách hàng ngay lập tức. Bắt đầu nhỏ và làm việc theo cách của bạn. Khi bạn lần đầu tiên bắt đầu ngày mới, chỉ cần chào khách hàng khi họ bước vào bằng một "xin chào" và một nụ cười. Sau đó, khi bạn cảm thấy thoải mái với điều đó, hãy thêm câu 'hôm nay bạn thế nào?'

Tất nhiên, nếu ai đó đến gặp bạn và yêu cầu hỗ trợ, hãy giúp họ tốt nhất có thể. Nếu bạn hoàn toàn chưa sẵn sàng, hãy hướng họ đến một trong những đồng nghiệp có thể giúp họ tốt hơn.

Tạo kịch bản

Nếu bạn khó nói chuyện với khách hàng, thì việc tạo kịch bản là một cách tuyệt vời để đảm bảo giảm thiểu tình trạng lộn xộn. Tất nhiên, không có cách nào để biết khách hàng nào sẽ tham gia nhiều hơn vào việc trả lời và điều này cần một chút linh hoạt, nhưng tạo kịch bản là một cách tuyệt vời để bắt đầu một công cụ phá băng.

Dưới đây là một trong những tập lệnh tôi sử dụng khi gọi điện cho khách hàng:

Sau đó tôi sẽ tiếp tục nói chuyện nhỏ nếu tôi thấy thoải mái. Nếu tôi gọi một món đồ mà tôi đã dùng và yêu thích, tôi sẽ hỏi họ xem họ đã thử chưa và say mê về nó. Thông thường đó là một cách tuyệt vời để khiến khách hàng mỉm cười và tương tác.

Mục tiêu đề ra

Nếu bạn có cho mình điều gì đó để phấn đấu khi cố gắng vượt qua sự nhút nhát của mình, điều đó sẽ khuyến khích bạn tiếp tục sau khi đã đạt được mục tiêu của mình. Bạn đã biết rằng mục tiêu cuối cùng của bạn là vượt qua sự nhút nhát của mình, cho dù đó là làm cho nó có thể kiểm soát được trong khi bạn đang làm việc hay vượt qua nó một cách tổng thể. Tuy nhiên, hãy đảm bảo đặt ra những mục tiêu nhỏ mà bạn có thể đạt được trong suốt chặng đường đến mục tiêu tổng thể.

Đảm bảo rằng các mục tiêu có thời hạn. Bằng cách đặt ra thời hạn, bạn sẽ thúc đẩy bản thân phấn đấu để đạt được chúng. Bằng cách không đặt ra thời hạn, bạn đang cho phép mình tạm dừng công việc mà bạn nên thực hiện.

Ngoài ra, hãy viết ra các mục tiêu của bạn và đặt chúng ở nơi nào đó bạn sẽ thấy. Hãy chắc chắn kiểm tra các mục tiêu khi bạn cũng đạt được chúng!

Đảm bảo rằng các mục tiêu có thời hạn. Bằng cách đặt ra thời hạn, bạn sẽ thúc đẩy bản thân phấn đấu để đạt được chúng.

Ví dụ về các mục tiêu ngắn hạn
Đến lớp học nói trước đám đông mỗi tháng một lần.
Chào hỏi 5 khách hàng trong một ngày.
Hỏi một khách hàng mỗi tuần xem họ có đang được giúp đỡ không.

Đừng thúc ép bản thân

Bạn biết giới hạn của mình. Tốt hơn hết là bạn nên nhận ra rằng bạn đã đủ để đẩy giới hạn của mình và đừng thúc ép chúng hơn là tự làm quá sức mình và thụt lùi. Quay trở lại với việc thực hiện những bước đi trẻ thơ, hãy nhận ra rằng ngay cả khi bạn chỉ làm một điều gì đó nhỏ để giúp bạn vượt qua sự nhút nhát của mình, bạn vẫn đang làm điều gì đó.

Nếu bạn ngại nói chuyện trực tiếp với mọi người, sếp có thể cho phép bạn giúp đỡ khách hàng qua điện thoại.

zenjazzygeek, CC-BY, qua Flickr

Giao tiếp với đồng nghiệp của bạn

Nếu tính nhút nhát của bạn nghiêm trọng đến mức ảnh hưởng đến công việc của bạn, điều quan trọng là phải trao đổi với cấp trên và có thể là đồng nghiệp của bạn về vấn đề này. Đặc biệt nếu bạn đang cố gắng sửa chữa nó, giao tiếp tốt với đồng nghiệp của bạn có thể giúp họ nhận ra sự thiếu sót hoặc thậm chí động viên bạn khi bạn gặp khó khăn.

Nếu sự nhút nhát của bạn đang ảnh hưởng đến công việc của bạn, hãy trao đổi với cấp trên của bạn để xem liệu có thể làm gì đó cho đến khi các vấn đề của bạn được giải quyết. Đảm bảo cung cấp cho họ các bản cập nhật nếu cần.

Bằng cách luyện tập với một người mà bạn cảm thấy thoải mái, bạn đang cho phép bản thân thực hành những điều bạn cần và cởi mở hơn với những lời phê bình từ người kia.

Thực hành với ai đó

Mặc dù không giống nhau, nhưng luyện tập với người mà bạn cảm thấy thoải mái và nhập vai có thể giúp ích cho bạn khi bạn ở trong bối cảnh thực tế. Đảm bảo sử dụng tập lệnh của bạn nếu bạn có và thực hiện nghiêm túc. Ngoài ra, nếu bạn đang ở một vị trí mà bạn có thể sử dụng các kỹ năng dịch vụ khách hàng của mình bên cạnh người mà bạn cảm thấy thoải mái (giả sử như tại một cửa hàng bán xe tại nhà để xe), hãy thực hành với người của bạn.

Bằng cách luyện tập với một người mà bạn cảm thấy thoải mái, bạn đang cho phép bản thân thực hành những điều bạn cần và cởi mở hơn với những lời phê bình từ người kia. Họ có thể cung cấp cho bạn các gợi ý và mẹo liên quan trực tiếp đến bạn.

Những quan sát của bạn chỉ nên là những ví dụ mà bạn có thể sử dụng làm kim chỉ nam.

Quan sát người khác và tương tác của họ

Một cách tuyệt vời để vượt qua sự nhút nhát của bạn là học những gì phải làm khi bạn bị đặt vào một tình huống nhất định. Khi bạn ra ngoài mua sắm hoặc làm việc, hãy quan sát đồng nghiệp, khách hàng và nhân viên của bạn để xem cách họ tương tác với bạn hoặc những người khác.

Mỗi tình huống yêu cầu một cuộc trò chuyện khác nhau và đôi khi bạn không phải lúc nào cũng có thể chuẩn bị cho nó. Tuy nhiên, bạn càng quan sát nhiều, bạn càng chuẩn bị cho những tình huống có thể phát sinh.

Hãy nhớ rằng bạn nên thêm sự tinh tế và cá tính của riêng mình vào các tương tác với khách hàng và đồng nghiệp. Những quan sát của bạn chỉ nên là những ví dụ mà bạn có thể sử dụng làm kim chỉ nam.

Tham gia một lớp học Nói trước đám đông có thể giúp bạn vượt qua sự nhút nhát của mình.

Joanna Penn, CC-BY, qua Flickr

Tham gia khóa học nói trước đám đông

Nếu bạn thấy mình có cơ hội tham gia lớp học Nói trước đám đông, tôi rất khuyên bạn nên tham gia lớp học này. Bạn có thể không được đào tạo để diễn thuyết trước đám đông, nhưng học cách nói trước đám đông có thể giúp bạn học cách nói chuyện với người lạ và khách hàng.

Rất có thể, các học sinh khác trong lớp nói chuyện trước đám đông cũng nhút nhát như bạn và muốn có kiến ​​thức để vượt qua sự nhút nhát của mình. Bằng cách cho phép bản thân dễ bị tổn thương ở một nơi an toàn giữa những người khác có cùng sự nhút nhát như bạn có thể giúp bạn kết nối và vượt qua sự nhút nhát của mình.

Đừng để thành công của người khác làm giảm đi thành công của chính bạn.

Tập trung vào sự tiến bộ của chính bạn

Có lẽ mẹo quan trọng nhất để vượt qua sự nhút nhát của bạn là tập trung vào sự tiến bộ của bản thân thay vì người khác. Bạn không đơn độc khi nhút nhát nhưng điều đó không có nghĩa là tất cả bạn sẽ vượt qua sự nhút nhát của mình trong cùng một dòng thời gian và theo cùng một cách.

Bạn là người tốt nhất để biết điều gì sẽ hiệu quả và điều gì không. Bạn có thể không vượt qua được sự nhút nhát của mình trong khung thời gian bạn muốn, nhưng hãy biết rằng bạn sẽ đạt được điều đó. Tập trung vào sự tiến bộ của người khác sẽ chỉ khiến những thành tựu và mục tiêu của bạn trở nên lạc lối. Bất kỳ tiến bộ nào bạn đạt được đều đáng được ăn mừng. Đừng để thành công của người khác làm giảm đi thành công của chính bạn.