15 Lời khuyên về cách làm việc trong công việc dịch vụ khách hàng

Khách hàng đôi khi đúng

Chuẩn bị cho một công việc dịch vụ khách hàng rất khó khăn, đặc biệt là khi khách hàng nghĩ rằng họ luôn đúng.

Được cung cấp bởi Nemo, Public Domain, qua Pixabay

Công việc Dịch vụ Khách hàng là gì?

Công việc dịch vụ khách hàng bao gồm làm việc với khách hàng, thường là toàn thời gian. Đây có thể là một thứ gì đó đơn giản như thức ăn nhanh, hoặc một thứ gì đó khó hơn nhiều như làm hài lòng khách hàng tại một công ty 500 tài sản. Cả hai hoàn cảnh đều giống nhau - bạn phải làm việc để làm hài lòng khách hàng của mình để họ hài lòng.

Tuy nhiên, dịch vụ khách hàng ngày nay là một điều nguy hiểm. Hành động của bạn có thể được ghi lại trên camera, lời nói của bạn có thể được ghi lại và mọi hành động đều được theo dõi. Nếu bạn làm công việc của mình và giữ cho mũi của bạn sạch sẽ, bạn có thể ổn. Nhưng bạn cần chuẩn bị tinh thần trước khi đi làm mỗi ngày cho những khả năng đó.

Dịch vụ khách hàng xuất sắc của Starbucks

Mỉm cười khi giúp đỡ khách hàng

Một nụ cười tốt luôn cho khách hàng biết họ được chào đón.

Được cung cấp bởi PublicDomainPictures, Public Domain, qua Pixabay

Chuẩn bị cho Công việc Dịch vụ Khách hàng

Trước khi đặt chân vào công việc, bạn cần chuẩn bị tâm lý cho công việc đó. Dịch vụ khách hàng có thể là một trải nghiệm kinh khủng, đặc biệt nếu bạn đối phó với những khách hàng không hài lòng. Vì vậy, đây là cách bạn có thể chuẩn bị trước:

Hãy nhớ những lần bạn là khách hàng. Hãy nghĩ về tất cả những lần bạn gặp phải dịch vụ khách hàng tồi. Người đó có thể làm gì khác để mang lại trải nghiệm tốt hơn? Quan trọng hơn, hãy nghĩ xem khách hàng sẽ cảm thấy thế nào khi bạn đối xử tệ với họ. Nếu bạn đặt mình vào vị trí của họ, thì bạn sẽ hiểu rõ hơn về nhu cầu của họ.
Hãy chuẩn bị để bị la mắng và mắng mỏ. Khi khách hàng không hài lòng, họ sẽ cho biết điều đó. Một số sẽ chỉ hét vào mặt bạn, những người khác sẽ gọi tên bạn. Bạn thậm chí có thể có một hoặc hai có thể dùng đến bạo lực thể chất. Chỉ cần chuẩn bị cho những sự cố để bạn có thể bảo vệ chính mình. Nếu bạn cố gắng khuếch tán tình hình, những điều như thế này có thể không bao giờ xảy ra. Nếu bạn dễ khóc hoặc bị đe dọa, điều đó sẽ rất tệ. Chỉ cần có da có đá, hãy để khách hàng trút giận, và xử lý tình huống một cách hợp lý.
Tập cười. Một nụ cười đi một chặng đường dài trong công việc dịch vụ khách hàng. Nó làm cho khách hàng cảm thấy như bạn muốn giúp đỡ họ, rằng bạn đang chào đón họ thay vì khiến họ cảm thấy như đang làm phiền bạn. Đừng biến nó thành một nụ cười giả tạo, mà hãy là một nụ cười chân thật. Tôi đến gặp đại diện dịch vụ khách hàng, những người đang mỉm cười, trái ngược với những người không. Ngay cả khi bạn giúp đỡ khách hàng qua điện thoại, mỉm cười có thể giúp cải thiện phong thái của bạn!
Biết rằng bạn không thể làm hài lòng tất cả mọi người. Không thể làm hài lòng tất cả mọi người trong một công việc dịch vụ khách hàng. Hoặc bạn không thể cung cấp cho họ những gì họ muốn do chính sách nội bộ, hoặc họ chỉ yêu cầu những điều không thể. Bạn sẽ phải học cách nói "không" khi có nhu cầu. Đó là lúc bạn cần chuẩn bị tinh thần để bị la mắng. Hãy nhớ rằng bạn cũng có thể nhận được khiếu nại chống lại bạn. Miễn là bạn hành động đúng và tuân thủ các chính sách của tổ chức, bạn sẽ không phải lo lắng về điều gì.
Nghiên cứu về tổ chức của bạn. Xem những gì khách hàng trước đây đã phàn nàn về. Đi vào và xem cách nhân viên ở đó xử lý khách hàng, đặc biệt là những người có khiếu nại. Nếu bạn thấy họ làm sai và làm đúng, bạn sẽ biết mình phải làm gì khi vào đó. Nếu bạn thấy một lời phàn nàn phổ biến của khách hàng, hãy chuẩn bị cho điều đó và tìm hiểu những việc cần làm trong những tình huống đó trước khi chúng đưa ra.

Ví dụ về dịch vụ khách hàng tồi

Giúp đỡ khách hàng

Dịch vụ khách hàng là tất cả về việc giúp đỡ mọi người.

Được cung cấp bởi geralt, Public Domain, qua Pixabay

Làm công việc dịch vụ khách hàng

Một khi bạn bắt đầu công việc dịch vụ khách hàng, bạn sẽ có rất nhiều điều để học hỏi. Ngay cả khi bạn có bằng cấp, nó sẽ không cho bạn biết công ty của bạn xử lý khách hàng của bạn như thế nào. Vì vậy, đó là điều bạn phải học, và hy vọng sẽ được đào tạo. Hãy ghi nhớ các mẹo sau đây khi học nghề để hỗ trợ khách hàng của bạn:

Tìm hiểu các chính sách của tổ chức bạn khi cần trợ giúp khách hàng. Biết cách xử lý khách hàng trong tổ chức của bạn là điều quan trọng. Rất nhiều nơi sẽ không có sách để bạn xem lại trong mọi tình huống. Vì vậy, bạn phải hỏi người giám sát của bạn, và học hỏi kinh nghiệm của bạn.
Uốn cong các quy tắc cho khách hàng của bạn. Các quy tắc không có nghĩa là bị phá vỡ, nhưng chúng có nghĩa là được uốn cong cho khách hàng của bạn theo thời gian. Đừng để mình gặp rắc rối, nhưng nếu bạn thấy mình có thể hoàn thành một việc gì đó cho khách hàng mà không cần vượt quá giới hạn, thì hãy làm như vậy. Họ sẽ đánh giá cao nó và tiếp tục quay trở lại.
Cố gắng tránh sử dụng những từ, "Tôi không biết". Nếu bạn phải nói rằng bạn không biết điều gì đó, hãy nói rằng bạn sẽ tìm ra. Ví dụ, "Tôi không biết, nhưng hãy để tôi tìm hiểu cho bạn." Khách hàng không biết đó là ngày đầu tiên của bạn đi làm hay là ngày thứ 1.000 trong công việc. Họ sẽ mong đợi bạn biết, và nếu không, bạn sẽ biết cách tìm câu trả lời cho họ.
Giữ bình tĩnh. Một số khách hàng sẽ cố gắng chọc tức bạn và khiến bạn khó chịu với họ. Động cơ không quan trọng, bạn chỉ cần ngăn bản thân thể hiện rằng bạn đang khó chịu. Đây không phải là điều bạn có thể chuẩn bị, bạn chỉ cần biết vào thời điểm đó để giữ cho mình bình tĩnh. Nếu cảm xúc của bạn không suy yếu, thì bạn sẽ vượt qua tình huống tốt.
Tự bảo vệ mình. Nghe có vẻ tệ, một số khách hàng sẽ cố tình gây rắc rối cho bạn, ngay cả khi bạn đã xử lý mọi việc một cách chính xác. Vì vậy, hãy giữ tài liệu thích hợp và thông báo cho người giám sát của bạn về bất kỳ tình huống nào khi chúng phát sinh. Bạn không bao giờ biết mình có thể đối phó với ai sẽ cố khiến bạn gặp rắc rối, hoặc tệ hơn là bị đuổi việc.

Ví dụ về việc bị ghi lại là cung cấp dịch vụ khách hàng tồi

Máy ảnh, Video và Dịch vụ Khách hàng

Máy ảnh sẽ luôn cố định trên bạn trong bất kỳ công việc dịch vụ khách hàng nào.