Làm thế nào để trở thành một nhà quản lý dự án tuyệt vời

Những mẹo và thủ thuật này sẽ giúp bạn trở thành người quản lý tốt nhất có thể.

Canva.com

Một nhà quản lý dự án tuyệt vời là người quan tâm sâu sắc đến việc hiểu tất cả các khía cạnh của một dự án trước khi nó bắt đầu thành công và sau đó đảm bảo rằng mọi người đều ở trong vòng lặp, làm việc cùng nhau và trên cùng một trang trong suốt vòng đời quản lý dự án. Các nhà quản lý dự án ưu tú hiểu rằng bạn có thể ngăn chặn rất nhiều đau lòng trong giai đoạn sau của dự án bằng cách dành nhiều thời gian trong giai đoạn đầu. Bài viết này phác thảo những điều tạo nên một nhà quản lý dự án tuyệt vời.

Làm thế nào để trở thành một nhà quản lý dự án tuyệt vời

1. Có một kế hoạch rõ ràng.
2. Biết cách giao tiếp với tất cả các bên liên quan.
3. Hãy trung thực.
4. Quản lý phạm vi.
5. Tiếp tục đưa đội về phía trước.
6. Giải quyết tranh chấp trong nhóm ngay lập tức.

1. Có một kế hoạch rõ ràng

Có một kế hoạch dự án vững chắc khi bắt đầu các dự án của bạn không đảm bảo rằng dự án sẽ đi chệch hướng về phía trước, nhưng nó sẽ giảm thiểu rủi ro điều đó xảy ra rất nhiều. Và nếu một dự án không đi đúng hướng, nó mang lại cho bạn một điều gì đó hữu hình mà bạn có thể cho sếp thấy rằng bạn đã làm mọi thứ trong khả năng của mình để giữ mọi thứ đi đúng hướng.

Trong khi kế hoạch dự án là một tài liệu sống động, sẽ tiếp tục thay đổi và thích ứng khi các dự án chuyển qua các giai đoạn của vòng đời quản lý dự án, thì điều cần thiết là các yếu tố sau đây phải được đưa vào kế hoạch dự án của bạn sớm và được cập nhật thường xuyên:

Điều quan trọng không chỉ là đảm bảo rằng bạn đã xác định được tất cả các bên liên quan, mà bạn còn phải quản lý thông tin liên lạc mà người nhận và mong đợi của họ trong suốt quá trình.

SimpliLearn

2. Biết cách giao tiếp với tất cả các bên liên quan

Một nhà quản lý dự án tuyệt vời cần phải đi xa hơn là có một kế hoạch truyền thông mạnh mẽ và thực sự làm việc để hiểu tính cách của các bên liên quan trong dự án của họ và điều gì khiến họ đánh dấu. Một số bên liên quan có thể đánh giá cao việc bạn thỉnh thoảng ghé qua văn phòng của họ và trò chuyện trực tiếp về tình trạng của dự án, trong khi các bên liên quan khác có thể chỉ muốn nghe ý kiến ​​của bạn nếu có vấn đề gì đó. Bạn cũng cần phải tính đến chính trị văn phòng có thể xảy ra giữa các bên liên quan. Hầu hết các nhóm dự án bao gồm đại diện từ các nhóm chức năng khác nhau và những nhóm đó thường sẽ có chương trình nghị sự riêng mà họ đang nỗ lực thúc đẩy.

Cách Nhận Yêu cầu Dự án từ các Bên liên quan của Dự án

3. Trung thực

Trên tất cả, một nhà quản lý dự án tuyệt vời luôn trung thực và làm việc để đặt ra các kỳ vọng một cách thích hợp, và nếu tin xấu, bạn có trách nhiệm phải cung cấp nó. Tuy nhiên, bạn thường có thể làm dịu cú đánh bằng cách đưa ra giải pháp. Đó có thể không phải là hướng mà nhóm quyết định đi, nhưng các bên liên quan luôn dễ tiếp thu hơn nếu bạn đưa ra giải pháp thay vì chỉ đặt vấn đề trong lòng họ. Ngoài ra, hãy trình bày rõ ràng vấn đề và cách bạn đến đó, nhưng đừng đổ lỗi cho người khác. Đổ lỗi cho người khác hiếm khi hoàn thành bất cứ điều gì và nó chỉ làm trì hoãn việc bắt đầu tìm ra giải pháp.

4. Quản lý phạm vi

Sau khi bạn làm việc với tất cả các bên liên quan cần thiết để thu thập các yêu cầu xung quanh công việc sẽ được thực hiện, bắt đầu thực hiện các yêu cầu đó, tạo ước tính và sắp xếp các nguồn lực dựa trên các yêu cầu đó, điều quan trọng là phải quản lý phạm vi đó để ngăn chặn phạm vi. Scope creep là kẻ hủy diệt cuối cùng của các dự án và nó xảy ra khi một bên liên quan tiếp tục bổ sung các yêu cầu cho dự án sau khi nguồn tài chính và nguồn lực đã được đảm bảo dựa trên các ước tính ban đầu. Khi điều đó xảy ra, bạn có thể nhanh chóng rơi vào tình huống cố gắng hoàn thành nhiều công việc hơn với cùng một số tiền và cùng một số lượng tài nguyên trong cùng một khoảng thời gian, điều này thường khiến công việc hoàn thành kém. Nếu mọi người đã ký tên vào các yêu cầu được nêu trong kế hoạch dự án,thì người quản lý dự án có một số yêu cầu quay lại với các bên liên quan đưa ra yêu cầu bao gồm các yêu cầu bổ sung và nói rằng nếu họ muốn các yêu cầu đó được đưa vào thì họ sẽ cần thêm nguồn lực và thời gian. Tại thời điểm đó, quả bóng được đặt vào tòa án của các bên liên quan, và nếu họ muốn tiếp tục với việc bao gồm các yêu cầu đó, họ phải làm tròn vốn và bán phần còn lại của nhóm dự án để tăng tiến độ dự án. Bạn đừng bao giờ sợ bị đẩy lùi. Nếu bạn không đẩy lùi và bạn cố gắng bổ sung thêm nhiều yêu cầu mà không thêm nguồn lực và thời gian, thì bạn sẽ phải chịu trách nhiệm về quyết định đó.thì họ sẽ cần nhiều tài nguyên hơn và nhiều thời gian hơn. Tại thời điểm đó, quả bóng được đặt vào tòa án của các bên liên quan, và nếu họ muốn tiếp tục với việc bao gồm các yêu cầu đó, họ phải làm tròn vốn và bán phần còn lại của nhóm dự án để tăng tiến độ dự án. Bạn đừng bao giờ sợ bị đẩy lùi. Nếu bạn không đẩy lùi và bạn cố gắng bổ sung thêm nhiều yêu cầu mà không thêm nguồn lực và thời gian, thì bạn sẽ phải chịu trách nhiệm về quyết định đó.thì họ sẽ cần nhiều tài nguyên hơn và nhiều thời gian hơn. Tại thời điểm đó, quả bóng được đặt vào tòa án của các bên liên quan, và nếu họ muốn tiếp tục với việc bao gồm các yêu cầu đó, họ phải làm tròn vốn và bán phần còn lại của nhóm dự án để tăng tiến độ dự án. Bạn đừng bao giờ sợ bị đẩy lùi. Nếu bạn không đẩy lùi và bạn cố gắng bổ sung thêm nhiều yêu cầu mà không thêm nguồn lực và thời gian, thì bạn sẽ phải chịu trách nhiệm về quyết định đó.Nếu không đẩy lùi và bạn cố gắng bổ sung thêm nhiều yêu cầu mà không cần thêm nguồn lực và thời gian, thì phần trách nhiệm cho quyết định đó thuộc về bạn.Nếu không đẩy lùi và bạn cố gắng bổ sung thêm nhiều yêu cầu mà không cần thêm nguồn lực và thời gian, thì phần trách nhiệm cho quyết định đó thuộc về bạn.

Cách người quản lý dự án có thể sử dụng Microsoft OneNote

5. Tiếp tục di chuyển nhóm về phía trước

Các dự án có thể bị đình trệ nếu các thành viên của nhóm dự án không rõ mục tiêu mà họ nên hướng tới là gì. Một nhà quản lý dự án giỏi có thể ngăn chặn điều này bằng cách đảm bảo rằng có các mục tiêu dự án ngắn hạn, trung hạn và dài hạn lớn hơn và tất cả các cá nhân đều rõ ràng họ đang làm gì trong cả ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Có các điểm tiếp xúc thường xuyên và nhanh chóng với các thành viên trong nhóm có thể là một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng mọi người luôn làm việc. Ngoài ra, để các thành viên trong nhóm dành năm phút vào cuối ngày và viết một bản tóm tắt nhanh, cấp cao về những gì họ đã làm trong ngày hôm đó và những gì họ có trên boong cho ngày mai là một cách tuyệt vời khác để đảm bảo mọi người đều tiến lên phía trước.

6. Giải quyết tranh chấp nhóm ngay lập tức

Những bất đồng và tranh luận giữa các thành viên trong nhóm có thể rất tốt cho một dự án. Nó thể hiện niềm đam mê của mọi người đối với những gì họ đang làm và nó thường dẫn đến việc khám phá sâu về con đường tốt nhất phía trước. Tuy nhiên, những cuộc đối đầu đôi khi có thể đi quá xa và có thể dẫn đến tình trạng cẩu huyết giữa các thành viên trong đội. Một nhà quản lý dự án giỏi sẽ cố gắng kiềm chế cuộc thảo luận nếu có vẻ như nó có thể trở nên quá nóng. Tuy nhiên, nếu điều đó dẫn đến ác ý giữa các đồng đội, một người quản lý dự án tuyệt vời sẽ làm việc để quản lý xung đột đó một cách thích hợp, cho dù điều đó có nghĩa là kéo những người đó vào phòng để nói chuyện về các vấn đề của họ, trò chuyện 1-1 với họ về hoặc thông qua người quản lý của họ để chấm dứt tranh chấp.Điều tồi tệ nhất mà một người quản lý dự án có thể làm trong tình huống đó là phớt lờ vấn đề và để tranh chấp trở nên tồi tệ hơn, vì điều đó có thể bắt đầu khiến dự án đi xuống.

Những câu hỏi đầu tiên mà người quản lý dự án nên hỏi khi bắt đầu một dự án mới

© 2016 Max Dalton