Cách ủy quyền

Đừng chỉ bán công việc của bạn, hãy ủy quyền

Đối với bất kỳ ai mới vào vị trí quản lý, điều quan trọng là phải học cách giao nhiệm vụ hiệu quả. Ủy quyền cho phép bạn phát triển nhân viên, hoàn thành nhiều hơn và làm cho những việc bạn đặt ra hiệu quả hơn.

Trong giai đoạn đầu của quy trình, việc ủy quyền cho cấp dưới có thể tốn thời gian khi bạn hướng dẫn và giám sát họ, nhưng cuối cùng, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và sự thất vọng khi có được những nhân viên ngày càng có năng lực và đầu tư, những người có thể giảm bớt nhiệm vụ cho bạn. không yêu cầu chuyên môn của bạn.

Các nhiệm vụ được ủy quyền thích hợp cũng có thể tạo động lực cho nhân viên, ngăn chặn sự nhàm chán và tiếp thêm năng lượng cho những nhân viên làm việc kém hiệu quả. Chắc chắn, những nhân viên chịu trách nhiệm cho một nhiệm vụ hoặc dự án được đầu tư nhiều hơn vào kết quả của nó và có khả năng được thúc đẩy bởi trách nhiệm.

Ủy quyền hiệu quả, tuy nhiên, đòi hỏi nhiều hơn là đổ công việc cho người khác. Đó là một quá trình yêu cầu bạn:

xác định cẩn thận những loại nhiệm vụ nào nên được giao
xác định ai sẽ đảm nhận nhiệm vụ
theo dõi một cách nhất quán và hỗ trợ để đảm bảo sự thành công của họ

Những Loại Việc Nào Nên Được Ủy Quyền?

Khi học cách ủy thác công việc, bước đầu tiên là bạn phải hiểu những loại việc cần tham khảo cho người khác.

Có nhiều nhiệm vụ và nhiệm vụ có thể được ủy quyền thích hợp.

Chắc chắn, những công việc không yêu cầu trình độ kỹ năng của người quản lý hoặc những công việc đòi hỏi chuyên môn mà người quản lý không có đều nằm trong số những công việc có thể được xem xét để phân công lại.
Trong một tình huống lý tưởng, những điều mà người quản lý ủy thác cho nhân viên nên động viên hoặc dạy họ. Chỉ đơn giản là giao cho nhân viên thêm công việc để làm, điều này không mang lại cho họ cơ hội phát triển hoặc học hỏi, không phải là động lực. Đối với một số nhân viên, điều này có nghĩa là họ cần có trách nhiệm đối với toàn bộ nhiệm vụ, trong khi đối với những người khác hoạt động ở một cấp độ khác, nhận trách nhiệm cho một khía cạnh duy nhất của dự án là đủ.
Việc ủy thác những nhiệm vụ chỉ đơn thuần kích thích nhân viên cũng có thể tốt, vì sự nhàm chán có thể là động lực hủy hoại công việc.
Cung cấp các nhiệm vụ đào tạo chéo là tốt vì những lý do tương tự và nó có thể giúp đảm bảo một nơi làm việc hoạt động trơn tru.

Bất kỳ nhiệm vụ hoặc nhiệm vụ nào được giao cho người khác phải cụ thể trong phạm vi của nó và điều gì đó mà hai bạn có thể đo lường để biết khi nào hoàn thành và mức độ thành công của nó. Tốt nhất, nhân viên đảm nhận nhiệm vụ sẽ đồng ý với việc đảm nhận nó như một trách nhiệm.

Lưu ý: Không nên giao nhiệm vụ nào yêu cầu xử lý thông tin bí mật hoặc các quyết định thuộc trách nhiệm của ban quản lý; chẳng hạn như những thứ liên quan đến hoạch định chiến lược, giám sát ngân sách, bố trí nhân sự và đánh giá.

Nhiệm vụ hoặc Nhiệm vụ nên được giao cho ai?

Bước tiếp theo trong việc học cách ủy quyền là hiểu những cá nhân nào nên nhận công việc được giao.

Để công việc được giao thành công, người đảm nhận phải có thời gian để thực hiện. Việc nghiền nát một nhân viên với một kỳ vọng không hợp lý sẽ đảm bảo sự thất bại của dự án và có thể phá hủy tinh thần của nhân viên.
Tất nhiên, việc xác định một nhân viên có các kỹ năng và trình độ phù hợp với công việc cũng quan trọng không kém. Ví dụ, yêu cầu một nhân viên giao tiếp kém lãnh đạo một dự án nhóm có lẽ là một lựa chọn không tồi.
Mặc dù việc chọn một người có các kỹ năng phù hợp là rất quan trọng, nhưng việc có một nhiệm vụ thách thức nhân viên để đạt được nhiều hơn một chút cũng tốt.
Nói chung, một nhân viên sẽ dễ dàng đảm nhận nhiệm vụ được giao nếu họ cảm thấy họ có thể đạt được từ đó một cách khôn ngoan trong nghề nghiệp bằng cách cho họ cơ hội thể hiện tài năng của mình, tiến lên một bước hoặc phát triển một kỹ năng được săn đón. Điều này cũng cần được cân nhắc khi thực hiện lựa chọn của bạn.

Lập kế hoạch

Khi bạn đã quyết định nhiệm vụ hoặc nhiệm vụ nào bạn muốn giao và nhân viên nào có khả năng là ứng cử viên cao nhất, thì đã đến lúc có một cuộc nói chuyện để đặt mục tiêu rõ ràng và thiết lập kế hoạch.

Rõ ràng, người giám sát phải thảo luận:

chính xác những gì họ đang yêu cầu nhân viên đảm nhận,
phạm vi của nhiệm vụ là gì,
tại sao nhiệm vụ là quan trọng
nhân viên sẽ đạt được gì khi đảm nhận công việc này; Đó sẽ là phát triển các kỹ năng mới, được trả nhiều tiền hơn hay chỉ để thỏa mãn sở thích của họ trong một lĩnh vực nhất định?

Để đảm bảo hoàn thành thành công dự án đáp ứng sự hài lòng của bạn, điều quan trọng là:

xác định chính xác những gì sẽ đạt được
điều gì sẽ tạo nên thành công
tiến trình chung để hoàn thành. Nếu sau đó nhân viên sẵn sàng đảm nhận công việc, lập kế hoạch sẽ là giai đoạn tiếp theo trong quy trình.

Việc ủy quyền hiệu quả từ thời điểm này trở đi sẽ xoay quanh giai đoạn lập kế hoạch tiếp theo này. Một kế hoạch tốt, được suy nghĩ kỹ lưỡng sẽ đảm bảo rằng nhân viên biết:

kỳ vọng của họ
hạn chế thời gian
phạm vi trách nhiệm của họ
vai trò của bạn trong nhiệm vụ

Hai bạn nên cùng nhau lập một kế hoạch xác định:

bất kỳ nguồn lực cần thiết nào (con người, thiết bị, vật liệu, v.v.) cần thiết cho nhiệm vụ
thời hạn cụ thể để hoàn thành các giai đoạn khác nhau của dự án
Bạn, người giám sát, theo dõi tiến độ như thế nào.

Xác định cách thức giám sát tiến độ là rất quan trọng tại thời điểm này để đảm bảo rằng vai trò của bạn là không phô trương và được mong đợi. Nó có thể bao gồm:

một lịch trình báo cáo bằng văn bản thường xuyên
các cuộc họp ngắn với cập nhật bằng lời nói
quan sát
hoặc một số kết hợp của mỗi

Điều quan trọng nữa là đảm bảo rằng nhân viên chịu trách nhiệm về công việc có tiếng nói tích cực trong việc lập kế hoạch. Họ có thể không làm mọi việc theo cách bạn sẽ làm, nhưng họ cần có một số kiểm soát đối với cách mọi thứ được thực hiện vì họ sẽ là người ít nhất phải chịu trách nhiệm một phần về kết quả. Một lần nữa, họ không chỉ nhận công việc bổ sung mà họ đang nhận trách nhiệm.

Một phần quan trọng khác của việc nhận trách nhiệm là được cấp quyền cần thiết. Ví dụ, nếu một nhân viên nhận trách nhiệm lãnh đạo một nhóm trong một nhiệm vụ được giao, thì nhóm và bất kỳ nhân viên liên quan nào khác phải được biết về vai trò lãnh đạo mới. Bất kỳ nhà quản lý nào khác có liên quan nên được yêu cầu hỗ trợ họ và công nhận quyền hạn của họ trong các vấn đề liên quan.

Tương tự như vậy, nhân viên cần hiểu giới hạn quyền hạn của họ đối với dự án trước, trong giai đoạn lập kế hoạch. Ví dụ, nếu cần mua nguyên vật liệu, họ cần biết liệu mọi yêu cầu có phải thông qua người quản lý hay không, liệu phán quyết của họ sẽ là lời cuối cùng.

Bắt đầu

Một nhà quản lý thực sự biết cách ủy quyền hiểu rằng một khi kế hoạch đã được đặt ra, nhiệm vụ của họ còn lâu mới hoàn thành. Đó là một lỗi nghiêm trọng nếu nhân viên buông lỏng, không giám sát thường xuyên hoặc cung cấp hướng dẫn khi cần thiết. Cuối cùng, thành công vẫn là trách nhiệm của người quản lý giám sát mặc dù công việc hàng ngày thuộc về nhân viên được giao.

Với kế hoạch đã có, các báo cáo và cập nhật sẽ diễn ra thường xuyên và không có bất kỳ sự gián đoạn nào. Người quản lý có thể đánh giá thông qua các tương tác đã được lên kế hoạch.

Tùy thuộc vào nhiệm vụ và nhân viên, người quản lý có thể cung cấp:

sự khuyến khích
Phản hồi
Hướng dẫn chung
hỗ trợ giải quyết vấn đề khi cần thiết

Tuy nhiên, nhân viên được giao nên được hướng dẫn cách suy nghĩ thông qua các vấn đề và giải pháp hơn là giao việc này lại cho người quản lý. Người quản lý chỉ nên can thiệp khi vai trò của họ là cần thiết để đạt được sự hợp tác, để giải quyết các vấn đề có tính chất rộng lớn hơn, v.v. Nói chung, người quản lý phải hoạt động như một huấn luyện viên và người cố vấn.

Kết thúc

Khi kết thúc nhiệm vụ, điều quan trọng là phải nhận ra sự kiện. Nếu một dự án không thành công, người quản lý sẽ phải chịu trách nhiệm. Nếu nhiệm vụ thành công, thường là như vậy, thì công việc cần được công nhận là đã hoàn thành.

Các lĩnh vực phát triển có thể được xác định bất kể kết quả tổng thể. Những điều này có thể hướng dẫn các bài tập trong tương lai.

Như đã nêu trước đây, ủy quyền có thể giúp hoàn thành nhiều công việc hơn nhưng cuối cùng nó cũng sẽ giúp phát triển và tạo động lực cho nhân viên. Người quản lý phải:

thực hiện các nhiệm vụ thích hợp
lập kế hoạch cẩn thận
theo dõi thường xuyên
đảm bảo sự thành công của nhiệm vụ để có trải nghiệm tích cực

Mục lục: