Cách để một tờ báo viết bài về sự kiện của bạn

Bằng cách giới thiệu cho người chỉnh sửa một gói sự kiện ngắn gọn, bạn có nhiều khả năng nhận được tin tức trước và sau sự kiện.

Báo chí nhận được hàng chục email mỗi ngày từ các nhóm đang tìm kiếm sự đưa tin hoặc hy vọng có ai đó viết một câu chuyện để quảng bá một sự kiện sắp tới. Bạn muốn tạo sự khác biệt cho đề xuất của mình? Đây là những cách.

Đừng lãng phí thời gian của một biên tập viên

Không gì khó chịu hơn việc nhận được một email chứa nhiều tệp đính kèm và rất ít lời giải thích trong nội dung thư.

Giả sử bạn đang tổ chức một buổi đi bộ gây quỹ cho một tổ chức. Bạn có thể gửi một thông cáo báo chí về cuộc dạo chơi và có thể là một tài liệu khác có thông tin cơ bản về tổ chức và có thể là một số thông tin liên quan khác, nhưng bạn nên cung cấp thông tin quan trọng nhất trong nội dung email. Một lời chào nhanh, và sau đó là một cái gì đó dọc theo dòng này:

Bằng cách đó, một biên tập viên biết thông tin thích hợp để lên lịch, có thể viết và chuyển tiếp thông tin đó cho phóng viên hoặc nhiếp ảnh gia, những người có thể bắt đầu nghiên cứu và mở tệp đính kèm.

Và nếu có điều gì đó độc đáo hoặc thú vị đang diễn ra, hãy bao gồm cả điều đó. Ví dụ: nếu ai đó sẽ tung hứng tại một sự kiện sau bữa trưa, hãy đưa nội dung đó vào email.

Nếu bạn không giữ phần giới thiệu ngắn gọn và đơn giản, bạn sẽ có nguy cơ bị biên tập viên chuyển qua một email dài dòng mà họ chỉ đơn giản là không có thời gian để đọc.

Bao gồm ảnh ai đó đang làm gì đó

Nếu bạn hy vọng có một tờ báo đưa tin trước một sự kiện, thì bạn nên gửi kèm một bức ảnh có liên quan vào email của mình. Nó có thể là một cái gì đó đơn giản, chẳng hạn như một tình nguyện viên bán vé xổ số hoặc ai đó phân loại các hộp trước chợ trời, nhưng việc cung cấp một bức ảnh cùng với một thông cáo báo chí sẽ làm tăng cơ hội viết một câu chuyện và một bức ảnh sẽ được sử dụng nếu có không gian cho nó.

Trong một thế giới lý tưởng, một phóng viên sẽ có thời gian sắp đặt một cuộc phỏng vấn và tự mình chụp ảnh, nhưng điều này không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được. Cung cấp các tùy chọn rất hữu ích khi yêu cầu thăng chức.

Để có ý tưởng về những gì một biên tập viên muốn, hãy xem qua tờ báo. Hầu hết các bức ảnh chỉ có một vài người trong đó, không phải một nhóm lớn và một cái gì đó thường xảy ra (mọi người đang làm gì đó, không tạo dáng trước máy ảnh). Đảm bảo cả tên của mọi người trong ảnh.

Đồng thời, đừng khó chịu nếu ảnh không được sử dụng. Bất kỳ vùng phủ sóng nào cũng là vùng phủ sóng tốt khi các tổ chức khác đang tranh giành không gian.

Ảnh báo chí thường bao gồm một nhóm nhỏ người làm việc gì đó liên quan đến câu chuyện.

Cung cấp thông tin liên hệ thích hợp

Đảm bảo rằng những người tổ chức có thể truy cập được vào ngày diễn ra sự kiện. Điều đó có nghĩa là cung cấp số điện thoại di động và có lẽ một liên hệ bổ sung nếu phóng viên có câu hỏi liên quan đến sự kiện hoặc vị trí của nó.

Nếu gói phương tiện thiếu thông tin, hoặc phóng viên không thể tìm thấy sự kiện hoặc thời gian không chính xác, họ sẽ cần liên hệ với nhà tổ chức để biết thêm thông tin. Nếu số điện thoại duy nhất được cung cấp là của văn phòng tổ chức, họ có thể chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo trong ngày.

Cung cấp các tùy chọn để bảo hiểm lý tưởng

Nhiều khi một sự kiện có thể diễn ra cả ngày, nhưng có những khoảng thời gian nhất định có thể thú vị hơn những khoảng thời gian khác. Đối với các sự kiện cuối tuần, các nhiếp ảnh gia và phóng viên đang tìm kiếm cơ hội tốt để chụp những bức ảnh và video đầy màu sắc và thú vị để ghép nối với một câu chuyện, vì vậy, việc cung cấp một lịch trình sơ bộ (hoặc chi tiết) giúp một tờ báo dễ dàng lên kế hoạch cho các nhiệm vụ khác.

Nếu sự kiện của bạn có cơ hội tốt để đưa tin vào buổi sáng và / hoặc buổi chiều, hãy nhớ thông báo cho người biên tập biết. Họ có thể phải lựa chọn giữa một số sự kiện diễn ra cùng một lúc. Bằng cách cung cấp một lịch trình linh hoạt hơn, họ có thể tìm ra cách để đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra tốt đẹp.

Ảnh của trẻ em, cùng với phông nền tươi sáng và thú vị, là những lựa chọn tuyệt vời cho các sự kiện cộng đồng.

Vì vậy, tờ báo đã không đưa tin về sự kiện: Bây giờ là gì?

Nếu vì lý do nào đó, cho dù đó là xung đột lịch trình hoặc thiếu thông tin, đại diện của tờ báo không đưa tin về sự kiện, bạn luôn có thể gửi email kèm theo thông tin chi tiết sau đó. Nếu có thể, bạn nên cố gắng cung cấp những điều sau:

• Hình ảnh sự kiện: Có một tình nguyện viên được chỉ định để chụp ảnh sự kiện.
• Nếu sự kiện là một buổi gây quỹ, hãy cung cấp thông tin chi tiết về số tiền gây quỹ.
• Cung cấp một vài đoạn văn ngắn gọn về những gì đã diễn ra và những người đã phát biểu tại sự kiện.
• Cung cấp một người liên hệ có thể cung cấp một cuộc phỏng vấn nếu cần.

Ngoài ra, hãy lịch sự. Có một số lý do khiến một tờ báo không thể tham dự mọi sự kiện. Nhân viên hạn chế vào cuối tuần, cùng với lịch trình bận rộn hoặc tin tức nóng hổi bất ngờ, có thể gây khó khăn cho việc cung cấp thông tin về mọi tổ chức.