Cách viết một kế hoạch truyền thông

Cắt dán từ giao tiếp

catherinecronin qua Flickr Creative Commons

Nếu bạn đã từng đối mặt với sự phản kháng khi đối mặt với sự thay đổi trong công việc, một kế hoạch truyền thông tốt có thể giúp hỗ trợ sáng kiến ​​quản lý thay đổi của bạn. Một kế hoạch truyền thông tốt không chỉ có thể giúp đảm bảo bạn luôn nắm được thông tin của tất cả các bên liên quan mà còn có thể giúp tổ chức của bạn thu hút sự hỗ trợ cho một dự án hoặc thay đổi tổ chức.

Kế hoạch Truyền thông là gì?

Một kế hoạch truyền thông sẽ giúp bạn sắp xếp những gì quan trọng để nói với tất cả các bên liên quan của bạn, thông điệp bạn muốn truyền đạt là gì, cách nói và khi nào nên nói. Một kế hoạch truyền thông nên bao gồm 5 câu hỏi lớn - Ai? Gì? Tại sao? Làm sao? Khi nào?

Bắt đầu bằng cách tạo một ma trận đơn giản, như dưới đây, để giúp giữ cho kế hoạch của bạn có tổ chức và bạn có thể điền vào khi thực hiện từng bước bên dưới.

Khán giả	Tin nhắn (Cái gì)	Mục đích (Tại sao)	Phương pháp (Cách thức)	Mục tiêu (Khi nào)
Các bên liên quan nội bộ
Các bên liên quan bên ngoài

Hãy xem các bước đơn giản dưới đây để giúp bạn bắt đầu xây dựng một kế hoạch truyền thông thành công cho doanh nghiệp của mình.

Bước 1. Biết đối tượng của bạn

Nơi dễ nhất để bắt đầu xây dựng kế hoạch truyền thông của bạn là xác định đối tượng của bạn. Nếu dự án của bạn yêu cầu bạn phải thông báo và cập nhật cho mọi người cả bên trong và bên ngoài tổ chức của mình, hãy bắt đầu bằng cách lập danh sách các bên liên quan bên trong và bên ngoài.

Một số ví dụ về các bên liên quan bên trong so với bên ngoài

Ví dụ về bên liên quan nội bộ:	Ví dụ về bên liên quan bên ngoài:
Lãnh đạo cấp điều hành	Nhà tài trợ điều hành của dự án
Quản lý bộ phận	Chủ doanh nghiệp, chủ cửa hàng
Nhân viên tiền tuyến	Khách hàng tuyến đầu

Sau khi bạn có danh sách tất cả các bên liên quan bên trong và bên ngoài của mình, bạn có thể ghi chú bên dưới mỗi bên để trả lời các câu hỏi sau:

• Họ biết gì?
• Họ cần phải biết những gì?
• Nhóm nào có mức độ ưu tiên cao hơn những nhóm khác?
• Các nhóm khác nhau có yêu cầu các thông điệp khác nhau không?

Khi bạn đã trả lời các câu hỏi cơ bản về từng phân khúc đối tượng, đã đến lúc xác định nội dung cần giao tiếp với từng phân khúc đối tượng đó.

Ma trận truyền thông của bạn bây giờ sẽ có cột đối tượng hoàn thành:

Khán giả	Tin nhắn (Cái gì)	Mục đích (Tại sao)	Phương pháp (Cách thức)	Mục tiêu (Khi nào)
Các bên liên quan nội bộ
Lãnh đạo điều hành
Người quản lý
Nhân viên
Các bên liên quan bên ngoài
Nhà tài trợ điều hành
Những chủ sở hữu
Khách hàng tuyến đầu

Bước 2. Thông điệp của bạn là gì?

Khi suy nghĩ về thông điệp bạn cần truyền đạt đến khán giả của mình, chỉ cần suy nghĩ về việc trả lời câu hỏi “cái gì?” Mục đích của thông điệp và cách thức nó sẽ được chuyển đến sau.

Sử dụng danh sách kiểm tra sau để giúp xác định những gì khán giả của bạn cần biết:

• Đối tượng mục tiêu của bạn hiện biết gì? (xác định điều này cho danh sách mọi phân khúc đối tượng bạn đã thực hiện ở bước 1).
• Họ cần phải biết những gì?
• Những gì họ không cần biết?
• Bạn sẽ cần sử dụng giọng nói nào với từng đối tượng? (Bạn có thể thực hiện một cách tiếp cận chuyên nghiệp, đơn giản với giao tiếp điều hành trong khi giao tiếp của bạn trực tiếp với khách hàng có thể cần phải năng động và rõ ràng hơn)
• Những mối quan tâm của khán giả của bạn là gì? Đảm bảo thông điệp của bạn cho từng đối tượng giải quyết các câu hỏi và mối quan tâm cá nhân và riêng biệt của họ. Hãy nhớ rằng, câu hỏi của một nhân viên nội bộ về một dự án hoặc thay đổi có thể hoàn toàn khác với những câu hỏi mà một nhà tài trợ điều hành lo ngại.

Khi bạn đã trả lời những câu hỏi đó, hãy điền vào cột ^{thứ 2} trong ma trận của bạn:

Khán giả	Tin nhắn (Cái gì)	Mục đích (Tại sao)	Phương pháp (Cách thức)	Mục tiêu (Khi nào)
Các bên liên quan nội bộ
Lãnh đạo điều hành	Giá trị kinh doanh của sự thay đổi.
Người quản lý	Nhóm của bạn cần biết gì về sự thay đổi.
Nhân viên	Sự thay đổi sẽ ảnh hưởng đến công việc hàng ngày của bạn như thế nào.
Các bên liên quan bên ngoài
Nhà tài trợ điều hành	Lợi ích của sự thay đổi đối với tổ chức.
Những chủ sở hữu	Thay đổi sẽ ảnh hưởng như thế nào đến kết quả kinh doanh của bạn.
Khách hàng tuyến đầu	Sự thay đổi sẽ ảnh hưởng như thế nào đến công việc hàng ngày của bạn.

Bước 3. Mục đích của thông điệp của bạn là gì?

Trong bước này, hãy trả lời câu hỏi "tại sao?" Tại sao cần phải truyền đạt từng thông điệp (Cái gì) đến từng đối tượng của bạn? Trả lời câu hỏi này sẽ giúp bạn hiểu tại sao việc truyền đạt từng thông tin cho nhân viên và khách hàng lại quan trọng và giá trị mà việc truyền đạt thông tin đó sẽ mang lại cho doanh nghiệp và giá trị khách hàng của bạn.

Một số lý do phổ biến để truyền đạt thông điệp chính cho các bên liên quan:

• Để tăng cường hiểu biết về sự thay đổi và dự án
• Để làm nổi bật những lợi ích của dự án hoặc sự thay đổi
• Để nêu ra những tác động tích cực đến lợi nhuận của tổ chức
• Để khán giả biết bất kỳ kỹ năng hoặc thông tin nào họ sẽ cần học để chuẩn bị
• Để giúp khán giả của bạn hiểu điều đó sẽ tác động đến họ như thế nào

Hãy nhớ, hãy cố gắng trả lời "Có gì trong đó cho tôi?" khi xác định mục đích của mỗi cuộc giao tiếp để đảm bảo bạn có tất cả khán giả của mình được thông báo đầy đủ.

Khi bạn biết “những gì trong đó” cho từng bên liên quan của mình, hãy điền vào cột ^thứ 3 trong ma trận của bạn:

Khán giả	Tin nhắn (Cái gì)	Mục đích (Tại sao)	Phương pháp (Cách thức)	Mục tiêu (Khi nào)
Các bên liên quan nội bộ
Lãnh đạo điều hành	Giá trị kinh doanh của sự thay đổi.	Để thông báo về giá trị tài chính và khách hàng.
Người quản lý	Nhóm của bạn cần biết gì về sự thay đổi.	Để chuẩn bị cho các đội cho sự thay đổi trước khi nó xảy ra.
Nhân viên	Sự thay đổi sẽ ảnh hưởng đến công việc hàng ngày của bạn như thế nào.	Để cho phép nhân viên học các kỹ năng và thay đổi hàng ngày trước khi thay đổi xảy ra.
Các bên liên quan bên ngoài
Nhà tài trợ điều hành	Lợi ích của sự thay đổi đối với tổ chức.	Để thông báo về việc tiết kiệm chi phí và lợi ích.
Những chủ sở hữu	Thay đổi sẽ ảnh hưởng như thế nào đến kết quả kinh doanh của bạn.	Để thu hút sự ủng hộ cho sự thay đổi bằng cách làm nổi bật tác động đến điểm mấu chốt.
Khách hàng tuyến đầu	Sự thay đổi sẽ ảnh hưởng như thế nào đến công việc hàng ngày của bạn.	Để chuẩn bị cho khách hàng những thay đổi; nêu bật những lợi ích.

Mạng xã hội di động

jasonahowie qua Flickr Creative Commons

Bước 4. Phương thức giao hàng là gì?

Bây giờ bạn biết mình đang giao tiếp với ai, bạn sẽ nói gì và tại sao bạn sẽ nói điều đó, bạn cần xác định cách tốt nhất để truyền tải thông điệp. Tùy thuộc vào tổ chức của bạn, có thể hữu ích nếu giữ một “bảng đánh giá” về tất cả các kênh liên lạc khác nhau hiện có.

Một số kênh giao tiếp phổ biến có thể bao gồm:

• Liên lạc qua email
• Thông tin liên lạc bằng văn bản được gửi qua thư
• Lời nhắc tin nhắn văn bản
• Tin nhắn mạng xã hội
• Các cuộc họp của Tòa thị chính
• Phương tiện hỗn hợp
• Thông cáo báo chí
• Tờ rơi hoặc áp phích

tiền boa

Mặc dù liên lạc qua email có thể thuận tiện, nhưng đừng ngần ngại xuất bản cùng một thông báo bằng nhiều kênh. Không có hại gì khi gửi một lời nhắc nhở thân thiện. Giao tiếp quá nhiều vẫn tốt hơn là không đủ.

Bây giờ, bạn có thể điền vào cột ^thứ 4 trong ma trận của mình:

Khán giả	Tin nhắn (Cái gì)	Mục đích (Tại sao)	Phương pháp (Cách thức)
Các bên liên quan nội bộ
· Lãnh đạo điều hành	Giá trị kinh doanh của sự thay đổi.	Để thông báo về giá trị tài chính và khách hàng.	Liên lạc qua email
· Người quản lý	Nhóm của bạn cần biết gì về sự thay đổi.	Để chuẩn bị cho các đội cho sự thay đổi trước khi nó xảy ra.	Liên lạc qua email
Nhân viên	Sự thay đổi sẽ ảnh hưởng đến công việc hàng ngày của bạn như thế nào.	Để cho phép nhân viên học các kỹ năng và thay đổi hàng ngày trước khi thay đổi xảy ra.	Liên lạc qua email, áp phích, tờ rơi, tòa thị chính
Các bên liên quan bên ngoài
· Nhà tài trợ điều hành	Lợi ích của sự thay đổi đối với tổ chức.	Để thông báo về việc tiết kiệm chi phí và lợi ích.	Liên lạc qua email
· Những chủ sở hữu	Thay đổi sẽ ảnh hưởng như thế nào đến kết quả kinh doanh của bạn.	Để thu hút sự ủng hộ cho sự thay đổi bằng cách làm nổi bật tác động đến điểm mấu chốt.	Thư viết, thư
· Khách hàng tuyến đầu	Sự thay đổi sẽ ảnh hưởng như thế nào đến công việc hàng ngày của bạn.	Để chuẩn bị cho khách hàng những thay đổi; nêu bật những lợi ích.	Thư đã viết, đã gửi, email nhắc nhở

Ghi chú

Luôn chỉ định "chủ sở hữu" đằng sau mỗi mục bạn liệt kê trong cột "phương pháp" bất cứ khi nào có thể để đảm bảo trách nhiệm giải trình rằng các thông báo được gửi đúng thời gian và chính xác.

Bước 5. Khi nào là thời điểm tốt nhất để giao tiếp?

Kế hoạch liên lạc của bạn gần như hoàn thành! Bạn đã xác định đối tượng của mình, thông điệp bạn muốn truyền đạt, mục đích đằng sau mỗi thông điệp và cách bạn sẽ truyền tải thông điệp đó; bây giờ bạn cần tìm ra thời điểm tốt nhất để gửi những thông điệp này đến từng đối tượng của mình. Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể muốn xem xét để giúp bạn xác định thời gian tốt nhất cho mỗi tin nhắn.

• Ai cần được thông báo trước?
• Khi nào thì thay đổi diễn ra?
• Mọi người cần được thông báo trước bao lâu?
• Có thời hạn nào bạn cần lưu tâm không?
• Có bất kỳ bên liên quan nào trong số khán giả của bạn sẽ không có mặt hoặc họ có những ngày bạn cần làm việc?
• Bạn có đang truyền tải thông điệp của mình bằng nhiều phương pháp cho từng đối tượng không? Cái nào cần xảy ra đầu tiên, thứ hai, thứ ba, v.v.?

Với những câu hỏi đã được trả lời, bạn sẽ có thể dễ dàng hoàn thành cột cuối cùng của ma trận với ngày bắt đầu và ngày kết thúc để đảm bảo bạn có trách nhiệm với dòng thời gian của mình:

Khán giả	Tin nhắn (Cái gì)	Mục đích (Tại sao)	Phương pháp (Cách thức)	Mục tiêu (Khi nào)
Các bên liên quan nội bộ
Lãnh đạo điều hành	Giá trị kinh doanh của sự thay đổi.	Để thông báo về giá trị tài chính và khách hàng.	Liên lạc qua email	Bắt đầu: mmddyyyy Kết thúc: mmddyyyy
Người quản lý	Nhóm của bạn cần biết gì về sự thay đổi..	Để chuẩn bị cho các đội cho sự thay đổi trước khi nó xảy ra.	Liên lạc qua email	Bắt đầu: mmddyyyy Kết thúc: mmddyyyy
Nhân viên	Thay đổi sẽ ảnh hưởng như thế nào đến công việc hàng ngày của bạn	Để cho phép nhân viên học các kỹ năng và thay đổi hàng ngày trước khi thay đổi xảy ra.	Liên lạc qua email, áp phích, tờ rơi, các cuộc họp ở tòa thị chính	Bắt đầu: mmddyyyy Kết thúc: mmddyyyy
Các bên liên quan bên ngoài
Nhà tài trợ điều hành	Lợi ích của sự thay đổi đối với tổ chức.	Để thông báo về việc tiết kiệm chi phí và lợi ích.	Liên lạc qua email	Bắt đầu: mmddyyyy Kết thúc: mmddyyyy
Những chủ sở hữu	Thay đổi sẽ ảnh hưởng như thế nào đến kết quả kinh doanh của bạn.	Để thu hút sự ủng hộ cho sự thay đổi bằng cách làm nổi bật tác động đến điểm mấu chốt.	Thư viết, thư	Bắt đầu: mmddyyyy Kết thúc: mmddyyyy
Khách hàng tuyến đầu	Sự thay đổi sẽ ảnh hưởng như thế nào đến công việc hàng ngày của bạn.	Để chuẩn bị cho khách hàng những thay đổi; nêu bật những lợi ích.	Thư viết, gửi qua đường bưu điện; email nhắc nhở	Bắt đầu: mmddyyyy Kết thúc: mmddyyyy

Bước 6. Cung cấp kế hoạch của bạn!

Xin chúc mừng! Bạn đã hoàn thành thành công kế hoạch liên lạc của mình. Sau khi bạn chia sẻ kế hoạch của mình với các bên liên quan của dự án, bây giờ bạn có thể bắt tay vào việc tạo ra thông điệp của mình, hoàn thiện giao diện của tài liệu và gửi thông điệp đến các bên liên quan phù hợp với dòng thời gian của bạn.

Với một chút lập kế hoạch nâng cao bằng cách sử dụng mẫu ma trận, việc tạo kế hoạch truyền thông cho các dự án của bạn sẽ cho phép bạn thông báo cho tất cả các bên liên quan, tránh nhầm lẫn, hiểu lầm và thu hút sự ủng hộ cho dự án của bạn. Thay đổi có thể gây khó chịu cho nhiều người ở nơi làm việc. Dành thời gian để tạo ra một kế hoạch giao tiếp tốt có thể giúp ngay cả những người khó chịu nhất đối mặt với điều chưa biết một cách tự tin và hiểu biết.